Le service des Elections a pour mission d'accueillir le public, de gérer et de mettre à jour les listes électorales, de gérer et d'organiser les scrutins électoraux ainsi que le recensement de la population, de gérer le recensement citoyen (militaire), de réaliser des enquêtes administratives et d'organiser les élections des pays étrangers.

A ce poste vous devrez gérer le secrétariat du service des Elections, l'accueil des usagers et de la rédaction de courrier. Vous serez en charge de la gestion du fichier électoral et du recensement citoyen et juré d'assises. Enfin, vous serez polyvalent sur diverses missions hors service élections au sein de la Direction.

Toutes les activités du poste sont réalisées dans le respect de la règlementation en vigueur et des procédures internes.

Vos principales missions seront :

Vous serez en charge de la gestion du secrétariat du service des Elections :
- Vous devrez saisir et mettre en page informatiquement les documents (courriers, notes, tableaux ...) ;
- Vous suivrez le circuit des signatures et expédition aux destinataires ;
- Vous serez en charge de la conception des fichiers de publipostages ;
- Vous procèderez à l'enregistrement et au suivi informatique des courriers imputés par le bureau central du courrier ;
- Vous effectuerez la reprographie, le classement de documents et de dossiers ;
- Vous ferez le filtrage des appels et la prise de messages ;
- Vous reporterez via l'informatique les plans des bureaux de vote réalisés par l'équipe technique ;
- Vous porterez assistance au chef de service.

Vous accueillerez les usagers et rédigerez le courrier :
- Vous accueillerez, renseignerez les usagers et délivrerez les documents (formulaires, imprimés, etc) ;
- Vous rédigerez et enverrez les courriers, notes, suivis de tableau de bord et réaliserez l'archivage.

Vous gérerez le fichier électoral :
- Vous réceptionnerez, traiterez et vérifierez les dossiers de demande d'inscription électorale ;
- Vous traiterez informatiquement les cartes électorales ;
- Vous préparerez et contrôlerez les dossiers examinés par la commission de contrôle.

Vous gérerez le recensement citoyens et jurés d'assises :
- Vous donnerez les instructions et saisirez informatiquement les dossiers de recensement citoyen (militaire) des jeunes de 16 à 25 ans ;
- Vous enverrez trimestriellement au Centre du Service National (SCN) de Nice les listes des jeunes recensés en vu de leur convocation ultérieure à la Journée Défense et Citoyenneté (JDC) par le CSN ;
- Vous participerez à l'organisation administrative de la cérémonie de la citoyenneté ;
- Vous participerez au tirage au sort des jurés d'assises, vous enverrez les courriers, vous traiterez et passerez en commission les dossiers au Tribunal de Grande Instance.

Vous recenserez la population :
- Vous aiderez à la préparation de l'enquête annuelle du recensement de la population.

Vous réaliserez des enquêtes administratives :
- Vous réaliserez des enquêtes dans le cadre des demandes émanant du service de l'état civil (recherche de la famille des personnes dépourvues de ressources suffisante) et/ou des organismes sociaux, etc... ;
- Vous rechercherez les éléments dans différents supports d'information : consultation du cadastre, info greffe, annuaire en ligne, registre d'état civil (décès), listes électorales, archives municipales.

Vos missions en période électorale seront :
- Vous gèrerez le fichier électoral ;
- Vous vérifierez, gérerez et enregistrerez informatiquement les procurations (courriers éventuels, apposition des étiquettes relatives aux procurations sur les listes d'émargement) ;
- Vous délivrerez les attestations d'inscription sur la liste électorale aux candidats ;
- Vous gérerez les assesseurs et délégués des candidats, délivrerez les récépissés ainsi que les mandats s'y rapportant ;
- Vous aiderez et participerez à l'enregistrement informatique des candidatures pour la constitution des bureaux centralisateurs et du personnel de réserve pour la composition des bureaux de vote ;
- Vous aiderez et participerez à la logistique du bon déroulement des opérations électorales (gestion des enveloppes, constitution de dossier pour les présidents des bureaux de vote, gestion des téléphones portables remis aux présidents des bureaux de vote, réalisation de tableaux de bord Excel, etc) ;
- Vous participerez à la téléphonie, à la centralisation et au contrôle des résultats de vote le jour du scrutin ;
- Vous enverrez les cartes électorales et gérerez leur retour.

Vos missions occasionnelles seront :
- Vous serez polyvalent sur les missions hors service des élections au sein de la Direction des Services à la Population et de la Citoyenneté ;
- Vous devrez porter assistance à vos collègues en cas de besoin (assistance aux agents chargés des opérations électorales en cas de besoin) ;
- Vous devrez faire du classement.

Conditions du poste :
- Annualisation du temps de travail ;
- Horaires liés à l'ouverture de l'équipement 8h30 - 17h (amplitude horaire élargie en période électorale) ;
- En période électorale : absence de congés au maximum 1 mois avant le scrutin et jusqu'à la semaine suivant le scrutin - possibilité de travail Week-end et jours fériés, rémunération avec indemnités et/ou HS ;
- Conditions d'accès au site de travail: Tram 1 arrêt "Garibaldi".

Conditions de travail :
- Temps partiel possible : NON ;
- Télétravail possible : OUI ;
- Accessibilité PMR : OUI ;
- Travail en bureau / sur écran / utilisation du logiciel métier et de l'application service-public.fr ;
- Activité d'accueil du public : risque d'agressions verbales ou physiques ;
- Utilisation d'un équipement informatique et technique (badge personnel d'accès, postes téléphoniques avec casque, visiophone, boîtiers techniques - alarmes intrusion et incendie-, boutons d'alerte).

Ce poste s'adresse à un agent titulaire de la catégorie C de la filière administrative.

Profil :
Titulaire d'un CAP/BEP, Bac Pro (gestion, accueil, etc) ou d'une capacité en droit.

Compétences :
- Vous connaissez le code électoral et possédez des notions en droit civil tout à suivant ses évolutions ;
- Vous maîtrisez les procédures administratives associées à la fonction ;
- Vous connaissez l'organisation fonctionnelle de votre service, vous êtes en mesure de renseigner et d'orienter ;
- Vous faites preuve d'amabilité et de courtoisie dans l'accueil et l'information du public ;
- Vous savez utiliser les logiciels standards et/ou métier ;
- Vous maîtrisez les techniques de secrétariat bureautique ;
- Vous êtes en capacité de mettre en œuvre un mode de classement rationnel facilitant la recherche, la consultation et l'archivage ;
- Vous savez organiser votre travail de manière à respecter un planning ainsi que des délais d'exécution ainsi que distinguer l'urgent et l'important et hiérarchiser ainsi les priorités ;
- Vous vous attachez à rendre des comptes.

Qualités :
- Vous êtes polyvalent, discret, rigoureux et méthodique ;
- Vous avez le sens du service public ;
- Vous savez vous rendre disponible.