La commune de Saint-Quay-Portrieux, Commune touristique surclassée 10.000 à 20.000 habitants recrute un/une assistant(e) de Direction au secrétariat du Maire et du Directeur Général des Services - poste permanent à temps complet.
Rattaché(e) au Directeur Général des Services, en lien avec le Maire et les adjoints vous serez chargé(e) d'assurer :
- Organisation des activités professionnelles du Maire et du DGS
- Secrétariat et suivi administratif du service
- Suivi administratif du conseil municipal et des décisions municipales,
- Accueil physique et téléphonique
- Gestion du courrier entrant et des parapheurs
- Organisation et planification des réunions

* Organisation des activités professionnelles du Maire et du DGS
- organiser l'agenda et planifier les rendez-vous en fonctions des priorités
- gérer la boite mail du secrétariat, transmettre les messages et rappeler les informations importantes
- établir une relation de confiance avec le Maire et le DGS

* Secrétariat et suivi administratif du service
- prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de courriers
- réaliser la saisie de documents de formes et de contenus divers (arrêtés et décisions, notes, rapports, invitations ...)
- suivre, classer et organiser l'archivage des dossiers

* Suivi administratif du conseil municipal et des décisions municipales,
- préparer le conseil municipal en concertation avec le DGS : ordre du jour, convocations, notes de synthèse, envoi des convocations et dossiers aux membres du conseil municipal ainsi qu'à la presse ; affichage
- assister aux séances de conseil municipal, prise des notes en vue de la rédaction des procès -verbaux
- préparer et mettre en forme les délibérations et le procès- verbal de séance
- transmettre les délibérations à la préfecture -par voie dématérialisée-, aux services ainsi qu'aux différentes instances concernées,
- tenir les registres des délibérations et des décisions municipales

* Accueil physique et téléphonique
- recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriels
- renseigner les interlocuteurs et les orienter vers les services compétents si nécessaire

* Gestion du courrier entrant en mairie et des parapheurs
- réceptionner, enregistrer, trier l'ensemble du courrier adressé à la mairie
- assurer la distribution du courrier dans les services,
- gestion des parapheurs mis à la signature du Maire et du DGS

* Organisation et planification des réunions
- rédiger les ordres du jour en concertation avec le Maire ou le DGS
- transmettre les documents avant les réunions et veiller au respect des délais
- prendre des notes lors des réunions et pré rédiger les comptes rendus

Activités accessoires et ponctuelles
- secrétariat du syndicat mixte Saint-Quay Port d'Armor
- remplacement ponctuel à l'accueil général de la mairie

Formation et prérequis
- titulaire d'un BTS assistante de direction ou équivalent
- expérience de travail sur un poste similaire souhaitée
- aisance rédactionnelle et parfaite maîtrise de l'orthographe et de la grammaire
Compétences
- maîtrise des outils bureautiques et internet
- techniques de secrétariat (prise de notes, écriture abrégée...),
- principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte rendu,
- connaissances des instances et du fonctionnement des collectivités territoriales,
- notions des circuits des procédures administratives,
- maîtrise des règles d'accueil du public
- connaissance des règles d'expression écrite et orale de qualité
Qualités
- cens du service public,
- rigueur et sens de l'organisation et de la gestion du temps (respect des délais et gestion des priorités)
- respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- disponibilité et polyvalente
- qualités relationnelles