Assistant.e de direction - référent.e COS 38
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Offre n° O038220800747782
Publiée le 08/08/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Entre ville, montagne et campagne, le territoire de Grenoble-Alpes Métropole rassemble 450 000 habitants et 49 communes aux profils diversifiés. Les indicateurs d'aménagement durable la situe dans le peloton de tête des métropoles françaises car son urbanisation compacte lui permet de limiter les déplacements motorisés et de préserver son environnement. L offre et les conditions de logement la rende accueillante ; la dynamique économique s appuie sur une grande diversité de l'emploi qui garde un fort secteur productif et de grandes capacités d'innovation. Son rayonnement national et international repose sur le triptyque université-recherche-entreprises. Grenoble-Alpes Métropole effectue son service public grâce à 1800 agents
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Le forum, 3 rue malakoff, Grenoble (Isère)
Poste à pourvoir le
01/10/2022
Date limite de candidature
08/09/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
1. Assurer une assistance permanente et de qualité au Directeur.trice des ressources humaines en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. Fait partie autant que de besoin des agents ressources pour l'assistance prioritairement de la Direction des ressources humaines et en lien avec l'assistante de Directeur.trice général.e adjoint.e.
2. Coordonner et garantir un suivi de qualité et réactif des sollicitations adressés au Directeur.trice des ressources humaines et à la Direction.
3. Coordonner et garantir le suivi de qualité des projets que le Directeur.trice des ressources humaines impulse.
4. L'assistante de Direction est le garant de l'image de la Direction et de la personne qu'elle assiste. Elle assure une polyvalence et une continuité de service pour l'assistanat DGAR.
2. Coordonner et garantir un suivi de qualité et réactif des sollicitations adressés au Directeur.trice des ressources humaines et à la Direction.
3. Coordonner et garantir le suivi de qualité des projets que le Directeur.trice des ressources humaines impulse.
4. L'assistante de Direction est le garant de l'image de la Direction et de la personne qu'elle assiste. Elle assure une polyvalence et une continuité de service pour l'assistanat DGAR.
Missions / conditions d'exercice
- Activité 1 : Chargé.e de l'organisation permanente de la vie professionnelle du cadre et suivi de projets et activités de la Direction des Ressources humaines
- Préparer et maîtriser l'agenda, organiser les réunions et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre
- Rappeler les informations importantes et transmettre des messages, garantir et assurer la fiabilité des éléments transmis
- Organiser les déplacements du cadre et les séminaires de la Direction
- Etablir une relation de confiance avec le cadre,
- Intégrer les priorités de la Direction dans la gestion quotidienne des activités d'assistante,
- Gérer l'exécution budgétaire du service pour les commandes de fournitures
- Renseigner les tableaux de suivi des activités de la Direction
- Assurer la communication interne de la Direction
- Activité 2 : Assurer la réalisation et mise en forme de travaux bureautiques et Gestion du courrier
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, publipostage
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers, gestion des parapheurs
- Gérer le courrier entrant/sortant et le circuit courrier, renseigner l'outil de suivi de courrier
- Etre garant des délais et de la qualité de forme et de format des réponses courriers
- Activité 3 : Accueil physique et téléphonique et Organisation et planification des réunions
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- Assurer la suppléance des autres assistantes de direction du service et de la Direction générale adjointe.
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre, tenir les tableaux de bord à jour.
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
- Participer aux réunions avec le directeur.trice et chef.fe de service, organiser le Reporting et rédiger les comptes rendus
- Activité 4 : Chargé.e de coordination administrative :
* Chargé.e et Référent.e de la gestion du COS 38 (Comité des œuvres sociales de l'Isère) pour la métropole (1500 agents) :
- Accueillir et informer les agents sur le COS38
- Accompagnement dans les démarches administratives des agents en difficulté, sens de l'écoute, avoir une grande disponibilité, autonomie
- Gérer et effectuer le suivi des dossiers agents, confidentialité sur situations personnels
- distribution des prestations, responsabilité de valeurs monétaires
- Etablir une relation de confiance avec les agents et le personnel du cos38, diplomatie
- Etre garant de la bonne coordination et de la communication entre toutes les parties prenantes
- Elaboration des outils de Reporting nécessaire et propositions de piste d'amélioration
Contrainte horaire lié à l'activité : permanence hebdomadaire d'accueil et RV individuel
* Chargé.e et Référent.e communication interne de la Direction et Organisation et participation d'évènements liés à la gestion sociale :
- Rédaction et transmission de la liste des nouveaux arrivants à la DG/cabinet et sur Métro sphère. Mise à jour des informations de la Direction sur métrosphère
- Assure toute la coordination de la lette RH en collaboration avec le service COM interne, le directeur.trice et les chefs de service
- Participation à l'élaboration de Métrocourant en lien avec le service COM interne
- Chargé.e de l'organisation et préparation et suivi des marchés de l'événement "noël des enfants de la Métropole ", public difficiles, résistance au stress
- Chargé.e de l'organisation et préparation de l'événement " don du sang " avec l'établissement français du sang : deux collectes dans l'année au sein de nos locaux
- Participations aux vœux du personnel et les vœux VIP el lien avec le service protocole.
