Mission principale : l'agent a pour missions principales le traitement adapté des archives des services municipaux, l'accueil et l'accompagnement du public, la réalisation des recherches documentaires ou archivistiques, et l'élaboration d'expositions.

DEFINITION DU POSTE

Direction de rattachement : Direction générale qualité de vie dans la cité - Direction affaires culturelles, évènementiel et archives.
Service de rattachement : Service Archives, documentation et patrimoine culturel.
Relation hiérarchique : Directrice affaires culturelles, évènementiel et archives.
Relations fonctionnelles : services municipaux, public.

Missions générales :

Archives :
- Aide et conseils techniques en matière d'archivage auprès des services municipaux ;
- Vérification des analyses et des dossiers lors des versements des services municipaux ;
- Reprise des analyses en norme archivistique ;
- Rédaction d'un instrument de recherche, indexation des versements ;
- Cotation et rangement physique des versements ;
- Tableau de tri et de conservation ;
- Préparation intellectuelle et matérielle des éliminations ;
- Préparation et traitement des documents administratifs ;
- Communication des archives aux services demandeurs ;
- Traitement des délibérations et arrêtés dématérialisés en collaboration avec le Service Juridique ;
- Règlementation et Patrimoine ;
- Accueil et accompagnement des chercheurs ;
- Recherches à l'intention des publics internes et externes.

Actions culturelles, valorisation :
- Mise en valeur des archives : élaboration d'une exposition, conception et réalisation de produits de médiation.

Documentation :
- Recherches documentaires ;
- Bulletinage, gestion et diffusion des abonnements ;
- Revue de presse Nice-Matin.

Missions spécifiques :
- Gestion électronique du courrier ;
- Suivi des dossiers d'associations et de syndicats ;
- Créations, diffusions et réponses aux courriers dans la Gestion Electronique du Courrier (GEC).

Gestion RH du service, correspondant formation.

Comptabilité :
- Facturation ;
- Établissement des bons de commande ;
- Vérification et rapprochement des factures ;
- Mise à la signature ;
- Suivi du tableau de bord ;
- Relations avec les fournisseurs (contacts téléphoniques, négociations, devis, relances, litiges) ;
- Préparation budgétaire du service.

Assistant Administratif du secteur archives :
- Gestion des calendriers et des rendez-vous ;
- Gestion administrative, conception d'outils d'aide et de suivi, rédaction de notes et rapports.

NB : La liste des missions est non-exhaustive, l'agent peut se voir confier d'autres tâches en rapport avec son grade, notamment pour assurer la continuité du service.

Conditions du poste :
- Lieu : Hôtel de Ville - 222, Esplanade du Levant - 06700 Saint-Laurent-du-Var ;
- Horaires : 8h30-12h00 / 13h30-17h30 (vendredi 17h) ;
- Durée hebdomadaire 37h.

Conditions spécifiques :
- Polyvalence des missions ;
- Suppléance des autres agents du service en cas d'absence ;
- Présence lors des journées nationales du patrimoine ;
- Activité nécessitant le port de charges, ainsi qu'un travail ponctuel dans un local climatisé (18°).

Moyens techniques à disposition : ordinaires pour poste administratif (ordinateur, bureau, téléphone).

- Niveau BAC ou BAC+2 apprécié ;
- Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, Powerpoint et Internet) ;
- Maîtrise des logiciels Avenio, Sedit Marianne et Acropolis ;
- Bonnes connaissances des institutions, des collectivités territoriales ;
- Connaissances des règles de gestion des archives courantes, intermédiaires et définitives ;
- Connaissances de la déontologie du métier d'archiviste et des règles de communication d'archives ;
- Connaissances historiques (nationales et locales) ;
- Connaissances des normes et règles du classement et de l'analyse archivistique : ISAD (G).

- Avoir des capacités d'accueil téléphonique et physique ;
- Animer une équipe en l'absence du Chef de Service ;
- Avoir des compétences d'analyse archivistique, de synthèse et de rédaction ;
- Evaluer la durée d'utilité administrative ;
- Mettre en œuvre une méthode de tri et d'échantillonnage.

- Appréhender les textes réglementaires concernant les archives ;
- Savoir sensibiliser et former les services producteurs à la gestion de leurs archives ;
- Connaître les outils, les matériels et les fournitures nécessaires à son activité, leur coût et leurs performances ;
- Elaborer des supports de communication.

- Etre pragmatique, réactif et dynamique ;
- Esprit d'analyse et de synthèse ;
- Méthode et sens de l'organisation ;
- Bonne forme physique ;
- Intégrité ;
- Bon relationnel ;
- Sens du travail en commun, esprit d'équipe ;
- Discrétion professionnelle absolue et respect de l'obligation de réserve.