Assistant de Direction
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Offre n° O049220500646472
Publiée le 23/05/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Département d'environ 815 000 habitants au cœur du Val de Loire, à 1H 30 de Paris et à 45 minutes de Nantes, reposant à la fois sur le dynamisme de ses territoires ruraux et péri-urbains et sur une centralité, Angers, très attractive et toujours classée parmi les villes où il fait très bon vivre.
Environ 2 800 agents territoriaux, assurent des missions de service public pour le Département de Maine-et-Loire. Ils oeuvrent chaque jour à la mise en place de la politique décidée par les conseillers départementaux.
Les métiers exercés par les agents du Département sont très variés et parfois peu connus. Quelques exemples :
Pour les solidarités : médecins, puéricultrices, sages-femmes, assistantes sociales, éducateurs
Pour le territoire : archéologues, cuisiniers, agents de maintenance et d'entretien, jardiniers, dessinateurs, techniciens
L Hôtel du Département, situé au 48B boulevard Foch à Angers, héberge la majorité des services administratifs.
11 Maisons des solidarités dispersées sur tout le département permettent d'offrir un service de proximité aux habitants.
4 Agences techniques départementales regroupent le personnel, le matériel et les équipements des services techniques, en particulier celui des routes.
Environ 2 800 agents territoriaux, assurent des missions de service public pour le Département de Maine-et-Loire. Ils oeuvrent chaque jour à la mise en place de la politique décidée par les conseillers départementaux.
Les métiers exercés par les agents du Département sont très variés et parfois peu connus. Quelques exemples :
Pour les solidarités : médecins, puéricultrices, sages-femmes, assistantes sociales, éducateurs
Pour le territoire : archéologues, cuisiniers, agents de maintenance et d'entretien, jardiniers, dessinateurs, techniciens
L Hôtel du Département, situé au 48B boulevard Foch à Angers, héberge la majorité des services administratifs.
11 Maisons des solidarités dispersées sur tout le département permettent d'offrir un service de proximité aux habitants.
4 Agences techniques départementales regroupent le personnel, le matériel et les équipements des services techniques, en particulier celui des routes.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Angers cedex 9
Poste à pourvoir le
01/08/2022
Date limite de candidature
23/06/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Au sein du secrétariat général (SG) de la Direction générale adjointe Territoires :
Apporter une aide permanente à la Directrice Générale Adjointe en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossier.
Apporter une aide permanente à la Directrice Générale Adjointe en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossier.
Missions / conditions d'exercice
> Activités principales :
* Organisation permanente de la vie professionnelle du DGA en coordination avec les 7 directions associées et le SG : organiser l'agenda et les rendez-vous en fonction des priorités, rappeler des informations importantes et transmettre des messages, coordonner les plannings nécessaires au bon déroulement des activités, suivre les réponses et participer à la maitrise des délais.
* Gestion du courrier du DGA via l'outil spécifique GEC(gestion électronique du courrier) : réception, traitement et suivi.
* Accueil téléphonique et physique au secrétariat de la DGA
*Organisation et planification des réunions de la DGA et gestion de l'agenda via Outlook
* Gestion et suivi des dossiers du DGA. Préparation des fonds de dossier pour les réunions. Archivage selon les procédures en vigueur.
* Suivi des sollicitations du cabinet et diffusion des demandes aux directions via la GEC
* Préparation du calendrier des commissions thématiques de la DGAT
* organisation de la commission Insertion Habitat Logement CIHL : planification des salles, des invitations, téléchargement et impressions des dossiers, ordre du jour, compte rendu
*gestion des agendas pour les congés des directions
*Réalisation et mise en forme de modèles/travaux de bureautique : notes, CR, présentations - classement et archivage
* Suivi de la charte graphique en vigueur
*Animation du réseau des assistantes de direction pour la DGA Territoires et participation aux projets transversaux administratifs de la collectivité - relai avec l'assistante du DGS
Activités secondaires : contribution à l'activité du SG, continuité d'activité, relai sur la commission culture et patrimoine
* Organisation permanente de la vie professionnelle du DGA en coordination avec les 7 directions associées et le SG : organiser l'agenda et les rendez-vous en fonction des priorités, rappeler des informations importantes et transmettre des messages, coordonner les plannings nécessaires au bon déroulement des activités, suivre les réponses et participer à la maitrise des délais.