* Référent.e documentations de la Direction :
- Connaître les ressources et les prestations du service mutualisé Veille-Documentation et pouvoir en informer la direction
- Relais des informations du service Veille-Doc : procédures pour les abonnements, les achats de livres, les règles de prêt et modalités de connexion à certains sites web
- Communiquer au service Veille-Doc les informations sur l'actualité des dossiers qui se traitent dans les services de la direction
- Préparer et maîtriser l'agenda, organiser les réunions et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre
- Rappeler les informations importantes et transmettre des messages, garantir et assurer la fiabilité des éléments transmis
- Organiser les déplacements du cadre et les séminaires de la Direction
- Etablir une relation de confiance avec le cadre,
- Intégrer les priorités de la Direction dans la gestion quotidienne des activités d'assistante,
- Gérer l'exécution budgétaire du service pour les commandes de fournitures
- Renseigner les tableaux de suivi des activités de la Direction
- Assurer la communication interne de la Direction
- Activité 2 : Assurer la réalisation et mise en forme de travaux bureautiques et Gestion du courrier
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, publipostage
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers, gestion des parapheurs
- Gérer le courrier entrant/sortant et le circuit courrier, renseigner l'outil de suivi de courrier
- Etre garant des délais et de la qualité de forme et de format des réponses courriers
- Activité 3 : Accueil physique et téléphonique et Organisation et planification des réunions
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- Assurer la suppléance des autres assistantes de direction du service et de la Direction générale adjointe.
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre, tenir les tableaux de bord à jour.
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
- Participer aux réunions avec le directeur.trice et chef.fe de service, organiser le Reporting et rédiger les comptes rendus
- Activité 4 : Chargé.e de coordination administrative :
* Chargé.e et Référent.e de la gestion du COS 38 (Comité des œuvres sociales de l'Isère) pour la métropole (1500 agents) :
- Accueillir et informer les agents sur le COS38
- Accompagnement dans les démarches administratives des agents en difficulté, sens de l'écoute, avoir une grande disponibilité, autonomie
- Gérer et effectuer le suivi des dossiers agents, confidentialité sur situations personnels
- distribution des prestations, responsabilité de valeurs monétaires
- Etablir une relation de confiance avec les agents et le personnel du cos38, diplomatie
- Etre garant de la bonne coordination et de la communication entre toutes les parties prenantes
- Elaboration des outils de Reporting nécessaire et propositions de piste d'amélioration
Contrainte horaire lié à l'activité : permanence hebdomadaire d'accueil et RV individuel
* Chargé.e et Référent.e communication interne de la Direction et Organisation et participation d'évènements liés à la gestion sociale :
- Rédaction et transmission de la liste des nouveaux arrivants à la DG/cabinet et sur Métro sphère. Mise à jour des informations de la Direction sur métrosphère
- Assure toute la coordination de la lette RH en collaboration avec le service COM interne, le directeur.trice et les chefs de service
- Participation à l'élaboration de Métrocourant en lien avec le service COM interne
- Chargé.e de l'organisation et préparation et suivi des marchés de l'événement "noël des enfants de la Métropole ", public difficiles, résistance au stress
- Chargé.e de l'organisation et préparation de l'événement " don du sang " avec l'établissement français du sang : deux collectes dans l'année au sein de nos locaux
- Participations aux vœux du personnel et les vœux VIP el lien avec le service protocole.
* Référent.e documentations de la Direction :
- Connaître les ressources et les prestations du service mutualisé Veille-Documentation et pouvoir en informer la direction
- Relais des informations du service Veille-Doc : procédures pour les abonnements, les achats de livres, les règles de prêt et modalités de connexion à certains sites web
- Communiquer au service Veille-Doc les informations sur l'actualité des dossiers qui se traitent dans les services de la direction
Profils recherchés
COMPETENCES :
CONNAISSANCES
Connaissance de l'organisation et des services de la collectivité
Connaissance des techniques d'assistanat
Connaissance des circuits et procédures administratives
Connaissance des logiciels de bureautique
Principes de la prise de note, rédactionnels du compte rendu
SAVOIR FAIRE
Autonomie dans l'organisation du travail
Grande disponibilité auprès du cadre qu'il assiste
Respect des obligations et discrétion et de confidentialité
Qualité de négociation et de médiation
SAVOIR ETRE
Confidentialité, discrétion, sens de l'accueil
Communication, résistance au stress
Sens de l'écoute et relations aux autres, diplomatie
Statut : cadre d'emploi des adjoints administratifs territoriaux
Formation / Diplôme et qualifications nécessaires : Formation supérieure Bac + 2. Assistante Manager
Expérience souhaitée : 2 ans sur un poste similaire
CONNAISSANCES
Connaissance de l'organisation et des services de la collectivité
Connaissance des techniques d'assistanat
Connaissance des circuits et procédures administratives
Connaissance des logiciels de bureautique
Principes de la prise de note, rédactionnels du compte rendu
SAVOIR FAIRE
Autonomie dans l'organisation du travail
Grande disponibilité auprès du cadre qu'il assiste
Respect des obligations et discrétion et de confidentialité
Qualité de négociation et de médiation
SAVOIR ETRE
Confidentialité, discrétion, sens de l'accueil
Communication, résistance au stress
Sens de l'écoute et relations aux autres, diplomatie
Statut : cadre d'emploi des adjoints administratifs territoriaux
Formation / Diplôme et qualifications nécessaires : Formation supérieure Bac + 2. Assistante Manager
Expérience souhaitée : 2 ans sur un poste similaire
Contact et modalités de candidature
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.