Activité 1 : Assistance administrative technique et financière du service commande publique
Dans le cadre des procédures de passation des marchés publics, accords-cadres, et concessions pour la Métropole, le SMMAG, le SABF, l'EPFL, dans un contexte de dématérialisation des procédures assurer :
- Accès au logiciel Marcoweb pour réaliser la réception des plis des entreprises candidates, l'enregistrement des plis sur le logiciel MarcoWeb, l'édition des tableaux d'ouverture des candidatures et d'ouverture des offres pour les conseillers en charge de la passation des marchés publics (logiciel MarcoWeb et AWS) ;
- La rédaction de courriers aux entreprises (réponse aux candidats non retenus, réponse aux demandes de communication du rapport d'analyse des offres, notifications etc...) en conformité avec la réglementation (en moyenne 650 courriers par an) ;
- Accès au logiciel CORIOLIS pour l'attribution des numéros de marchés lancés par le service commande publique,
- Accès au logiciel Coriolis pour renseigner les fiches marchés pour les achats pris en charge par l'unité Achats, engager et régler les publications d'avis d'appel à la concurrence...
- Suivi et calcul, sous le contrôle des acheteurs, de la révision des prix des marchés pris en charge par l'unité Achats
- Suivi financier de la vente des biens confiée à un prestataire (revente pour compte ou vente aux enchères publiques)

- La vérification et un contrôle de cohérence des rapports d'analyse et des pièces administratives ;
- La constitution des parapheurs de marchés ou concessions, le suivi des visas et signature des contrats par l'autorité compétente (Président, DGS, DGA, Directeur en application des arrêtés de délégation) ;
- La constitution des dossiers de marchés, concessions pour dépôt au contrôle de légalité de la préfecture et suivi des accusés de réception (en moyenne 70 dépôts annuels) via le logiciel de dématérialisation " ACTES ",
- La mise en forme et le suivi du courrier du service, l'enregistrement et le suivi des parapheurs, la gestion et l'enregistrement des courriers arrivés et départ, la mise en forme de documents ;
- L'assistance des agents du service au montage des réunions ;
- Le suivi des ordres de mission des agents en déplacement professionnel, les commandes des billets de transport et réservation de véhicules ou d'hôtels, ...
- Accès au logiciel Coriolis pour l'extraction de données de marchés à partir de requêtes BO
- Accès au logiciel Coriolis afin d'assurer le suivi des données open data de marchés
- Engagement et règlement des publications d'avis d'appel à la concurrence ou avis d'attribution de marchés
- Alimentation et suivi des tableaux de bords récapitulatifs des marchés et concessions lancés par le service
- Renseignements de la rubrique Commande publique dans l'intranet Métrosphère


Activité 2 : Participation au pool commun des assistantes de la DAJCPA
- Mise en forme des courriers et documents, enregistrement et suivi des parapheurs de la DAJCPA
- Suivi des ordres de mission des agents de la DAJCPA en déplacement professionnel, commande des billets de transport et réservation de véhicules ou d'hôtels, ...
- Approvisionnement en fournitures administratives de la DAJCPA, en lien avec la DELTA
- Suivi de l'approvisionnement des copieurs de la direction
- Réservation de véhicules
- Accueil physique et téléphonique
- Remplacement ou renfort de l'assistante achats en cas d'absence ou de surcharge d'activité :
- Suivi quotidien des dépenses issues de la nomenclature des fournitures et services, à partir des requêtes BO établies par les acheteurs
- Suivi des avis de publicités des marchés publics métropolitains pour renseigner les indicateurs sociaux et environnementaux
- Remplacement ou renfort de l'assistante juridique en cas d'absence ou de surcharge d'activité :
- Suivi administratif et financier des commandes et paiements des cabinets d'avocats (établissement des bons de commande, engagements et mandatements sous Coriolis)
- Rédaction et mise en forme de courriers, suivi des parapheurs, montage de réunions.