Directeur.trice adjoint.e responsable administratif.ve vie associative et sport
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O017221000827456
Publiée le 25/10/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Square andré maudet, Saintes (Charente-Maritime)
Poste à pourvoir le
01/01/2023
Date limite de candidature
27/11/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité du Directeur.trice Vie Associative et Sport vous encadrez, organisez et gérez le service administratif vie associative et sport composé de 7 agents. Vous accompagnez le.la Directeur.trice dans la mise en œuvre des orientations et des projets, encadrez les équipes et gérez l'activité de la Direction en son absence
Missions / conditions d'exercice
Encadrement et management de l'équipe administrative
- Organiser, planifier et distribuer les missions et activités administratives du service entre les assistantes.
- Gérer les congés, le temps de travail.
- Accompagner l'équipe dans les demandes à traiter. Programmer les besoins de formation. Informer l'équipe des projets, sensibiliser dans les procédures et changements d'organisations.
- Encadrement et management des équipes, administratifs, techniques et golf en soutien et en l'absence du Directeur.trice.
Assurer le fonctionnement administratif du service
- Superviser la gestion des demandes administratives traitées par le service, vérifier les activités, les réponses transmises aux associations, vérifier et suivre les demandes de subventions, suivre les commissions manifestation.
- Participer à la rédaction et au suivi des conventions (locaux, subventions,) du guide associatif, la charte, et le règlement intérieur.
- S'assurer de la gestion et de la mise à disposition des salles, du matériel.
Accompagner l'équipe technique dans leurs tâches administratives.
- Veiller et garantir au respect de la réglementation des procédures et des actes transmis.
- Renseigner, suivre, analyser les outils et tableaux de bords.
- Veiller à l'application de la réglementation juridique du secteur (associations, équipements sportifs, sécurité...).
- Accompagner le.la Directeur.trice Vie Associative et sport dans la rédaction et la gestion des actes, du courrier, des demandes, etc...
Assister le.la Directeur.trice dans la mise en œuvre des définitions et orientations de la Direction
- Assister le.la Directeur.trice sur la gestion budgétaire, suivi des dépenses.
Assister le.la Directeur.trice dans la mise en œuvre opérationnelle des orientations, (procédures, attributions de subventions, projets, ...)
- Organiser et participer et aux évènements initiés par la ville (village des associations, sport en mai, animations de Noël...) en lien avec les différents services de la ville et les associations.
- Organiser et suivre les partenariats avec les réseaux du monde associatif
- Participer à la mise aux normes des équipements.
- Participer au déploiement du Centre de Ressources pour les associations (formations, gestion des bénévoles, accompagnement aux diverses demandes et démarches, veille informative.)
- En l'absence du Directeur.trice, gestion de l'équipe Technique et Golf et gestion des urgences du service en lien avec le Directeur du pôle vie de la Cité.
- Organiser, planifier et distribuer les missions et activités administratives du service entre les assistantes.
- Gérer les congés, le temps de travail.
- Accompagner l'équipe dans les demandes à traiter. Programmer les besoins de formation. Informer l'équipe des projets, sensibiliser dans les procédures et changements d'organisations.
- Encadrement et management des équipes, administratifs, techniques et golf en soutien et en l'absence du Directeur.trice.
Assurer le fonctionnement administratif du service
- Superviser la gestion des demandes administratives traitées par le service, vérifier les activités, les réponses transmises aux associations, vérifier et suivre les demandes de subventions, suivre les commissions manifestation.
- Participer à la rédaction et au suivi des conventions (locaux, subventions,) du guide associatif, la charte, et le règlement intérieur.
- S'assurer de la gestion et de la mise à disposition des salles, du matériel.
Accompagner l'équipe technique dans leurs tâches administratives.
- Veiller et garantir au respect de la réglementation des procédures et des actes transmis.
- Renseigner, suivre, analyser les outils et tableaux de bords.
- Veiller à l'application de la réglementation juridique du secteur (associations, équipements sportifs, sécurité...).
- Accompagner le.la Directeur.trice Vie Associative et sport dans la rédaction et la gestion des actes, du courrier, des demandes, etc...
Assister le.la Directeur.trice dans la mise en œuvre des définitions et orientations de la Direction
- Assister le.la Directeur.trice sur la gestion budgétaire, suivi des dépenses.
