Chargé d'Accueil et de Gestion Administrative
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O006230300967795
Publiée le 09/03/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Commune de Saint-Laurent-du-Var
Hôtel de Ville Mairie de Saint-Laurent-du-Var
06700 SAINT LAURENT DU VAR
Hôtel de Ville Mairie de Saint-Laurent-du-Var
06700 SAINT LAURENT DU VAR
VILLE DE SAINT-LAURENT-DU-VAR - 30000 habitants surclassée strate 40 à 80 000 habitants
DEPARTEMENT DES ALPES-MARITIMES
DEPARTEMENT DES ALPES-MARITIMES
Site web de l'employeur
Lieu de travail
SAINT LAURENT DU VAR
Poste à pourvoir le
10/04/2023
Date limite de candidature
09/04/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui
, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Management
Non
Descriptif de l'emploi
L'agent assure principalement des missions de gestion administrative, d'accueil physique et téléphonique au sein du Centre Technique Municipal (CTM) qui comprend les services Espaces verts, Garage Municipal et Gestion des Espaces Extérieurs et Proximité (SGEEP).
Durant les périodes de congés, l'agent assure l'intérim avec le secrétariat du Pôle Technique Municipal (PTM).
Direction de rattachement : Direction Générale Développement Durable et Proximité - Direction Cadre de Vie et Proximité ;
Relation hiérarchique : l'agent exerce ses missions sous la direction et la responsabilité hiérarchique du Directeur Cadre de Vie et Proximité ;
Relations fonctionnelles : équipe du CTM, services municipaux, public, prestataires, MNCA et autres organismes publics, etc.
Durant les périodes de congés, l'agent assure l'intérim avec le secrétariat du Pôle Technique Municipal (PTM).
Direction de rattachement : Direction Générale Développement Durable et Proximité - Direction Cadre de Vie et Proximité ;
Relation hiérarchique : l'agent exerce ses missions sous la direction et la responsabilité hiérarchique du Directeur Cadre de Vie et Proximité ;
Relations fonctionnelles : équipe du CTM, services municipaux, public, prestataires, MNCA et autres organismes publics, etc.
Missions / conditions d'exercice
Missions générales de secrétariat et d'accueil de la Direction Cadre de Vie et Proximité ;
Accueil physique et téléphonique des usagers :
- Orientation des personnes, renseignements, analyse des demandes et réponses aux demandes simples ;
- Traitement des demandes urgentes ou complexes selon une procédure définie avec le Directeur Cadre de Vie et Proximité ;
- Prise en compte des appels téléphonique ;
- Accueil des livraisons au CTM en liaison avec les services.
Gestion et rédaction de courriers et de documents :
- Traitement du courrier " arrivé " et " départ " : chrono courrier, diffusion, gestion des parapheurs et suivi du logiciel MAARCH ;
- Rédaction et gestion d'arrêtés municipaux (stationnement, circulation, dérogation, montage, démontage de grues..) et d'arrêtés préparés par MNCA : mise à la signature, diffusion et scan ;
- Enregistrement informatique (scan) de tous les documents importants (notamment scan de tous les arrêtés dans un tableau) ;
- Mise en forme et envoi de courriers informatiques (acceptation de devis, scans, mails, etc) ;
- Réalisation de notes d'information ;
- Classement et archivage des dossiers ;
- Organisation de rendez-vous et de réunions ;
- Prise de note lors de réunion de service ;
- Sur un plan technique, le gestionnaire administratif doit avoir une bonne maîtrise des logiciels bureautique (Word, Excel, etc) ;
- Alimentation (saisie) des données sur des logiciels ou bases de données.
Suivi comptable et financier :
- Etablissement des bons de commande avec enregistrement sur tableau et envoi par mail aux fournisseurs ;
- Vérification et rapprochement des factures ;
- Tableau de suivi budgétaire en liaison avec les besoins de la cellule administrative.
Liste des missions non exhaustive.
