chargé(-e) d'accueil administratif
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Offre n° O017220600685076
Publiée le 22/06/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
59 RTE DES ALLEES - BP 85, Saint-Pierre-d'Oléron (Charente-Maritime)
Poste à pourvoir le
01/09/2022
Date limite de candidature
25/08/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Communauté de communes de l'île d'Oléron (CdC) recrute une personne chargée de l'accueil de l'établissement et des tâches qui sont dévolues.
Poste à temps complet (35 heures/semaine du lundi au vendredi). Titulaire de la fonction publique de catégorie C ou à défaut, CDD de droit public. Poste à pourvoir le 1er septembre 2022.
La CdC de l'île d'Oléron est un établissement public de coopération intercommunale situé en zone littorale dans le département de la Charente-Maritime. Le territoire rassemble environ 22000 habitants sur 8 communes, 200 000 en saison.
La CdC assure de nombreuses compétences pour le compte des communes : développement économique, gestion du littoral, espaces naturels, déchets, transports et mobilité, habitat, musées, enfance-jeunesse, autorisation des droits du sol...
Basé à St-Pierre d'Oléron, le/la chargé(e) d'accueil accueille le public, identifie sa demande et l'oriente vers les bons interlocuteurs. Il/elle possède une connaissance fine des compétences, des services et de l'actualité de la Communauté de communes. Il représente l'image de la collectivité auprès des visiteurs. C'est un(-e) experte de l'accueil qui possède les qualités spécifiques requises pour ce poste : écoute, bonne communication, esprit d'équipe, bonne présentation et maîtrise des outils bureautiques.
Le service accueil est assuré par 2 agents le matin et un agent (vous) l'après-midi. Le poste est placé sous l'autorité du responsable du service Accueil/secrétariat général/communication.
CANDIDATURE
Envoyer CV et lettre de motivation manuscrite à adresser, pour le vendredi 15 juillet 2022 au plus tard (date de réception) à l'attention de Monsieur le Président de la Communauté de Communes de l'Ile d'Oléron - 59, route des Allées -17310 Saint-Pierre d'Oléron par courrier ou par mail accueil@cdc-oleron.fr avec la référence de l'offre : accueil cdcio.
Les recrutements auront lieu le 25 juillet
Poste à temps complet (35 heures/semaine du lundi au vendredi). Titulaire de la fonction publique de catégorie C ou à défaut, CDD de droit public. Poste à pourvoir le 1er septembre 2022.
La CdC de l'île d'Oléron est un établissement public de coopération intercommunale situé en zone littorale dans le département de la Charente-Maritime. Le territoire rassemble environ 22000 habitants sur 8 communes, 200 000 en saison.
La CdC assure de nombreuses compétences pour le compte des communes : développement économique, gestion du littoral, espaces naturels, déchets, transports et mobilité, habitat, musées, enfance-jeunesse, autorisation des droits du sol...
Basé à St-Pierre d'Oléron, le/la chargé(e) d'accueil accueille le public, identifie sa demande et l'oriente vers les bons interlocuteurs. Il/elle possède une connaissance fine des compétences, des services et de l'actualité de la Communauté de communes. Il représente l'image de la collectivité auprès des visiteurs. C'est un(-e) experte de l'accueil qui possède les qualités spécifiques requises pour ce poste : écoute, bonne communication, esprit d'équipe, bonne présentation et maîtrise des outils bureautiques.
Le service accueil est assuré par 2 agents le matin et un agent (vous) l'après-midi. Le poste est placé sous l'autorité du responsable du service Accueil/secrétariat général/communication.
CANDIDATURE
Envoyer CV et lettre de motivation manuscrite à adresser, pour le vendredi 15 juillet 2022 au plus tard (date de réception) à l'attention de Monsieur le Président de la Communauté de Communes de l'Ile d'Oléron - 59, route des Allées -17310 Saint-Pierre d'Oléron par courrier ou par mail accueil@cdc-oleron.fr avec la référence de l'offre : accueil cdcio.
