ASSISTANT(E) DE DIRECTION POLYVALENT
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Offre n° O031220600658537
Publiée le 01/06/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
8 allee de l'appel du 18 Juin 1940, Balma (Haute-Garonne (31))
Poste à pourvoir le
16/08/2022
Date limite de candidature
01/07/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité du Directeur / Directrice du Pôle Environnement et Cadre de Vie (PECV), vous aurez en charge :
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITES PRINCIPALES
RESPONSABLE DU POOL ADMINISTRATIF :
* Anime, coordonne et supervise l'ensemble des missions dévolues au pool administratif (encadrement de 2 agents),
* Allô Mairie,
* Secrétariat des différentes directions,
* Gestion RH du Pôle ECV.
GESTION FINANCIERE ET COMMANDE PUBLIQUE :
Gestion des achats de l'ensemble du service :
* Saisie des demandes d'achats/bons de commandes sur le logiciel dédié e-sedit,
* Validation et engagement des demandes d'achats,
* Suivi budgétaire,
* Distribution des bons de commandes,
* Edition de situations budgétaires.
Gestion financière des marchés de fournitures et travaux en coordination avec le cadre
chargé d'opération :
* Saisie des bons de commande sur le logiciel dédié et vérification des montants/BPU,
* Suivi administratifs des marchés publics (avenants, OS, EXE, courriers, etc...),
* Suivi des garanties et assurances des bâtiments,
* Instruction et suivi des dossiers d'assurance dommage-ouvrage,
* Assure l'interface avec le service des Finances (enregistrement de tous les documents d'exécution des marchés sur le répertoire partagé).
GESTION ADMINISTRATIVE ET TECHNIQUE :
* Commande des fournitures administratives pour l'ensemble du Pôle,
* Gestion arrêtés temporaires terrains, cirques, Cts,
* Gestion des demandes d'installations de grues (réception des dossiers, rédaction et transmission des arrêtés),
* Gestion des conventions, enquêtes publiques, affichage,
* Gestion des archives de l'ensemble du PECV,
* Gestion des cartes carburant, cartes magnétiques, badges...
* Réception des livraisons,
* Gestion de la téléphonie du PECV.
SECRETARIAT DIRECTION BATIMENTS LOGISTIQUE ET SPORTS :
* Réponse aux courriers,
* Rédaction de notes, de CR pour les directions,
* Organisation de RDV (convocation, recherche de salle ...),
* Commissions (rédactions des conventions, des CR).
SECRETARIAT VOIRIE :
* Suivi de la PPI voirie et trottoirs (fiches de validation et fiches de niveau 2),
* Suivi des CR et relance TM sur les dossiers.
Logiciel ATAL :
* Intégration des demandes e-atal de niveau 2 dans le logiciel,
* Intégration des BT et BP (suivi mensuel, synthèse)
* Suivi des interventions Direction Bâtiments Logistique et Sports, saisie main d'œuvre et fournitures, clôture, classement, archivage des bons de travaux.
ACTIVITES SECONDAIRES
* Accueil téléphonique des Balmanais sur le numéro vert dédié Allo Mairie,
* Gestion administrative : Secrétariat et Assistance de Direction
* Gestion Allo Mairie
RESPONSABLE DU POOL ADMINISTRATIF :
* Anime, coordonne et supervise l'ensemble des missions dévolues au pool administratif (encadrement de 2 agents),
* Allô Mairie,
* Secrétariat des différentes directions,
* Gestion RH du Pôle ECV.
GESTION FINANCIERE ET COMMANDE PUBLIQUE :
Gestion des achats de l'ensemble du service :
* Saisie des demandes d'achats/bons de commandes sur le logiciel dédié e-sedit,
* Validation et engagement des demandes d'achats,
* Suivi budgétaire,
* Distribution des bons de commandes,
* Edition de situations budgétaires.
Gestion financière des marchés de fournitures et travaux en coordination avec le cadre
chargé d'opération :
* Saisie des bons de commande sur le logiciel dédié et vérification des montants/BPU,
* Suivi administratifs des marchés publics (avenants, OS, EXE, courriers, etc...),
* Suivi des garanties et assurances des bâtiments,
* Instruction et suivi des dossiers d'assurance dommage-ouvrage,
* Assure l'interface avec le service des Finances (enregistrement de tous les documents d'exécution des marchés sur le répertoire partagé).