Conditions spécifiques du poste :
- Lieu : CTM, avenue Pierre et Marie Curie- 06700 Saint-Laurent-du-Var ;
- Horaires : 8h30-12h00 / 13h30-17h30 (vendredi 17h) ;
- Durée hebdomadaire : 37h ;
- Conditions spécifiques : polyvalence et coordination.
Moyens techniques à disposition : ordinateur, bureau, téléphone.
Accueil physique et téléphonique des usagers :
- Orientation des personnes, renseignements, analyse des demandes et réponses aux demandes simples ;
- Traitement des demandes urgentes ou complexes selon une procédure définie avec le Directeur Cadre de Vie et Proximité ;
- Prise en compte des appels téléphonique ;
- Accueil des livraisons au CTM en liaison avec les services.
Gestion et rédaction de courriers et de documents :
- Traitement du courrier " arrivé " et " départ " : chrono courrier, diffusion, gestion des parapheurs et suivi du logiciel MAARCH ;
- Rédaction et gestion d'arrêtés municipaux (stationnement, circulation, dérogation, montage, démontage de grues..) et d'arrêtés préparés par MNCA : mise à la signature, diffusion et scan ;
- Enregistrement informatique (scan) de tous les documents importants (notamment scan de tous les arrêtés dans un tableau) ;
- Mise en forme et envoi de courriers informatiques (acceptation de devis, scans, mails, etc) ;
- Réalisation de notes d'information ;
- Classement et archivage des dossiers ;
- Organisation de rendez-vous et de réunions ;
- Prise de note lors de réunion de service ;
- Sur un plan technique, le gestionnaire administratif doit avoir une bonne maîtrise des logiciels bureautique (Word, Excel, etc) ;
- Alimentation (saisie) des données sur des logiciels ou bases de données.
Suivi comptable et financier :
- Etablissement des bons de commande avec enregistrement sur tableau et envoi par mail aux fournisseurs ;
- Vérification et rapprochement des factures ;
- Tableau de suivi budgétaire en liaison avec les besoins de la cellule administrative.
Liste des missions non exhaustive.
Conditions spécifiques du poste :
- Lieu : CTM, avenue Pierre et Marie Curie- 06700 Saint-Laurent-du-Var ;
- Horaires : 8h30-12h00 / 13h30-17h30 (vendredi 17h) ;
- Durée hebdomadaire : 37h ;
- Conditions spécifiques : polyvalence et coordination.
Moyens techniques à disposition : ordinateur, bureau, téléphone.
Profils recherchés
- Maîtrise de l'outil informatique (Word et Excel) ;
- Maîtrise de l'accueil physique et téléphonique ;
- Maîtrise de l'expression écrite et orale ;
- Connaissance de l'environnement des collectivités locales ;
- Connaissance des règles de base de la comptabilité publique ;
- Compétences rédactionnelles ;
- Capacité à utiliser un logiciel métier (finances publiques) ;
- Autonomie et rigueur dans l'organisation du travail ;
- Aisance dans la manipulation des chiffres ;
- Très bon relationnel, bonne présentation ;
- Réactivité et initiative ;
- Discrétion professionnelle absolue et respect de l'obligation de réserve.
- Maîtrise de l'accueil physique et téléphonique ;
- Maîtrise de l'expression écrite et orale ;
- Connaissance de l'environnement des collectivités locales ;
- Connaissance des règles de base de la comptabilité publique ;
- Compétences rédactionnelles ;
- Capacité à utiliser un logiciel métier (finances publiques) ;
- Autonomie et rigueur dans l'organisation du travail ;
- Aisance dans la manipulation des chiffres ;
- Très bon relationnel, bonne présentation ;
- Réactivité et initiative ;
- Discrétion professionnelle absolue et respect de l'obligation de réserve.
Contact
Informations complémentaires
Poste à pourvoir au plus tôt.
Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation et CV) à l'attention de M. le Maire avant le 9 avril 2023
par mail à : aurelie.fratini@saintlaurentduvar.fr
Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation et CV) à l'attention de M. le Maire avant le 9 avril 2023
par mail à : aurelie.fratini@saintlaurentduvar.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.