Les recrutements auront lieu le 25 juillet
Missions / conditions d'exercice
Activités et tâches principales du poste :
1/ Accueillir, orienter, renseigner le public sur place et par téléphone :
Accueillir et renseigner tout public (usagers, élus, partenaires) sur place et par téléphone
Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
Recevoir, filtrer et orienter les appels.
2/ Mettre en œuvre un accueil de qualité :
Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services).
Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité (propreté du hall, disposition des sièges, signalétique, boissons des réunions...).
Orienter le public vers les services ou organismes extérieurs compétents.
Appliquer et faire respecter les consignes de sécurité incendie et de sûreté, et le règlement intérieur de l'établissement.
3/ Aider à la gestion des moyens matériels :
Suivre le planning des salles de réunion.
Gérer le stock des fournitures administratives (inventaire, commandes, réception)
Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques du service Accueil.
4/ Gérer le courrier :
Enregistrer et distribuer le courrier arrivé.
Assurer le traitement des courriers départ (affranchissement).
Gérer la réception des e-mails de l'accueil.
5/ Diffuser l'information en externe et en interne :
Réaliser une revue de presse (lecture et scan de la presse quotidienne et hebdomadaire locale)
Participer à la diffusion du magazine communautaire.
Mettre en ligne les communiqués de presse et actualiser des données sur le site internet
Publier sur les actualités sur le panneau d'information lumineux.
Gérer l'affichage dans le hall d'accueil.
Gérer le tableau d'affichage extérieur.
Participer à la diffusion de la communication en interne.
Activités et tâches secondaires du poste :
Aide ponctuelle au secrétariat.
Envoi d'invitations.
Aide ponctuelle à l'organisation d'évènements.
Organisation du poste :
Horaires de travail : 8h30 - 12h30/ 14h - 17h du lundi au vendredi
1/ Accueillir, orienter, renseigner le public sur place et par téléphone :
Accueillir et renseigner tout public (usagers, élus, partenaires) sur place et par téléphone
Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
Recevoir, filtrer et orienter les appels.
2/ Mettre en œuvre un accueil de qualité :
Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services).
Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité (propreté du hall, disposition des sièges, signalétique, boissons des réunions...).
Orienter le public vers les services ou organismes extérieurs compétents.
Appliquer et faire respecter les consignes de sécurité incendie et de sûreté, et le règlement intérieur de l'établissement.
3/ Aider à la gestion des moyens matériels :
Suivre le planning des salles de réunion.
Gérer le stock des fournitures administratives (inventaire, commandes, réception)
Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques du service Accueil.
4/ Gérer le courrier :
Enregistrer et distribuer le courrier arrivé.
Assurer le traitement des courriers départ (affranchissement).
Gérer la réception des e-mails de l'accueil.
5/ Diffuser l'information en externe et en interne :
Réaliser une revue de presse (lecture et scan de la presse quotidienne et hebdomadaire locale)
Participer à la diffusion du magazine communautaire.
Mettre en ligne les communiqués de presse et actualiser des données sur le site internet
Publier sur les actualités sur le panneau d'information lumineux.
Gérer l'affichage dans le hall d'accueil.
Gérer le tableau d'affichage extérieur.
Participer à la diffusion de la communication en interne.
Activités et tâches secondaires du poste :
Aide ponctuelle au secrétariat.
Envoi d'invitations.
Aide ponctuelle à l'organisation d'évènements.
Organisation du poste :
Horaires de travail : 8h30 - 12h30/ 14h - 17h du lundi au vendredi
Profils recherchés
- Vous justifiez d'expériences similaires en matière d'accueil du public ;
- Vous maîtrisez les outils bureautique : traitement texte, publipostage, excel, messagerie électronique;
- Vous disposez d'un bon sens du relationnel et d'une bonne expression orale.
- Vous avez le goût du travail en équipe et une bonne capacité d'adaptation vous permettant une certaine polyvalence ;
- Vous maitrisez les règles de l'expression écrite (synthèse, grammaire, orthographe) et savez mettre en forme et présenter des dossiers;
- Vous faites preuve de rigueur dans la réalisation de votre travail et de qualités d'organisation;
- Vous respectez les obligations de discrétion, de confidentialité et d'intégrité.
