En sa qualité d’assistant(e) en charge de la gestion des plannings réservations des salles et des manifestations, l’agent exerce une fonction charnière entre l'administratif et l'opérationnel. Il est appelé à s'occuper de la gestion de la demande en terme de recevabilité du dossier de positionnement sur le planning général d’occupation des espaces municipaux . Il sert d'interface entre les décideurs, les demandeurs et les services municipaux ou extra municipaux. Il Peut être amené à travailler le soir et le weekend. 1-Assure l’accueil et la gestion administrative du service des réservations des salles et des manifestations : - Informer de la procédure de réservation des salles, - Gérer l’accueil des demandeurs, les appels téléphoniques et la boîte électronique, - Evaluer la recevabilité (objet) et la faisabilité (date, lieu) de la demande, - S'assurer de l'interface avec le service logistique permettant de valider la demande (besoin en matériel), - Transmettre et collationner les documents administratifs liés aux différentes autorisations (débit de boissons, vente au déballage...), - S'assurer de la conformité du dossier, - Planifier et générer hebdomadairement les plannings. Transmettre les plannings d'occupation des salles au cabinet, aux élus, à la direction, au service communication, aux services transversaux, - Assurer le déploiement et l’utilisation du logiciel GMA dédié à la planification, - Informer du suivi de la demande de réservations auprès du demandeur , - Gérer les cautions, versement et restitutions (régie), - Gérer le suivi de l'état des lieux avant restitution caution, - Gérer la transmission et la restitution des clés auprès des utilisateurs, - Organiser les réunions de recensement annuelles auprès des différents interlocuteurs (services, associations, écoles ) afin de collationner les besoins, 2-Il Assure la transmission pour la mise en œuvre technique : - Transmettre les pièces administratives du dossier vers les services opérationnels: PM, service techniques, AES logistique et nettoyage, - Informer transversalement de l'effectivité et de l'évolution du planning auprès des différents services, - Transmettre les besoins en matériels ou aménagement au service concernés (logistique, services techniques). Informer des éventuels rajouts, modifications, annulations, - S'assurer de l'état des salles et du matériel avant le prêt. 3-Assure la gestion de la sécurité et de la sûreté : - Evaluer les besoins en sécurité en lien avec le service logistique, - Evaluer les besoins en terme de sûreté auprès de la Police Municipale, - Faire la demande de devis auprès du prestataire et transmettre au service finances pour élaboration du bon de commande, - Transmettre le dossier complet de la demande de réservation auprès du responsable de la mise en œuvre technique. 4-Missions ponctuelles : collaborer avec l'équipe d'accueil-billetterie : - Prendre en charge la billetterie du service culturel, - Accueillir le public les soirs de spectacle.