Agent chargé du secrétariat du Maire h/f
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O001221000828083
Publiée le 25/10/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie - 1 avenue voltaire - cs 90149, Ferney-Voltaire (Ain)
Poste à pourvoir le
01/01/2023
Date limite de candidature
30/11/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein du cabinet du Maire et en étroite collaboration avec l'équipe municipale, vous apportez une aide permanente en matière d'organisation, de gestion, de communication, d'information, de classement et de suivi de dossiers. Vous êtes en charge des missions suivantes :
Missions / conditions d'exercice
- Assurer le secrétariat du cabinet du Maire et le lien entre les élus et les services ;
- Gérer l'agenda du Maire et du cabinet : organiser, planifier, anticiper et prioriser au quotidien les rendez-vous et réunions ;
- Assurer l'accueil physique et téléphonique au secrétariat du Maire et au cabinet ;
- Planifier et mettre en place les dossiers liés aux réunions du Maire en recueillant les éléments nécessaires auprès des directions concernées ;
- Garantir l'organisation logistique des réunions du Maire et du cabinet (invitation, réservation de salles, matériel,...) ;
- Collecter, trier, enregistrer et distribuer le courrier entrant à l'ensemble des services de la Ville ;
- Répondre aux invitations et rechercher de représentants de la Ville le cas échéant ;
- Préparer et assurer l'envoi des invitations aux évènements majeurs de la Ville ;
- Participer à l'organisation de la cérémonie des vœux du Maire ;
- Apporter une assistance à la rédaction de notes, courriers et comptes rendus ;
- Gérer les courriers et la boîte mail du Maire (réception, tri et attributions) ;
- Centraliser les demandes et gérer la réservation des salles de réunion de l'Hôtel de Ville ;
- Contribuer à la gestion comptable du service (bons de commandes et engagements) ;
- Veiller au classement et à l'archivage des documents du service.
- Gérer l'agenda du Maire et du cabinet : organiser, planifier, anticiper et prioriser au quotidien les rendez-vous et réunions ;
- Assurer l'accueil physique et téléphonique au secrétariat du Maire et au cabinet ;
- Planifier et mettre en place les dossiers liés aux réunions du Maire en recueillant les éléments nécessaires auprès des directions concernées ;
- Garantir l'organisation logistique des réunions du Maire et du cabinet (invitation, réservation de salles, matériel,...) ;
- Collecter, trier, enregistrer et distribuer le courrier entrant à l'ensemble des services de la Ville ;
- Répondre aux invitations et rechercher de représentants de la Ville le cas échéant ;
- Préparer et assurer l'envoi des invitations aux évènements majeurs de la Ville ;
- Participer à l'organisation de la cérémonie des vœux du Maire ;
- Apporter une assistance à la rédaction de notes, courriers et comptes rendus ;
- Gérer les courriers et la boîte mail du Maire (réception, tri et attributions) ;
- Centraliser les demandes et gérer la réservation des salles de réunion de l'Hôtel de Ville ;
- Contribuer à la gestion comptable du service (bons de commandes et engagements) ;
- Veiller au classement et à l'archivage des documents du service.
Profils recherchés
Connaissances : maitriser les techniques d'accueil et de secrétariat, maitriser les outils informatiques, connaitre les procédures administratives et le fonctionnement des collectivités territoriales, maitriser la langue française orale et écrite.
Qualités : avoir le sens de l'organisation, être dynamique, autonome et rigoureux, savoir faire preuve de courtoisie et de diplomatie, avoir le sens du relationnel et de l'intérêt général, être à l'écoute et ponctuel. Capacité d'adaptation, gestion des urgences ou imprévus. Faire preuve d'une grande discrétion professionnelle, de disponibilité et d'implication dans les dossiers.
Qualités : avoir le sens de l'organisation, être dynamique, autonome et rigoureux, savoir faire preuve de courtoisie et de diplomatie, avoir le sens du relationnel et de l'intérêt général, être à l'écoute et ponctuel. Capacité d'adaptation, gestion des urgences ou imprévus. Faire preuve d'une grande discrétion professionnelle, de disponibilité et d'implication dans les dossiers.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Rémunération sur la grille des adjoints administratifs (catégorie C) + prime mensuelle + prime de fin d'année + titres restaurant + participation aux mutuelles.
Candidatures (lettre, CV) : jusqu'au 30 novembre 2022 à Monsieur le Maire, Hôtel de Ville,
1 avenue Voltaire CS 90149 - 01210 FERNEY-VOLTAIRE par courrier ou par courriel :
rh@ferney-voltaire.fr
Fiche de poste détaillée sur demande au Service RH.
Pour tout renseignement, s'adresser au service ressources humaines (04.50.40.18.62)
Candidatures (lettre, CV) : jusqu'au 30 novembre 2022 à Monsieur le Maire, Hôtel de Ville,
1 avenue Voltaire CS 90149 - 01210 FERNEY-VOLTAIRE par courrier ou par courriel :
rh@ferney-voltaire.fr
Fiche de poste détaillée sur demande au Service RH.
Pour tout renseignement, s'adresser au service ressources humaines (04.50.40.18.62)
Adresse de l'employeur
FERNEY VOLTAIRE
>Mairie - 1 avenue voltaire - cs 90149
01210 Ferney voltaire
>Mairie - 1 avenue voltaire - cs 90149
01210 Ferney voltaire
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.