Assistant de direction au secrétariat de direction générale (h/f)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O050221100858311
Publiée le 25/11/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Maison du département - direction des ressources humaines, Saint-Lô (Manche)
Poste à pourvoir le
01/02/2023
Date limite de candidature
09/12/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Collaborateur(trice) direct(e) de deux Directeurs(trices) Généraux(ales) Adjoints(es) (DGA) sur les quatre que compte la direction générale, vous travaillez en étroite collaboration avec le binôme en charge des 2 autres DGA et avec l'assistante du Directeur Général des Services (DGS). Vous êtes chargé(e) d'apporter aux DGA un appui permanent et proactif dans l'organisation de leurs activités professionnelles et d'assurer une fonction ressource pour garantir le respect des échéances et la qualité des documents produits par les directions métiers.
Les directions générales adjointes sont en charge respectivement de l'action sociale, des affaires générales et numérique, de l'appui au territoire et de l'attractivité et enfin des sujets nature et infrastructures.
Les directions générales adjointes sont en charge respectivement de l'action sociale, des affaires générales et numérique, de l'appui au territoire et de l'attractivité et enfin des sujets nature et infrastructures.
Missions / conditions d'exercice
Activités principales :
¤ Organiser l'activité professionnelle des Directeurs Généraux Adjoints :
- Assurer le secrétariat de deux Directeurs(trices) Généraux(ales) Adjoints(es),
- Organiser l'agenda et hiérarchiser les priorités,
- Gérer, filtrer les appels téléphoniques et assurer l'accueil physique des différents interlocuteurs internes et externes,
- Identifier et sélectionner les informations importantes et prendre l'initiative de partager l'information,
- Maîtriser et faire respecter la charte Domino sur tout document produit par les services des directions générales adjointes,
- Arbitrer le format de réunions (participants, lieu, visio ou audioconférence...) pour optimiser le temps de chacun,
- Prendre des notes, élaborer des comptes rendus et mettre en forme tout type de courriers et documents,
- Structurer le classement quotidien et le versement aux archives aussi bien papier que numérique dans le respect du protocole d'archivage mis en place dans la collectivité.
¤ Assurer une fonction ressource pour la bonne marche de la(des) direction(s) générale(s) adjointe(s) :
- Assurer la gestion du courrier (départ et arrivée) et la gestion des parafeurs soumis à la signature de l'exécutif, dans le respect du processus décisionnel (notes, courriers, courriers réservés, demandes signalées, rapports...),
- Assurer un rôle de conseil, d'alerte et de contrôle auprès des assistantes de direction métiers pour le respect des délais dans le suivi des dossiers (remise de rapport, réponse aux courriers, transmission de notes...) et faire respecter la charte Domino,
- Garantir la réalisation et assurer le suivi des dossiers à produire pour l'exécutif en respectant des échéances, la qualité rédactionnelle et l'accès rapide à l'information,
- Avoir un rôle d'interface en lien étroit avec l'assistante du DGS entre le Cabinet et les directions métiers : régulation et hiérarchisation des priorités,
- Préparer et organiser les réunions de comités de direction générale adjointe (convocation, préparation des dossiers, rédaction de comptes rendus et diffusion après validation),
- Exploiter les tableaux de suivi d'activité du service (courriers réservés, demandes signalées, plan d'action " projet "),
- Renseigner les espaces de classement partagés (cloud).
¤ Garantir la qualité du service du secrétariat de la direction générale :
- S'inscrire dans un binôme d'assistant(e) de direction au secrétariat de la direction générale afin de pouvoir garantir la continuité du service (remplacement pendant les absences, travail en polyvalence...), le partage d'information, l'uniformisation des pratiques et la cohésion d'équipe,
- S'inscrire dans le Projet de service de la direction générale et intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat.
¤ Organiser l'activité professionnelle des Directeurs Généraux Adjoints :
- Assurer le secrétariat de deux Directeurs(trices) Généraux(ales) Adjoints(es),
- Organiser l'agenda et hiérarchiser les priorités,
- Gérer, filtrer les appels téléphoniques et assurer l'accueil physique des différents interlocuteurs internes et externes,
- Identifier et sélectionner les informations importantes et prendre l'initiative de partager l'information,
- Maîtriser et faire respecter la charte Domino sur tout document produit par les services des directions générales adjointes,
- Arbitrer le format de réunions (participants, lieu, visio ou audioconférence...) pour optimiser le temps de chacun,
- Prendre des notes, élaborer des comptes rendus et mettre en forme tout type de courriers et documents,
- Structurer le classement quotidien et le versement aux archives aussi bien papier que numérique dans le respect du protocole d'archivage mis en place dans la collectivité.
¤ Assurer une fonction ressource pour la bonne marche de la(des) direction(s) générale(s) adjointe(s) :
- Assurer la gestion du courrier (départ et arrivée) et la gestion des parafeurs soumis à la signature de l'exécutif, dans le respect du processus décisionnel (notes, courriers, courriers réservés, demandes signalées, rapports...),
- Assurer un rôle de conseil, d'alerte et de contrôle auprès des assistantes de direction métiers pour le respect des délais dans le suivi des dossiers (remise de rapport, réponse aux courriers, transmission de notes...) et faire respecter la charte Domino,
- Garantir la réalisation et assurer le suivi des dossiers à produire pour l'exécutif en respectant des échéances, la qualité rédactionnelle et l'accès rapide à l'information,
- Avoir un rôle d'interface en lien étroit avec l'assistante du DGS entre le Cabinet et les directions métiers : régulation et hiérarchisation des priorités,
- Préparer et organiser les réunions de comités de direction générale adjointe (convocation, préparation des dossiers, rédaction de comptes rendus et diffusion après validation),
- Exploiter les tableaux de suivi d'activité du service (courriers réservés, demandes signalées, plan d'action " projet "),
- Renseigner les espaces de classement partagés (cloud).
