Assistante de direction

Offre n° O005221100837017
Publiée le 04/11/2022

Synthèse de l'offre

Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
GAP
Poste à pourvoir le
01/02/2023
Date limite de candidature
04/12/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi ?
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métier
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Assistant ou assistante de direction
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Complet, 1607h / an
Descriptif de l'emploi
- Accueil physique et téléphonique
Accueil physique et téléphonique des usagers, partenaires. Orientation des demandes.
- Assurer le secrétariat de la Direction
- Courrier, frappe, classement, organisation, appui à l'organisation de la Direction, suivi des notes, des arrêtés, des fiches actions....
- Prise de rendez-vous, réservation de salles de réunion, véhicules de service, déplacements...
- Lien avec les services de la Direction, le Directeur des territoires, la DGA du Pôle Cohésion Sociale et Solidarités et la DGS.
- Correspondant RH de la Direction
Suivi et mise à jour des demandes des agents (absences, formations, changements, déplacements) dans Chronos pour la Direction et les services.
- Référent Kdélib
Suivi des rapports à la Commission Permanente et au Conseil Départemental dans Kdélib (relecture et/ou saisie).
-Participer à la gestion quotidienne de l'activité de la Direction
- Suivi des dossiers en interne (parapheurs) et en externe / commissions
(partenaires extérieurs)
- Commandes, classement, archivage,
- Gestion du planning de la Direction,
- Gestion de la documentation,
- Gestion des Secours Exceptionnels du Département (courriers réponse,
engagements dans Coriolis, mandatements...).
Missions et conditions d'exercice
- Gestion du courrier de la Direction : orientation dans les différents services
- Participation au montage des dossiers, Collaboration sur des opérations ponctuelles (schémas,
réorganisations des services, Conférence des Financeurs, CDCA...).
- Appui ponctuel selon les besoins des services de la Direction
- Participation à l'élaboration de diaporamas, tableaux, documents, préparation des dossiers.
- Intérim du secrétariat du (de la) DGA du Pôle CSS
- Suivi relecture et enregistrement des parapheurs et documents RH, prise de messages, orientation téléphonique, élaboration de documents à la demande du (de la) DGA.
- Intérim du secrétariat de la DST
- Suivi relecture et enregistrement des parapheurs et documents RH, prise de messages, orientation téléphonique, élaboration de documents à la demande du Directeur (de la Directrice).
- Intérim " SOS SOLIS " en l'absence du Chef de Projet Utilisateur
- Traitement des demandes SOLIS sur les périodes d'absence (mots de passe, création de Tiers, individus).

Profils recherchés
EXCEL
WORD
POWERPOINT - KDELIB - SOLIS - CHRONOS
I PARAPHEUR - CORIOLIS
Expérience :
- Grand sens de la méthode et de l'organisation,
- Esprit d'initiative,
- Aptitude et intérêt aux relations humaines,
- Capacité de travail en équipe,
- Gestion de l'urgence,
- Discrétion.

Contact

Informations complémentaires
M. le président du Département des Hautes-Alpes
Direction des Ressources Humaines
Cellule Recrutement et mobilité interne
Hôtel du Département - Place Saint-Arnoux - CS 66005
05008 GAP CEDEX

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

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