Agent au secrétariat du Maire
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O033201100155885
Publiée le 10/11/2020
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
24 Allées de Boissière, Audenge (Gironde)
Poste à pourvoir le
01/02/2021
Date limite de candidature
11/12/2020
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité de Madame Le Maire, du Directeur de Cabinet et de la Directrice Générale des Services, l'agent apporte une aide permanente au Maire et aux élus en termes d'organisation, de gestion, d'information, de rédaction, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers. Il gère l'agenda du Maire et le suivi des réunions.
Missions / conditions d'exercice
Secrétariat et gestion administrative :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat ;
- Organiser et coordonner les activités du secrétariat en collaboration avec son binôme ;
- Organiser le classement des dossiers du Maire ;
- Assurer la gestion des parapheurs du Maire et/ou destinés au Maire ;
- Assurer le suivi du courrier du Maire ou adressé au Maire ;
- Rédiger et transmettre les invitations aux manifestations de la Commune ;
- Assurer la bonne tenue et le suivi du fichier des destinataires ;
- En cas d'absence, assurer la continuité du secrétariat de la Directrice Générale des Services.
Gestion des agendas et suivi des réunions
- Tenir l'agenda du Maire ;
- Organiser les rendez-vous, audiences des administrés, réunions du Maire en fonction des priorités préalablement établies ;
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages ;
- Créer du lien avec les élus pour l'organisation des réunions ou rendez-vous du Maire ;
- Créer du lien avec l'ensemble des services municipaux pour l'organisation des activités de la mairie et du maire ;
- Assurer le lien avec tous les organismes extérieurs en ce qui concerne les activités du Maire et des élus ;
- Mettre en œuvre le suivi des réunions et rendez-vous : comptes rendu, autres réunions, actions à mener, et le lien avec les services.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat ;
- Organiser et coordonner les activités du secrétariat en collaboration avec son binôme ;
- Organiser le classement des dossiers du Maire ;
- Assurer la gestion des parapheurs du Maire et/ou destinés au Maire ;
- Assurer le suivi du courrier du Maire ou adressé au Maire ;
- Rédiger et transmettre les invitations aux manifestations de la Commune ;
- Assurer la bonne tenue et le suivi du fichier des destinataires ;
- En cas d'absence, assurer la continuité du secrétariat de la Directrice Générale des Services.
Gestion des agendas et suivi des réunions
- Tenir l'agenda du Maire ;
- Organiser les rendez-vous, audiences des administrés, réunions du Maire en fonction des priorités préalablement établies ;
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages ;
- Créer du lien avec les élus pour l'organisation des réunions ou rendez-vous du Maire ;
- Créer du lien avec l'ensemble des services municipaux pour l'organisation des activités de la mairie et du maire ;
- Assurer le lien avec tous les organismes extérieurs en ce qui concerne les activités du Maire et des élus ;
- Mettre en œuvre le suivi des réunions et rendez-vous : comptes rendu, autres réunions, actions à mener, et le lien avec les services.
Profils recherchés
Poste permanent
Catégorie B ou C
Compétences attendues :
- Maîtrise de l'organisation d'une collectivité territoriale, du contexte et des enjeux ;
- Maîtrise de l'outil informatique et des TIC ;
- Capacités d'organisation et de gestion du temps ;
- Capacités rédactionnelles ;
- Grande adaptabilité ;
- Qualités relationnelles : capacité d'écoute, aptitude au dialogue, qualités pédagogiques, respect du protocole ;
- Discrétion, confidentialité et rigueur ;
- Expérience sur un poste similaire est un plus ;
Rémunération, renseignements et conditions particulières
- Rémunération indiciaire ;
- Travail à temps complet (35h / hebdo) ;
- Horaires variables en fonction des obligations du service, des demandes de Mme Le Maire et des pics d'activité liés aux projets de la collectivité et à l'actualité ;
- Travail en soirée possible ;
- Cadres d'emplois des adjoints administratifs ou des rédacteurs territoriaux ;
- Poste à pourvoir à partir de février 2021 ;
Catégorie B ou C
Compétences attendues :
- Maîtrise de l'organisation d'une collectivité territoriale, du contexte et des enjeux ;
- Maîtrise de l'outil informatique et des TIC ;
- Capacités d'organisation et de gestion du temps ;
- Capacités rédactionnelles ;
- Grande adaptabilité ;
- Qualités relationnelles : capacité d'écoute, aptitude au dialogue, qualités pédagogiques, respect du protocole ;
- Discrétion, confidentialité et rigueur ;
- Expérience sur un poste similaire est un plus ;
Rémunération, renseignements et conditions particulières
- Rémunération indiciaire ;
- Travail à temps complet (35h / hebdo) ;
- Horaires variables en fonction des obligations du service, des demandes de Mme Le Maire et des pics d'activité liés aux projets de la collectivité et à l'actualité ;
- Travail en soirée possible ;
- Cadres d'emplois des adjoints administratifs ou des rédacteurs territoriaux ;
- Poste à pourvoir à partir de février 2021 ;
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Candidatures (lettre de motivation, dernier entretien d'évaluation, dernier arrêté de situation, curriculum vitae avec photo)à adresser, avant le 11 décembre 2020 :
Par courrier à l'attention de :
Madame Le Maire / Mairie d'Audenge
24 Allées de Boissière
33980 AUDENGE
Ou par courriel : courrier@mairie-audenge.fr
Par courrier à l'attention de :
Madame Le Maire / Mairie d'Audenge
24 Allées de Boissière
33980 AUDENGE
Ou par courriel : courrier@mairie-audenge.fr
Adresse de l'employeur
MAIRIE D'AUDENGE
>24 t allée ernest de boissiere
33980 Audenge
>24 t allée ernest de boissiere
33980 Audenge
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.