Assistante de direction au sein de la direction des services techniques
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O033221000806188
Publiée le 06/10/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Rue hotel de ville bp 9, Eysines (Gironde)
Poste à pourvoir le
14/11/2022
Date limite de candidature
06/11/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Assurer les missions administratives support de la Direction des Services Techniques et assurer le lien entre les différents intervenants (élus, directeurs, chefs de service, agents et usagers).
Assurer l'accueil physique et téléphonique de la direction des services techniques
Assurer le suivi des dossiers sécurité/accessibilité des ERP communaux et privés.
Assurer la gestion des salles pour la location auprès des administrés et la régie des recettes
Assurer l'accueil physique et téléphonique de la direction des services techniques
Assurer le suivi des dossiers sécurité/accessibilité des ERP communaux et privés.
Assurer la gestion des salles pour la location auprès des administrés et la régie des recettes
Missions / conditions d'exercice
Activités principales :
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent en sachant hiérarchiser (degré d'importance et d'urgence)
Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Assurer la distribution du courrier de la Direction.
Gérer le suivi du courrier (mail et téléphone) de la direction
Saisir et transmettre les demandes d'intervention auprès du Centre Technique Municipal
Assurer le suivi des congés des agents de la direction.
Rédiger les ordres du jour des réunions
Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Réaliser la saisie de documents de formes et de contenus divers
Assurer le suivi des ERP communaux et privés.
Organiser les commissions de sécurité de tous les ERP
Elaborer et suivre le programme des visites périodiques réglementaires
Participer aux réunions, préparer et rédiger les compte-rendu
Dresser les procès-verbaux
Gérer la location des salles municipales à l'attention des administrés (suivi des demandes, gestion des plannings, établissement des contrats)
Assurer la régie des recettes des locations de salle.
Activités secondaires :
Assurer l'accueil mairie deux demi-journées par mois
Organiser le classement et l'archivage des dossiers et des courriers
Suppléer la deuxième assistante de la direction (remplacement pendant les congés, les récupérations ou le télétravail)
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent en sachant hiérarchiser (degré d'importance et d'urgence)
Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Assurer la distribution du courrier de la Direction.
Gérer le suivi du courrier (mail et téléphone) de la direction
Saisir et transmettre les demandes d'intervention auprès du Centre Technique Municipal
Assurer le suivi des congés des agents de la direction.
Rédiger les ordres du jour des réunions
Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Réaliser la saisie de documents de formes et de contenus divers
Assurer le suivi des ERP communaux et privés.
Organiser les commissions de sécurité de tous les ERP
Elaborer et suivre le programme des visites périodiques réglementaires
Participer aux réunions, préparer et rédiger les compte-rendu
Dresser les procès-verbaux
Gérer la location des salles municipales à l'attention des administrés (suivi des demandes, gestion des plannings, établissement des contrats)
Assurer la régie des recettes des locations de salle.
Activités secondaires :
Assurer l'accueil mairie deux demi-journées par mois
Organiser le classement et l'archivage des dossiers et des courriers
Suppléer la deuxième assistante de la direction (remplacement pendant les congés, les récupérations ou le télétravail)
Profils recherchés
Savoirs :
Fonctionnement d'une ville et d'une direction des services techniques (75 agents)
Logiciels de bureautique (word, excel, messagerie, atal, internet)
Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
Règles de l'expression orale et écrite de qualité
Principes rédactionnels de compte rendu
Accueil physique et téléphonique
Mise en forme de document selon la charte en vigueur
Savoirs souhaités : réglementation des bâtiments ERP, régie de recette
Savoir-être :
Sens du service public
Sens du contact, amabilité, qualité d'écoute et de dialogue
Réactivité, sens de l'organisation
Discrétion, confidentialité et diplomatie
Conditions d'exercice :
Travail en binôme avec l'assistante de direction
Etroite collaboration avec le responsable du patrimoine bâti
Fonctionnement d'une ville et d'une direction des services techniques (75 agents)
Logiciels de bureautique (word, excel, messagerie, atal, internet)
Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
Règles de l'expression orale et écrite de qualité
Principes rédactionnels de compte rendu
Accueil physique et téléphonique
Mise en forme de document selon la charte en vigueur
Savoirs souhaités : réglementation des bâtiments ERP, régie de recette
Savoir-être :
Sens du service public
Sens du contact, amabilité, qualité d'écoute et de dialogue
Réactivité, sens de l'organisation
Discrétion, confidentialité et diplomatie
Conditions d'exercice :
Travail en binôme avec l'assistante de direction
Etroite collaboration avec le responsable du patrimoine bâti
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Mme Cécile BEAUVAL MIDY
Directrice des Services Techniques
05.56.16.15.41
Directrice des Services Techniques
05.56.16.15.41
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE EYSINES
>Rue hotel de ville bp 9
33320 Eysines
>Rue hotel de ville bp 9
33320 Eysines
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.