Assister le.la Directeur.trice dans la mise en œuvre opérationnelle des orientations, (procédures, attributions de subventions, projets, ...)
- Organiser et participer et aux évènements initiés par la ville (village des associations, sport en mai, animations de Noël...) en lien avec les différents services de la ville et les associations.
- Organiser et suivre les partenariats avec les réseaux du monde associatif
- Participer à la mise aux normes des équipements.
- Participer au déploiement du Centre de Ressources pour les associations (formations, gestion des bénévoles, accompagnement aux diverses demandes et démarches, veille informative.)
- En l'absence du Directeur.trice, gestion de l'équipe Technique et Golf et gestion des urgences du service en lien avec le Directeur du pôle vie de la Cité.
Profils recherchés
- Maitriser le fonctionnement et les procédures administratives des collectivités territoriales (actes, délibération, arrêtés, ODP, notes, ...)
- Maitrise l'outil informatique, les logiciels métiers WORD, EXCEL, OUTLOOK, CIRIL, GMA, ELISE, CIRIL, ...
- Connaitre le fonctionnement, la réglementation juridique du secteur associatif (Sportifs, culturels, social...)
- Connaitre l'organisation financière, administrative et juridique ainsi que du fonctionnement d'une collectivité territoriale.
- Connaitre des techniques de management et d'animation d'équipe.
- Encadrer, accompagner, mobiliser, impulser, organiser un service, une équipe.
- Elaborer et conduire des projets, analyser, évaluer les besoins et apporter des solutions, proposer.
- Capacités d'analyse et de synthèse, rigueur et sens de l'organisation
- Communiquer, informer, rendre compte à sa hiérarchie et à son équipe
- Collaborer, déléguer, conseiller
- Gérer les imprévus et de s'adapter au rythme du service (selon événements, projets, urgence etc ...)
- Assurer une veille afin d'être dans le respect de la réglementation et d'anticiper les changements
- S'impliquer dans les projets et manifestations
- Disponibilité, autonomie, réactivité, polyvalence
- Esprit de négociation et de médiation, esprit d'équipe
- Diplomatie, sens du relationnel, communication
- Devoir de réserve et de discrétion, posture professionnelle en toute circonstance avec les associations.
- Maitrise l'outil informatique, les logiciels métiers WORD, EXCEL, OUTLOOK, CIRIL, GMA, ELISE, CIRIL, ...
- Connaitre le fonctionnement, la réglementation juridique du secteur associatif (Sportifs, culturels, social...)
- Connaitre l'organisation financière, administrative et juridique ainsi que du fonctionnement d'une collectivité territoriale.
- Connaitre des techniques de management et d'animation d'équipe.
- Encadrer, accompagner, mobiliser, impulser, organiser un service, une équipe.
- Elaborer et conduire des projets, analyser, évaluer les besoins et apporter des solutions, proposer.
- Capacités d'analyse et de synthèse, rigueur et sens de l'organisation
- Communiquer, informer, rendre compte à sa hiérarchie et à son équipe
- Collaborer, déléguer, conseiller
- Gérer les imprévus et de s'adapter au rythme du service (selon événements, projets, urgence etc ...)
- Assurer une veille afin d'être dans le respect de la réglementation et d'anticiper les changements
- S'impliquer dans les projets et manifestations
- Disponibilité, autonomie, réactivité, polyvalence
- Esprit de négociation et de médiation, esprit d'équipe
- Diplomatie, sens du relationnel, communication
- Devoir de réserve et de discrétion, posture professionnelle en toute circonstance avec les associations.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature, lettre de motivation et CV obligatoires, dernier arrêté de situation administrative avant le 27 novembre 2022 à :
Monsieur le Maire de Saintes,
Direction des Ressources Humaines
B.P 20319 - 17107 SAINTES CEDEX
Courriel recrutement@ville-saintes.fr
Monsieur le Maire de Saintes,
Direction des Ressources Humaines
B.P 20319 - 17107 SAINTES CEDEX
Courriel recrutement@ville-saintes.fr
Adresse de l'employeur
MAIRIE SAINTES
>Square andré maudet
17107 Saintes
>Square andré maudet
17107 Saintes
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.