Chef de service Archives, Gestion de l'Information et du Courrier (h/f)

Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O006211100461347
Publiée le 05/01/2022

Synthèse de l'offre

Employeur
Commune de Saint-Laurent-du-Var
Hôtel de Ville Mairie de Saint-Laurent-du-Var
06700 SAINT LAURENT DU VAR
VILLE DE SAINT-LAURENT-DU-VAR - 30000 habitants surclassée strate 40 à 80 000 habitants
DEPARTEMENT DES ALPES-MARITIMES
Site web de l'employeur
Lieu de travail
SAINT LAURENT DU VAR
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
05/02/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de détachement
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Culture > Patrimoines
Grade(s) recherché(s)
Attaché principal
Attaché
Attaché hors classe
Attaché de conservation du patrimoine
Attaché principal de conservation du patrimoine
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Cadre d'emploi des Attachés Territoriaux (Cat. A) ou des Attachés Territoriaux de Conservation du Patrimoine (Cat. A).

Mission principale : l'agent a pour mission principale la gestion du service Archives et gestion de l'information et la gestion du service courrier. A ce titre, il dirige, encadre et coordonne les activités et l'équipe de ces services.
Il est responsable de la politique de record management, de collecte, de traitement, de communication et de mise en valeur des archives de la commune. Il supervise les activités découlant de la chaîne archivistique, de la gestion matérielle des documents et encadre la diffusion du courrier.

DEFINITION DU POSTE :

Direction de rattachement : Pôle Qualité des Services aux Habitants et aux Familles.

Service de rattachement : Services archives, gestion de l'information et du courrier.

Relation hiérarchique : l'agent exerce ses missions sous la direction et la responsabilité de la Directrice Générale Déléguée et du Directeur des Archives Départementales des Alpes-Maritimes.

Relations fonctionnelles : Direction Générale, Elus délégués, usagers, services municipaux, services déconcentrés des archives.

Conditions du poste :

Lieu : Hôtel de Ville - 222, Esplanade du Levant - 06700 Saint-Laurent-du-Var.
Horaires : 8h30-12h00 / 13h30-17h30 (le vendredi 17h) - Durée hebdomadaire 37h avec amplitude horaire étendue en fonction des besoins des services.

Conditions spécifiques : polyvalence des missions, présence lors des Journées Nationales du Patrimoine - Activité nécessitant le port de charges, ainsi qu'un travail ponctuel dans un local climatisé (18°) - Déplacements occasionnels (permis B nécessaire en cas d'utilisation d'un véhicule communal).

Moyens techniques à disposition : ordinateur, bureau, Internet, presse spécialisée et générale, mise à disposition d'un véhicule de service en cas de besoin.
Missions / conditions d'exercice
Direction des services :
o Management et encadrement du personnel :
- Animation de l'équipe, interface du Pôle RH (formations, suivi des carrières, protection sociale, recrutement..) ;
- Conduite des entretiens professionnels des agents incluant le respect des délais et de la procédure ;
- Respect des règles de sécurité et de santé au travail : formation, information, encadrement et surveillance des agents placés sous sa responsabilité.

o Management opérationnel des services :
- Organisation et répartition des missions ;
- Contrôle et optimisation de la qualité et de la légalité des actes et activités du domaine.

Missions spécifiques service archives et gestion de l'information :
o Gestion du budget du service et contrôle de gestion des abonnements ;
o Conception et mise en œuvre d'une veille juridique et technologique du domaine et communication adaptée des informations en direction des services, des agents et des Elus ;
o Force de proposition, conseil et interface des Elus, de la Direction et des services ;
o Lien continu avec la hiérarchie ;
o Elaboration d'un rapport d'activité annuel à remettre à la DGA au plus tard en février de l'année " n+1 ".

Activités métier :
o Enrichissement, conservation, gestion et valorisation des fonds ;
o Mise à disposition des fonds et des documents aux différents publics ;
o Réception, tri et classement des documents ;
o Veille sur la mise à jour des données liées aux archives communales publiées sur le site internet de la ville ;
o Records management : mise en place des outils du record management ;
o Relation et communication avec les services versants/producteurs : prospection, sensibilisation, formation à la préparation des versements, éliminations, et contrôle des versements d'archives (aspects archivistiques, logistiques) ;
o Evaluation scientifique, sélection : tableaux de tri et de conservation, reconstitution du contexte de production des documents ;
o Gestion des archives intermédiaires ;
o Diagnostics, analyse des besoins ;
o Communication et valorisation : accompagnement des chercheurs ;
o Participation à des mises en concurrence et suivi de prestation, des relations client (volet documentation et investissement en matière d'archives) ;
o Astreintes liées à la participation aux Journées Européennes du Patrimoine et autres expositions.

Missions spécifiques service courrier :
o Gestion du budget du service ;
o Force de proposition, conseil et interface des Elus, de la Direction et des services ;
o Lien continu avec la hiérarchie ;
o Elaboration d'un rapport d'activité annuel à remettre à la DGA au plus tard en février de l'année " n+1 ".

Activités métier :
o Encadrer la diffusion papier et électronique des courriers entrants et sortants et veiller à la qualité de cette diffusion ;
o Élaborer les normes et règles de diffusion répondant aux besoins de l'action publique en termes d'efficacité ;
o Maîtrise des coûts courrier.
Profils recherchés
- Formation de niveau supérieur en archivistique ;
- Maîtrise du cadre réglementaire des archives (lois, circulaires et instructions) ;
- Maîtrise de la norme isad-g ;
- Maîtrise de l'environnement territorial ;
- Maîtrise des durées d'utilité administrative ;
- Critères de sélection des documents (intérêt historique, pré-archivage, échantillonnage, destruction, tri) ;
- Notion de restauration ;
- Normes et règles du classement et de l'analyse archivistique ;
- Conditions de conservation (luminosité, gestion de l'espace..) ;
- Histoire générale, régionale et locale.

- Capacité d'encadrement et aptitude au management d'équipe ;
- Savoir animer une équipe, un réseau ;
- Savoir rendre compte de son activité et d'éventuelles difficultés de fonctionnement ;
- Connaître les fonds conservés dans son service ;
- Conduire une recherche ;
- Faire preuve d'écoute des demandes du public et de re-formulation ;
- Critiquer un bordereau d'élimination et de versement ;
- Evaluer les besoins des utilisateurs ;
- Organiser les activités du service ;
- Replacer un document dans son contexte de création ;
- Se tenir informé de l'actualité et savoir vulgariser l'information.

- Méthode, sens de l'organisation ;
- Ouverture d'esprit ;
- Bon relationnel ;
- Esprit d'équipe ;
- Discrétion professionnelle absolue, respect de l'obligation de réserve et respect du secret professionnel lié au métier d'archiviste.

Contact

Informations complémentaires
Poste à pourvoir pour le mois de février 2022.

Merci d'adresser votre candidature comprenant une lettre de motivation, un CV et copie du diplôme à l'attention de M. le Maire avant le 14/12/2021

par mail à aurelie.fratini@saintlaurentduvar.fr

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.