GESTION ADMINISTRATIVE ET TECHNIQUE :
* Commande des fournitures administratives pour l'ensemble du Pôle,
* Gestion arrêtés temporaires terrains, cirques, Cts,
* Gestion des demandes d'installations de grues (réception des dossiers, rédaction et transmission des arrêtés),
* Gestion des conventions, enquêtes publiques, affichage,
* Gestion des archives de l'ensemble du PECV,
* Gestion des cartes carburant, cartes magnétiques, badges...
* Réception des livraisons,
* Gestion de la téléphonie du PECV.
SECRETARIAT DIRECTION BATIMENTS LOGISTIQUE ET SPORTS :
* Réponse aux courriers,
* Rédaction de notes, de CR pour les directions,
* Organisation de RDV (convocation, recherche de salle ...),
* Commissions (rédactions des conventions, des CR).
SECRETARIAT VOIRIE :
* Suivi de la PPI voirie et trottoirs (fiches de validation et fiches de niveau 2),
* Suivi des CR et relance TM sur les dossiers.
Logiciel ATAL :
* Intégration des demandes e-atal de niveau 2 dans le logiciel,
* Intégration des BT et BP (suivi mensuel, synthèse)
* Suivi des interventions Direction Bâtiments Logistique et Sports, saisie main d'œuvre et fournitures, clôture, classement, archivage des bons de travaux.
ACTIVITES SECONDAIRES
* Accueil téléphonique des Balmanais sur le numéro vert dédié Allo Mairie,
* Gestion administrative : Secrétariat et Assistance de Direction
* Gestion Allo Mairie
Profils recherchés
SAVOIR :
Connaissance règlementaire en matière de commande publique
Connaissance du fonctionnement institutionnel, des règles budgétaires et comptables ainsi que des procédures de passation et d'exécution des marchés publics,
Connaissance de l'outil informatique et des logiciels dédiées
SAVOIR FAIRE :
Rigueur
Capacités d'organisation et d'anticipation
Faculté d'adaptation et de polyvalence
Qualités rédactionnelles
Rapidité d'exécution
SAVOIR ETRE :
Qualité relationnelle
Autonomie
Ponctualité
Cadre d'emploi : (statutaire - contractuel de droit public)
Rémunération : Statutaire + Régime Indemnitaire (RIFSEEP) + prime annuelle -+ avantages sociaux
Poste à pourvoir : 01/08/2022
Connaissance règlementaire en matière de commande publique
Connaissance du fonctionnement institutionnel, des règles budgétaires et comptables ainsi que des procédures de passation et d'exécution des marchés publics,
Connaissance de l'outil informatique et des logiciels dédiées
SAVOIR FAIRE :
Rigueur
Capacités d'organisation et d'anticipation
Faculté d'adaptation et de polyvalence
Qualités rédactionnelles
Rapidité d'exécution
SAVOIR ETRE :
Qualité relationnelle
Autonomie
Ponctualité
Cadre d'emploi : (statutaire - contractuel de droit public)
Rémunération : Statutaire + Régime Indemnitaire (RIFSEEP) + prime annuelle -+ avantages sociaux
Poste à pourvoir : 01/08/2022
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Adresser :
CV et lettre de motivation,
3 derniers bulletins de paie
Dernier arrêté de situation administrative
A l'attention de :
Monsieur le Maire Mairie de Balma
8 Allée de l'Appel du 18 Juin 1940
BP 33256
31132 BALMA CEDEX
Ou
candidature@mairie-balma.fr
Clôture dépôt des candidatures : 01/07/2022
CV et lettre de motivation,
3 derniers bulletins de paie
Dernier arrêté de situation administrative
A l'attention de :
Monsieur le Maire Mairie de Balma
8 Allée de l'Appel du 18 Juin 1940
BP 33256
31132 BALMA CEDEX
Ou
candidature@mairie-balma.fr
Clôture dépôt des candidatures : 01/07/2022
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE BALMA
>8 allee de l'appel du 18 Juin 1940
31132 Balma
>8 allee de l'appel du 18 Juin 1940
31132 Balma
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.