Une ou un assistant au secrétariat des Elu.e.s
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Offre n° O029210500302709
Publiée le 14/09/2021
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
24 rue Coat Ar Guéven - CS73826, Brest (Finistère)
Poste à pourvoir le
01/11/2021
Date limite de candidature
15/10/2021
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Autre >
Autre
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Brest métropole recrute pour le Cabinet du Maire-Président selon conditions statutaires :
Titulaires fonctions publiques ou inscrit.e.s sur liste d'aptitude ou par application de la loi relative aux personnes en situation de handicap ou contractuel.le.s
Mission(s) principale(s) :
Assurer le secrétariat de plusieurs élu.e.s de la Ville de Brest
Motif de recrutement : mobilité interne au sein de la collectivité
Titulaires fonctions publiques ou inscrit.e.s sur liste d'aptitude ou par application de la loi relative aux personnes en situation de handicap ou contractuel.le.s
Mission(s) principale(s) :
Assurer le secrétariat de plusieurs élu.e.s de la Ville de Brest
Motif de recrutement : mobilité interne au sein de la collectivité
Missions / conditions d'exercice
Activités :
* Gérer l'agenda des élu.e.s et prendre des rendez-vous en hiérarchisant les priorités
* Assurer la fluidité de l'information entre élu.e.s et services
* Recevoir les appels téléphoniques, les aiguiller en assurant leur filtrage et leur orientation
* Assurer l'accueil des personnes
* Organiser les déplacements de l'élu en réservant les titres de transport, l'hébergement et en préparant l'ordre de mission et le suivi des frais de missions
* Eventuellement, à la demande de l'élu, archiver des documents et les classer, imprimer ou photocopier des courriers, compte-rendu ou tout élément nécessaire à la préparation d'une réunion de l'élu.e
* Ponctuellement, remplacer ses collègues en cas d'absence
* Gérer l'agenda des élu.e.s et prendre des rendez-vous en hiérarchisant les priorités
* Assurer la fluidité de l'information entre élu.e.s et services
* Recevoir les appels téléphoniques, les aiguiller en assurant leur filtrage et leur orientation
* Assurer l'accueil des personnes
* Organiser les déplacements de l'élu en réservant les titres de transport, l'hébergement et en préparant l'ordre de mission et le suivi des frais de missions
* Eventuellement, à la demande de l'élu, archiver des documents et les classer, imprimer ou photocopier des courriers, compte-rendu ou tout élément nécessaire à la préparation d'une réunion de l'élu.e
* Ponctuellement, remplacer ses collègues en cas d'absence
Profils recherchés
Compétences souhaitées:
Connaissances générales :
* Bonne culture générale de la collectivité et de la fonction publique
Compétences pratiques appréciées:
* Maîtrise des techniques de secrétariat
* Maîtrise des outils téléphoniques et informatiques : Outlook et, éventuellement, Word et Power Point
Qualités professionnelles :
* Sens affirmé de l'organisation
* Aptitude à la communication, sens de l'écoute et de l'accueil
* Réactivité
* Sens de la discrétion des informations transmises
* Prises d'initiatives dans l'organisation matérielle
* Capacité d'adaptation aux variations de rythme
* Capacité de travail en équipe
Relations hiérarchiques et fonctionnelles :
- Rattachement hiérarchique : Directeur de cabinet
Encadrement (nombre d'agents encadrés) : 0
- Relations internes : services de la collectivité
- Relations externes : tout public
Conditions et modalités d'exercice :
- Lieu de travail : Hôtel de ville et Hôtel de métropole
Contraintes particulières : (travail le week-end, les jours fériés, horaires coupés, permanence, astreinte, réunions le soir...)
- Grande disponibilité
Profil souhaité : (diplôme ou formation, expérience dans un poste similaire...)
- Bonne connaissance du milieu politique et des services
Connaissances générales :
* Bonne culture générale de la collectivité et de la fonction publique
Compétences pratiques appréciées:
* Maîtrise des techniques de secrétariat
* Maîtrise des outils téléphoniques et informatiques : Outlook et, éventuellement, Word et Power Point
Qualités professionnelles :
* Sens affirmé de l'organisation
* Aptitude à la communication, sens de l'écoute et de l'accueil
* Réactivité
* Sens de la discrétion des informations transmises
* Prises d'initiatives dans l'organisation matérielle
* Capacité d'adaptation aux variations de rythme
* Capacité de travail en équipe
Relations hiérarchiques et fonctionnelles :
- Rattachement hiérarchique : Directeur de cabinet
Encadrement (nombre d'agents encadrés) : 0
- Relations internes : services de la collectivité
- Relations externes : tout public
Conditions et modalités d'exercice :
- Lieu de travail : Hôtel de ville et Hôtel de métropole
Contraintes particulières : (travail le week-end, les jours fériés, horaires coupés, permanence, astreinte, réunions le soir...)
- Grande disponibilité
Profil souhaité : (diplôme ou formation, expérience dans un poste similaire...)
- Bonne connaissance du milieu politique et des services
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Pour tous renseignements relatifs aux missions, veuillez prendre contact auprès de :
Vincent NUYTS - Directeur de Cabinet Tél : 02.98.00.81.53
Armelle TREBAOL - Assistante du Directeur de Cabinet Tél : 02.98.00.81.52
Pour tous renseignements relatifs aux conditions statutaires, veuillez prendre contact auprès de : Christelle CERANTOLA Chargée de recrutement à la DRH Tél : 02.98.33.57.74
Vincent NUYTS - Directeur de Cabinet Tél : 02.98.00.81.53
Armelle TREBAOL - Assistante du Directeur de Cabinet Tél : 02.98.00.81.52
Pour tous renseignements relatifs aux conditions statutaires, veuillez prendre contact auprès de : Christelle CERANTOLA Chargée de recrutement à la DRH Tél : 02.98.33.57.74
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.