Vous serez en charge du secrétariat et de l'accueil de la direction de la construction. Vous assurez également l'assistance de la direction et des différents services en matière de gestion administrative et comptable. Missions : * Activités principales o Assurer l'accueil téléphonique et physique de la direction o Assurer les prises de notes lors des réunions de la direction o Mettre en forme et communiquer les comptes rendus et les documents procédures o Renseigner les applications métiers (logiciel de gestion technique du patrimoine, outils de gestion de la maintenance assistée par ordinateur, bases de données Access, ...) o Mettre à jour les tableaux de suivis donc ceux des commandes de l'atelier chauffage o Traiter les commandes, les engagements et les factures (fluides, contrats, fourniture pour l'atelier chauffage) via les logiciels métiers (Atal, Phonéis, e-parapheur, ...) o Gestion du prêt de clés des équipements aux entreprises et tenue du fichier sur la base de données "Access" et gestion des badges de contrôle d'accès via le logiciel Salto o Organiser le classement et l'archivage des documents de la direction o Mettre à jour le tableau des astreintes techniques o Gérer sur l'outil informatique l'attribution des salles de réunion de la mairie annexe * Activités complémentaires o Organiser des réunions pour les différents services de la direction et mettre à jour l'agenda du. de la directeur.trice o Traiter et mettre en forme les courriers et autres documents écrits de la direction, mettre en forme et intégrer les projets de délibérations sur le logiciel Air Délib o Enregistrer et suivre le courrier départ et arrivée de la direction o Recevoir, traiter et diffuser des informations concernant la direction et assister le.la directeur.trice pour les réponses via Publik et les informations sur Wip o Gérer les dossiers du personnel : heures supplémentaires, déclaration administrative des accidents du travail, formation, ordres de mission et déplacements... Profil : * Connaissances o Connaissance des techniques de secrétariat o Connaissance des outils bureautiques et des logiciels métiers du service o Comptabilité publique * Savoir-faire o Prise de notes et qualités rédactionnelles o Adaptation aux différents logiciels métier o Connaissance des métiers de la direction * Savoir être et attitudes requises o Travail en équipe et collaboratif o Rigueur et organisation o Rendre compte Contraintes du poste : o Gestion des absences, en accord avec l'autre poste de secrétariat, pour assurer une présence journalière et la réalisation des activités du secrétariat de la direction Informations complémentaires : * Télétravail possible o Un jour par semaine