Assistant(e) de direction
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Offre n° O033230100916764
Publiée le 19/01/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Mairie de Talence (Gironde)
Poste à pourvoir le
01/03/2023
Date limite de candidature
18/02/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Le Cabinet du Maire de Talence recrute un(e) assistant(e) de direction à temps complet.
Placé(e) sous la responsabilité directe du Chef de Cabinet de M. le Maire, vous êtes un(e) des collaboratrices/collaborateurs direct(e) du Maire et de l'équipe du Cabinet. Avec les autres membres de l'équipe, vous avez prioritairement en charge le suivi de l'agenda du Maire mais également des missions d'informations, d'accueil, de classement, de traitement, de gestion et de suivi de dossiers et de manifestations. Par vos missions et votre positionnement, vous êtes également garant(e) de l'image de la collectivité qui vous emploie.
Placé(e) sous la responsabilité directe du Chef de Cabinet de M. le Maire, vous êtes un(e) des collaboratrices/collaborateurs direct(e) du Maire et de l'équipe du Cabinet. Avec les autres membres de l'équipe, vous avez prioritairement en charge le suivi de l'agenda du Maire mais également des missions d'informations, d'accueil, de classement, de traitement, de gestion et de suivi de dossiers et de manifestations. Par vos missions et votre positionnement, vous êtes également garant(e) de l'image de la collectivité qui vous emploie.
Missions / conditions d'exercice
A titre principal, assurer le suivi de l'agenda de M. le Maire
- Planifier les rendez-vous de M. le Maire, établir les invitations, veiller à leur bon déroulement en fonction de ses priorités ;
- Organiser les déplacements extérieurs et les déjeuners de travail ;
- Veiller à la bonne transmission des notes préparatoires aux rendez-vous ;
- Contribution à la rédaction et suivi de fiches de manifestation liées aux demandes des services.
Accueil physique et téléphonique au secrétariat
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent ;
- Recevoir, filtrer et transmettre des messages téléphoniques et courriers.
Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques
- Prendre des notes, mettre en forme tous types de courriers et comptes-rendus ;
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- Organiser le classement et l'archivage de dossiers.
- Planifier les rendez-vous de M. le Maire, établir les invitations, veiller à leur bon déroulement en fonction de ses priorités ;
- Organiser les déplacements extérieurs et les déjeuners de travail ;
- Veiller à la bonne transmission des notes préparatoires aux rendez-vous ;
- Contribution à la rédaction et suivi de fiches de manifestation liées aux demandes des services.
Accueil physique et téléphonique au secrétariat
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent ;
- Recevoir, filtrer et transmettre des messages téléphoniques et courriers.
Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques
- Prendre des notes, mettre en forme tous types de courriers et comptes-rendus ;
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- Organiser le classement et l'archivage de dossiers.
Profils recherchés
Titulaire cadre d'emploi des adjoints administratifs (Catégorie C) ou contractuel
Diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT, ...) en assistanat de direction, secrétariat, assistanat de gestion...
Diplôme de niveau Bac (professionnel, technologique, ...) en secrétariat complété par une expérience professionnelle.
COMPÉTENCES
SAVOIRS THEORIQUES
Connaître le fonctionnement des services de la collectivité
Savoir hiérarchiser les missions et évaluer leur importance.
Posséder des notions d'organisation et de gestion du temps de travail
Recevoir, filtrer et réorienter
SAVOIR-FAIRE
Maîtriser les règles d'expression écrite et orale
Connaître les techniques de secrétariat dactylographique, prise de notes
Maitriser les principaux outils bureautiques (traitement de texte, tableur, courrier électronique)
Savoir établir tableaux de bord et de suivi
Préparer et planifier des réunions
Règles d'expression écrite et orale de qualité
SAVOIR-ETRE
Savoir prendre des initiatives
Savoir analyser une situation et en rendre compte
Posséder le sens du travail en équipe
Faire preuve de bonnes qualités relationnelles
Posséder un sens aigu de l'écoute, et de la communication,
Faire preuve d'autonomie de discrétion et de réactivité
Les avantages + :
- Complément Individuel Annuel (Intégrant le présentéisme)
- Compte épargne temps monétisable
- RTT
- Comité des uvres Sociales
- Participation mutuelle et transports
- Forfait mobilité durable
- Parking privé pour les agents
Votre profil et ce poste sont en adéquation, rejoignez nous dans cette aventure humaine en intégrant une équipe bienveillante.
Diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT, ...) en assistanat de direction, secrétariat, assistanat de gestion...
Diplôme de niveau Bac (professionnel, technologique, ...) en secrétariat complété par une expérience professionnelle.
COMPÉTENCES
SAVOIRS THEORIQUES
Connaître le fonctionnement des services de la collectivité
Savoir hiérarchiser les missions et évaluer leur importance.
Posséder des notions d'organisation et de gestion du temps de travail
Recevoir, filtrer et réorienter
SAVOIR-FAIRE
Maîtriser les règles d'expression écrite et orale
Connaître les techniques de secrétariat dactylographique, prise de notes
Maitriser les principaux outils bureautiques (traitement de texte, tableur, courrier électronique)
Savoir établir tableaux de bord et de suivi
Préparer et planifier des réunions
Règles d'expression écrite et orale de qualité
SAVOIR-ETRE
Savoir prendre des initiatives
Savoir analyser une situation et en rendre compte
Posséder le sens du travail en équipe
Faire preuve de bonnes qualités relationnelles
Posséder un sens aigu de l'écoute, et de la communication,
Faire preuve d'autonomie de discrétion et de réactivité
Les avantages + :
- Complément Individuel Annuel (Intégrant le présentéisme)
- Compte épargne temps monétisable
- RTT
- Comité des uvres Sociales
- Participation mutuelle et transports
- Forfait mobilité durable
- Parking privé pour les agents
Votre profil et ce poste sont en adéquation, rejoignez nous dans cette aventure humaine en intégrant une équipe bienveillante.
Contact et modalités de candidature
Contact
0556847854
Informations complémentaires
Les candidatures seront examinées après le 18/02/2023 et si la votre est retenue vous serez convié à un entretien dans les 15 jours qui suivent.
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE TALENCE
>Rue professeur arnozan
33400 Talence
>Rue professeur arnozan
33400 Talence
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.