¤ Garantir la qualité du service du secrétariat de la direction générale :
- S'inscrire dans un binôme d'assistant(e) de direction au secrétariat de la direction générale afin de pouvoir garantir la continuité du service (remplacement pendant les absences, travail en polyvalence...), le partage d'information, l'uniformisation des pratiques et la cohésion d'équipe,
- S'inscrire dans le Projet de service de la direction générale et intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat.
Profils recherchés
¤ Compétences :
- Connaître l'environnement administratif et organisationnel du conseil départemental,
- Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique
- Connaître le cadre réglementaire et les procédures d'archivage des documents (formation possible si nécessaire)
- Capacité à organiser et à gérer des événements en totale autonomie
- Capacité à gérer, organiser les dossiers en hiérarchisant les priorités
- Savoir utiliser les fonctionnalités des outils bureautiques (word, excel)
- Savoir utiliser les fonctionnalités de outils de communication (internet, intranet, outlook..)
- Maîtriser les fonctionnalités de logiciels spécifiques liées au poste (Tempo, Letterbox, A.I.R.S. Délib, Paraf'Clic, ...) et outils de visio-conférence (Teams, GoToMeeting, ...) (formation possible si nécessaire)
- Savoir rédiger des documents administratifs élaborés (notes, courriers, rapports...)
- Savoir élaborer et mettre à jour des tableaux de bord et autres outils de suivi
¤ Profil :
- Avoir le sens du service public et du respect des obligations des fonctionnaires (discrétion, réserve, loyauté...)
- Sens de la confidentialité et de la discrétion
- Capacité d'autonomie et de rigueur dans l'organisation du travail
- Capacité d'initiative et de proactivité
- Savoir travailler en équipe
- Savoir gérer les urgences et le stress
________________________________________
Spécificités liées au poste
Cycle de travail particulier:
o Durée hebdomadaire de référence : 39 h 00
o Horaires de travail : Amplitude horaire : 8H30-12H30 / 13H30-18H00 (planning organisé entre les deux assistantes)
o Disponibilité : passer d'une priorité à l'autre, adapter ponctuellement ses horaires aux urgences, s'adapter aux contraintes de permanence du secrétariat de direction générale, ...
- Connaître l'environnement administratif et organisationnel du conseil départemental,
- Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique
- Connaître le cadre réglementaire et les procédures d'archivage des documents (formation possible si nécessaire)
- Capacité à organiser et à gérer des événements en totale autonomie
- Capacité à gérer, organiser les dossiers en hiérarchisant les priorités
- Savoir utiliser les fonctionnalités des outils bureautiques (word, excel)
- Savoir utiliser les fonctionnalités de outils de communication (internet, intranet, outlook..)
- Maîtriser les fonctionnalités de logiciels spécifiques liées au poste (Tempo, Letterbox, A.I.R.S. Délib, Paraf'Clic, ...) et outils de visio-conférence (Teams, GoToMeeting, ...) (formation possible si nécessaire)
- Savoir rédiger des documents administratifs élaborés (notes, courriers, rapports...)
- Savoir élaborer et mettre à jour des tableaux de bord et autres outils de suivi
¤ Profil :
- Avoir le sens du service public et du respect des obligations des fonctionnaires (discrétion, réserve, loyauté...)
- Sens de la confidentialité et de la discrétion
- Capacité d'autonomie et de rigueur dans l'organisation du travail
- Capacité d'initiative et de proactivité
- Savoir travailler en équipe
- Savoir gérer les urgences et le stress
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Spécificités liées au poste
Cycle de travail particulier:
o Durée hebdomadaire de référence : 39 h 00
o Horaires de travail : Amplitude horaire : 8H30-12H30 / 13H30-18H00 (planning organisé entre les deux assistantes)
o Disponibilité : passer d'une priorité à l'autre, adapter ponctuellement ses horaires aux urgences, s'adapter aux contraintes de permanence du secrétariat de direction générale, ...
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Personne à contacter pour les renseignements sur le poste :
Josiane Mauger, assistante du DGS responsable du secrétariat de direction générale, 02 33 05 99 82
Ugo Paris, DGA Action sociale à partir du 1/01/2023, 07 62 08 13 22
Personne à contacter pour les renseignements administratifs :
Valérie Hoarau, référente recrutement, 02 33 05 95 42
Candidature (curriculum vitae + lettre de motivation) à adresser à :
Monsieur le Président du conseil départemental de la Manche
Direction des Ressources humaines
Conseil départemental de la Manche
50050 Saint-Lô cedex
Contact : recrutement@manche.fr
Josiane Mauger, assistante du DGS responsable du secrétariat de direction générale, 02 33 05 99 82
Ugo Paris, DGA Action sociale à partir du 1/01/2023, 07 62 08 13 22
Personne à contacter pour les renseignements administratifs :
Valérie Hoarau, référente recrutement, 02 33 05 95 42
Candidature (curriculum vitae + lettre de motivation) à adresser à :
Monsieur le Président du conseil départemental de la Manche
Direction des Ressources humaines
Conseil départemental de la Manche
50050 Saint-Lô cedex
Contact : recrutement@manche.fr
Adresse de l'employeur
CONSEIL DEPARTEMENTAL DE LA MANCHE
>Maison du département
50050 Saint-lo
>Maison du département
50050 Saint-lo
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.