Secrétariat général
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O040220700701742
Publiée le 04/07/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
9 PL DE L HOTEL DE VILLE, Soustons (Landes)
Poste à pourvoir le
01/08/2022
Date limite de candidature
25/07/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Suite à une réorganisation de ces services la commune de Soustons recrute un(e) secrétaire - assistant(e) pour sa direction générale des services
Missions / conditions d'exercice
MISSION 1 : Secrétariat de direction
- Assurer l'accueil téléphonique et physique de la direction générale.
- Assurer le traitement journalier du courrier (enregistrement, répartition par service, distribution, ...).
- Participer à la tenue de l'agenda de la direction générale.
- Rappeler les informations importantes à la Direction.
- Assurer la gestion et le suivi du courrier de la direction (relecture, mise en forme, trans-mission enregistrement zeendoc)
- Organiser le classement et l'archivage du service
- Organiser et superviser l " fonctionnement des archives de la mairie.
- Organiser les réunions du DGS (Comité de direction, Réunion d'encadrement, ...).
- Rédiger les comptes rendus des réunions de Direction de Direction Générale
- Renseigner les services sur les procédures applicables.
- S'assurer auprès des services du respect des délais de remise de document ou de ré-ponse aux demandes.
- Gérer le registre des arrêtés municipaux
- Rédiger les courriers de réponse aux doléances des administrés sur al base des élé-ments transmis par le DGS ou les services
- Tenir le registre des Décisions du Maire (art 2122-22 CGCT)
- Gérer (élaborer + diffuser) de l'agenda du weekend des élus (Permanences, événements, cérémonie, numéros utiles)
-
- Suivre et diffuser les tableaux de bord de la DG
- Assister et accompagner le travail du secrétariat de Mme le Maire si besoin au quotidien
- Assurer les remplacements du secrétariat de Mme le Maire en cas d'absence.
MISSION 2 Gestion des conseils municipaux, et des commissions
- Informer les services et les membres
- Recueillir les questions et les notes afférentes à la réunion
- Rappeler les délais aux services
- Convoquer les membres de chacune des instances et s'assurer su Quorum du conseil municipal
- Préparer- Envoyer les dossiers.
- Constituer le dossier de Mme le Maire
- Préparer matériellement la réunion
- Rédiger les délibérations sur la base des textes transmis
- Gérer le traitement des délibérations (signature, télétransmission, affichage, transmission au 1/3, signature des conventions éventuelles,)
- Tenir le registre des délibérations
- Rédiger les comptes-rendus du Conseil Municipal sur la base des notes remises
- Assurer la diffusion des comptes-rendus
- Assurer l'accueil téléphonique et physique de la direction générale.
- Assurer le traitement journalier du courrier (enregistrement, répartition par service, distribution, ...).
- Participer à la tenue de l'agenda de la direction générale.
- Rappeler les informations importantes à la Direction.
- Assurer la gestion et le suivi du courrier de la direction (relecture, mise en forme, trans-mission enregistrement zeendoc)
- Organiser le classement et l'archivage du service
- Organiser et superviser l " fonctionnement des archives de la mairie.
- Organiser les réunions du DGS (Comité de direction, Réunion d'encadrement, ...).
- Rédiger les comptes rendus des réunions de Direction de Direction Générale
- Renseigner les services sur les procédures applicables.
- S'assurer auprès des services du respect des délais de remise de document ou de ré-ponse aux demandes.
- Gérer le registre des arrêtés municipaux
- Rédiger les courriers de réponse aux doléances des administrés sur al base des élé-ments transmis par le DGS ou les services
- Tenir le registre des Décisions du Maire (art 2122-22 CGCT)
- Gérer (élaborer + diffuser) de l'agenda du weekend des élus (Permanences, événements, cérémonie, numéros utiles)
-
- Suivre et diffuser les tableaux de bord de la DG
- Assister et accompagner le travail du secrétariat de Mme le Maire si besoin au quotidien
- Assurer les remplacements du secrétariat de Mme le Maire en cas d'absence.
MISSION 2 Gestion des conseils municipaux, et des commissions
- Informer les services et les membres
- Recueillir les questions et les notes afférentes à la réunion
- Rappeler les délais aux services
- Convoquer les membres de chacune des instances et s'assurer su Quorum du conseil municipal
- Préparer- Envoyer les dossiers.
- Constituer le dossier de Mme le Maire
- Préparer matériellement la réunion
- Rédiger les délibérations sur la base des textes transmis
- Gérer le traitement des délibérations (signature, télétransmission, affichage, transmission au 1/3, signature des conventions éventuelles,)
- Tenir le registre des délibérations
- Rédiger les comptes-rendus du Conseil Municipal sur la base des notes remises
- Assurer la diffusion des comptes-rendus
Profils recherchés
- Vous disposez d'une expérience en secrétariat de direction, vous maitrisez le fonctionnement des communes et leur environnement institutionnel,
- Vous maitrisez les règles d'accueil physique et téléphonique
- Vous êtes en capacité de rédiger des courriers de réponse aux administrés et maitrisez les outils bureautiques,
- Vous êtes doté d'un forte capacité d'adaptation et à gérer les situations de stress
- Vous êtes habitués à travailler en équipe et en transversalité avec l'ensemble des services.
- -Idéalement vous avez une connaissance des règles juridiques d'élaboration des actes administratifs (délibération, arrêté...)
- Vous avez de bonnes qualités relationnelles, vous faites preuve de discrétion, vous être organisé(e) et rigoureux(se) et savez travailler en autonomie
- Vous maitrisez les règles d'accueil physique et téléphonique
- Vous êtes en capacité de rédiger des courriers de réponse aux administrés et maitrisez les outils bureautiques,
- Vous êtes doté d'un forte capacité d'adaptation et à gérer les situations de stress
- Vous êtes habitués à travailler en équipe et en transversalité avec l'ensemble des services.
- -Idéalement vous avez une connaissance des règles juridiques d'élaboration des actes administratifs (délibération, arrêté...)
- Vous avez de bonnes qualités relationnelles, vous faites preuve de discrétion, vous être organisé(e) et rigoureux(se) et savez travailler en autonomie
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Spécificités du poste :
Poste à temps complet
Réunion tardive occasionnelle
Renseignements et candidature : merci d'envoyer un CV et une lettre de motivation
Delphine DEGERT, service ressources humaines : 05 58 41 43.13 - grh@mairie-soustons.fr
Poste à temps complet
Réunion tardive occasionnelle
Renseignements et candidature : merci d'envoyer un CV et une lettre de motivation
Delphine DEGERT, service ressources humaines : 05 58 41 43.13 - grh@mairie-soustons.fr
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE SOUSTONS
>9 PL DE L HOTEL DE VILLE
40140 SOUSTONS
>9 PL DE L HOTEL DE VILLE
40140 SOUSTONS
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.