- Vous connaissez l'organisation administrative de la France et des collectivités territoriales.
COMPETENCES PROFESSIONNELLES
Savoirs professionnels
Techniques d'accueil
Accueillir le public avec amabilité
S'exprimer clairement
Reformuler les demandes
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Prise de messages
Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
Gérer les situations de stress et réguler les tensions
Techniques et outils de communication
Utiliser les outils bureautiques
Rechercher et mettre en relation des correspondants (standard téléphonique, tenue d'un répertoire)
Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
Désigner le bon interlocuteur
Appliquer les règles de communication et de protocole
Techniques de secrétariat
Prendre des notes,
Faire preuve de méthode, d'organisation et de priorisation des tâches
Saisir et mettre en forme des courriers administratifs
Connaitre les règles rédactionnelles de base, maitriser l'orthographe et la grammaire
Techniques de recherche documentaire
Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
Rechercher, sélectionner et synthétiser des documents
Classer des documents
Savoir-être
Qualités d'accueil et d'écoute
Qualités relationnelles
Sens de l'organisation, méthodique et rigoureux(-se)
Sens du travail en équipe
Sens du service public et neutralité et objectivité face aux situations
Discrétion et secret professionnel
Capacité à travailler dans l'urgence et à gérer les priorités
Autonomie, Initiative
Etre dans la recherche d'une amélioration continue de la fonction d'accueil aux usagers
Etre intéressé par les outils de l'e-administration et la dématérialisation
- Vous maîtrisez les outils bureautique : traitement texte, publipostage, excel, messagerie électronique;
- Vous disposez d'un bon sens du relationnel et d'une bonne expression orale.
- Vous avez le goût du travail en équipe et une bonne capacité d'adaptation vous permettant une certaine polyvalence ;
- Vous maitrisez les règles de l'expression écrite (synthèse, grammaire, orthographe) et savez mettre en forme et présenter des dossiers;
- Vous faites preuve de rigueur dans la réalisation de votre travail et de qualités d'organisation;
- Vous respectez les obligations de discrétion, de confidentialité et d'intégrité.
- Vous connaissez l'organisation administrative de la France et des collectivités territoriales.
COMPETENCES PROFESSIONNELLES
Savoirs professionnels
Techniques d'accueil
Accueillir le public avec amabilité
S'exprimer clairement
Reformuler les demandes
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Prise de messages
Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
Gérer les situations de stress et réguler les tensions
Techniques et outils de communication
Utiliser les outils bureautiques
Rechercher et mettre en relation des correspondants (standard téléphonique, tenue d'un répertoire)
Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
Désigner le bon interlocuteur
Appliquer les règles de communication et de protocole
Techniques de secrétariat
Prendre des notes,
Faire preuve de méthode, d'organisation et de priorisation des tâches
Saisir et mettre en forme des courriers administratifs
Connaitre les règles rédactionnelles de base, maitriser l'orthographe et la grammaire
Techniques de recherche documentaire
Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
Rechercher, sélectionner et synthétiser des documents
Classer des documents
Savoir-être
Qualités d'accueil et d'écoute
Qualités relationnelles
Sens de l'organisation, méthodique et rigoureux(-se)
Sens du travail en équipe
Sens du service public et neutralité et objectivité face aux situations
Discrétion et secret professionnel
Capacité à travailler dans l'urgence et à gérer les priorités
Autonomie, Initiative
Etre dans la recherche d'une amélioration continue de la fonction d'accueil aux usagers
Etre intéressé par les outils de l'e-administration et la dématérialisation
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Contacts au 05-46-47-24-68
Céline CHATENET (Responsable du service RH) service-rh@cdc-oleron.fr
Rachel DUSSOUTRAS (Responsable du Secrétariat général) secretariat.general@cdc-oleron.fr
Céline CHATENET (Responsable du service RH) service-rh@cdc-oleron.fr
Rachel DUSSOUTRAS (Responsable du Secrétariat général) secretariat.general@cdc-oleron.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.