* Accueil physique, téléphonique et numérique des usagers.
* Gestion de l'état-civil, du cimetière.
* Secrétariat : rédaction de courriers, convocations, prise de réservation de salles communales er rédaction des conventions correspondantes.
* Instruction des dossiers de Cartes Nationales d'Identité et des passeports

Poste à temps complet ;
Travail principalement sur un site (Châteauneuf-sur-Sarthe), renfort ponctuel sur les autres communes déléguées ;
Déplacements ponctuels sur le territoire de la commune nouvelle (permis B requis) ;
Travail le samedi selon planning.

­Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public:
- accueillir le public sur place ou par téléphone, assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité (posture de l'agent et organisation matérielle de l'espace d'accueil) ;
- renseigner le public sur place, par téléphone ou par mail dans un souci d'efficacité;
- recevoir, filtrer et orienter les appels, identifier et gérer la demande et son degré d'urgence ;
- orienter le public vers les différents services : renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité, orienter le public vers les services ou organismes compétents.

­État civil :
- rédaction des actes d'état civil, délivrance des copies ou extraits d'acte d'état civil et livrets de famille, mentions marginales;
- réception des dossiers d'attestation d'accueil et préparation de leur instruction;
- préparer, instruire toute demande d'enregistrement, modification ou dissolution de PACS;
- préparer, instruire toute demande liée à l'état civil.

Élections :
- réceptionner et transmettre au référent élection les demandes d'inscription sur la liste électorale;
- aider aux tâches administratives relatives à l'organisation des élections (renfort éventuel le jour des élections).

Secrétariat général de la commune déléguée et gestion des moyens matériels de la commune :
- délivrance des attestations de recensement citoyen ;
- enregistrer la réservation des salles de la collectivité, tenir le planning et établir les conventions correspondantes ;
- afficher les arrêtés temporaires en lien avec les services techniques ;
- procéder à l'affichage légal ;
- noter les réclamations en récoltant les informations requises : identité et coordonnées du demandeur, objet de la réclamation et transmettre aux services concernés ou au maire délégué ;
- gérer le courrier : réceptionner, distribuer et expédier le courrier. Tenir les registres de courrier " " départ " et " arrivée ". Assurer le traitement des courriers départ : mettre sous pli et affranchir ;
- centraliser les besoins en fournitures et équipements de bureautique pour la mairie déléguée en vue de la commande par le service ressource de la mairie ;
- assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l'agent.

Assurer la gestion du cimetière :
- assurer la gestion et le suivi des concessions: vente, renouvellement, conversion, reprises, mise à jour du registre, autorisations pour inhumation/exhumation ;
- réceptionner, contrôler les demandes de travaux des entreprises de marbrerie qui souhaitent intervenir.

SAVOIRS ET SAVOIRS-FAIRE:
Bonnes connaissances dans les domaines de l'état civil et du funéraire
Connaissance des outils informatiques et bureautiques (Outlook, Word, Excel)
La maîtrise du logiciel de gestion de l'état-civil Berger Levrault serait appréciée
Connaissance du fonctionnement et des missions d'une commune
Maîtrise des techniques d'accueil du public
La maîtrise de l'instruction des dossiers CNI/Passeports serait fortement appréciée

SAVOIR ÊTRE :
Réserve et discrétion
Respect de la confidentialité
Aptitude à travailler en équipe
Assiduité et ponctualité
Être rigoureux et organisé, capacité d'autonomie, rendre compte,
Capacité à être polyvalent,
Sens du service public, qualité d'écoute et d'adaptation