* Gestion du courrier du DGA via l'outil spécifique GEC(gestion électronique du courrier) : réception, traitement et suivi.
* Accueil téléphonique et physique au secrétariat de la DGA
*Organisation et planification des réunions de la DGA et gestion de l'agenda via Outlook
* Gestion et suivi des dossiers du DGA. Préparation des fonds de dossier pour les réunions. Archivage selon les procédures en vigueur.
* Suivi des sollicitations du cabinet et diffusion des demandes aux directions via la GEC
* Préparation du calendrier des commissions thématiques de la DGAT
* organisation de la commission Insertion Habitat Logement CIHL : planification des salles, des invitations, téléchargement et impressions des dossiers, ordre du jour, compte rendu
*gestion des agendas pour les congés des directions
*Réalisation et mise en forme de modèles/travaux de bureautique : notes, CR, présentations - classement et archivage
* Suivi de la charte graphique en vigueur
*Animation du réseau des assistantes de direction pour la DGA Territoires et participation aux projets transversaux administratifs de la collectivité - relai avec l'assistante du DGS
Activités secondaires : contribution à l'activité du SG, continuité d'activité, relai sur la commission culture et patrimoine
Profils recherchés
Savoirs (connaissances théoriques) :
Missions de la DGA
Vocabulaire professionnel de la DGA
Annuaire de la collectivité et des partenaires
Notions d'organisation et de gestion du temps
Prise de notes, écriture abrégée
Logiciels de bureautique (Word, Excel, Power Point), messagerie électronique (outlook)
Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
Savoir-faire (lié à l'expérience pratique) :
Maîtriser les techniques de secrétariat de direction
Connaître les logiciels spécifiques internes
Organiser son travail de façon autonome avec rigueur et méthode
Etre réactif
Avoir l'esprit de synthèse
Classer les documents de manière simple et accessible
Savoir prendre des initiatives et anticiper dans le cadre des responsabilités confiées
S'adapter à l'environnement de travail et à ses évolutions
Savoir procédural (procédures) :
Organigramme du Conseil départemental de Maine-et-Loire
Fonctionnement des services et des directions de la collectivité
Circuits et procédures administratifs
Chartre graphique départementale
Savoir relationnel (relations humaines) :
Avoir le sens de la discrétion et des relations humaines
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
S'adapter à des publics divers
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Communiquer : conseiller les agents ou les usagers, aisance relationnelle, être à l'écoute, disponibilité
Avoir l'esprit d'équipe et posséder de bonnes capacités de communication
Capacité d'adaptation aux évolutions :
- Organisationnelles et managériales
- Institutionnelles et règlementaires
- Techniques et technologiques
Missions de la DGA
Vocabulaire professionnel de la DGA
Annuaire de la collectivité et des partenaires
Notions d'organisation et de gestion du temps
Prise de notes, écriture abrégée
Logiciels de bureautique (Word, Excel, Power Point), messagerie électronique (outlook)
Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
Savoir-faire (lié à l'expérience pratique) :
Maîtriser les techniques de secrétariat de direction
Connaître les logiciels spécifiques internes
Organiser son travail de façon autonome avec rigueur et méthode
Etre réactif
Avoir l'esprit de synthèse
Classer les documents de manière simple et accessible
Savoir prendre des initiatives et anticiper dans le cadre des responsabilités confiées
S'adapter à l'environnement de travail et à ses évolutions
Savoir procédural (procédures) :
Organigramme du Conseil départemental de Maine-et-Loire
Fonctionnement des services et des directions de la collectivité
Circuits et procédures administratifs
Chartre graphique départementale
Savoir relationnel (relations humaines) :
Avoir le sens de la discrétion et des relations humaines
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
S'adapter à des publics divers
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Communiquer : conseiller les agents ou les usagers, aisance relationnelle, être à l'écoute, disponibilité
Avoir l'esprit d'équipe et posséder de bonnes capacités de communication
Capacité d'adaptation aux évolutions :
- Organisationnelles et managériales
- Institutionnelles et règlementaires
- Techniques et technologiques
Contact
Lien de candidature
Informations complémentaires
Retrouvez la fiche de poste détaillée et postulez en ligne sur : https://www.maine-et-loire.fr/aides-et-services/offres-de-linstitution/offres-demploi
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.