Agent d'accueil et secrétariat
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O008220400600215
Publiée le 16/04/2022
Synthèse de l'offre
Site web de l'employeur
Lieu de travail
37 TER AVENUE DU GENERAL DE GAULLE, Carignan (Ardennes)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Secrétaire de mairie (en extinction)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Secrétaire de mairie (en extinction)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
POSITIONNEMENT DU POSTE DANS L'ORGANISATION
Ce poste est rattaché au secrétariat général, au sein du pôle accueil.
ACTIVITES ESSENTIELLES
* Accueil, orientation et renseignement physique et téléphonique des usagers,
* Gestion du courrier via le logiciel de gestion de courrier 6TZen,
* Missions de secrétariat et gestion des invitations
RELATIONS
Relation hiérarchique avec la secrétaire générale et le directeur général des services.
Relations fonctionnelles internes, collaboration avec les chargés de mission de la Communauté de Communes et deux agents de catégorie C rattachés au secrétariat général.
Relations fonctionnelles externes avec les élus et agents des communes, avec les prestataires de services et les entreprises, avec les administrations.
Ce poste est rattaché au secrétariat général, au sein du pôle accueil.
ACTIVITES ESSENTIELLES
* Accueil, orientation et renseignement physique et téléphonique des usagers,
* Gestion du courrier via le logiciel de gestion de courrier 6TZen,
* Missions de secrétariat et gestion des invitations
RELATIONS
Relation hiérarchique avec la secrétaire générale et le directeur général des services.
Relations fonctionnelles internes, collaboration avec les chargés de mission de la Communauté de Communes et deux agents de catégorie C rattachés au secrétariat général.
Relations fonctionnelles externes avec les élus et agents des communes, avec les prestataires de services et les entreprises, avec les administrations.
Missions / conditions d'exercice
TACHES A ACCOMPLIR
- Accueillir les personnes et identifier leur demande et réceptionner les appels téléphoniques,
- Orienter les usagers et les élus vers le bon interlocuteur au sein de la Communauté de communes,
- Contrôler l'accès et la circulation des personnes au sein de la structure, des sites, des locaux,
- Actualiser l'affichage, les informations, les plaquettes publicitaires mises à la disposition des visiteurs,
- Consulter, saisir ou mettre à jour des données sur informatique, et notamment via le logiciel de gestion de courrier 6TZen,
- Enregistrer et affranchir le courrier,
- Réaliser des opérations de reprographie, classement, frappe et mise en forme de documents,
- Conseiller et assister un interlocuteur dans des démarches administratives et dans l'organisation de la vie quotidienne,
- Gestion des agendas et des invitations des élus, confirmation des présences et réponse aux différentes structures,
- Gestion des réservations de salle et des véhicules, préparation des salles en vue des réunions et notamment des visio-conférences et participation ponctuelle aux assemblées délibérantes,
- Revue de presse quotidienne,
- Secrétariat du service des ordures ménagères (SICOM) et technique,
- Encadrement de stagiaires.
- Accueillir les personnes et identifier leur demande et réceptionner les appels téléphoniques,
- Orienter les usagers et les élus vers le bon interlocuteur au sein de la Communauté de communes,
- Contrôler l'accès et la circulation des personnes au sein de la structure, des sites, des locaux,
- Actualiser l'affichage, les informations, les plaquettes publicitaires mises à la disposition des visiteurs,
- Consulter, saisir ou mettre à jour des données sur informatique, et notamment via le logiciel de gestion de courrier 6TZen,
- Enregistrer et affranchir le courrier,
- Réaliser des opérations de reprographie, classement, frappe et mise en forme de documents,
- Conseiller et assister un interlocuteur dans des démarches administratives et dans l'organisation de la vie quotidienne,
- Gestion des agendas et des invitations des élus, confirmation des présences et réponse aux différentes structures,
- Gestion des réservations de salle et des véhicules, préparation des salles en vue des réunions et notamment des visio-conférences et participation ponctuelle aux assemblées délibérantes,
- Revue de presse quotidienne,
- Secrétariat du service des ordures ménagères (SICOM) et technique,
- Encadrement de stagiaires.
Profils recherchés
SAVOIRS ET SAVOIR ETRE PROFESSIONNEL
- Maitriser les outils informatiques
- Aisance relationnelle et rédactionnelle
- Avoir le sens de l'organisation, de la rigueur et de la méthode
- Avoir le sens du service public et aimer le contact avec le public
- Faire preuve de discrétion professionnelle et devoir de réserve
FORMATIONS A PRIVILEGIER
- Bac + 2 ou équivalents secrétariat
- Employé qualifié et expérience exigée
- Profil de secrétaire de mairie apprécié
- Maitriser les outils informatiques
- Aisance relationnelle et rédactionnelle
- Avoir le sens de l'organisation, de la rigueur et de la méthode
- Avoir le sens du service public et aimer le contact avec le public
- Faire preuve de discrétion professionnelle et devoir de réserve
FORMATIONS A PRIVILEGIER
- Bac + 2 ou équivalents secrétariat
- Employé qualifié et expérience exigée
- Profil de secrétaire de mairie apprécié
Contact et modalités de candidature
Adresse de l'employeur
COMMUNAUTE DE COMMUNES DES PORTES DU LUXEMBOURG
>37 TER AVENUE DU GENERAL DE GAULLE
08110 CARIGNAN
>37 TER AVENUE DU GENERAL DE GAULLE
08110 CARIGNAN
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.