Collaborateur(trice) direct(e) de deux Directeurs(trices) Généraux(ales) Adjoints(es) (DGA) sur les quatre que compte la direction générale, vous travaillez en étroite collaboration avec le binôme en charge des 2 autres DGA et avec l'assistante du Directeur Général des Services (DGS). Vous êtes chargé(e) d'apporter aux DGA un appui permanent et proactif dans l'organisation de leurs activités professionnelles et d'assurer une fonction ressource pour garantir le respect des échéances et la qualité des documents produits par les directions métiers.
Les directions générales adjointes sont en charge respectivement de l'action sociale, des affaires générales et numérique, de l'appui au territoire et de l'attractivité et enfin des sujets nature et infrastructures.

Activités principales :
¤ Organiser l'activité professionnelle des Directeurs Généraux Adjoints :
- Assurer le secrétariat de deux Directeurs(trices) Généraux(ales) Adjoints(es),
- Organiser l'agenda et hiérarchiser les priorités,
- Gérer, filtrer les appels téléphoniques et assurer l'accueil physique des différents interlocuteurs internes et externes,
- Identifier et sélectionner les informations importantes et prendre l'initiative de partager l'information,
- Maîtriser et faire respecter la charte Domino sur tout document produit par les services des directions générales adjointes,
- Arbitrer le format de réunions (participants, lieu, visio ou audioconférence...) pour optimiser le temps de chacun,
- Prendre des notes, élaborer des comptes rendus et mettre en forme tout type de courriers et documents,
- Structurer le classement quotidien et le versement aux archives aussi bien papier que numérique dans le respect du protocole d'archivage mis en place dans la collectivité.


¤ Assurer une fonction ressource pour la bonne marche de la(des) direction(s) générale(s) adjointe(s) :
- Assurer la gestion du courrier (départ et arrivée) et la gestion des parafeurs soumis à la signature de l'exécutif, dans le respect du processus décisionnel (notes, courriers, courriers réservés, demandes signalées, rapports...),
- Assurer un rôle de conseil, d'alerte et de contrôle auprès des assistantes de direction métiers pour le respect des délais dans le suivi des dossiers (remise de rapport, réponse aux courriers, transmission de notes...) et faire respecter la charte Domino,
- Garantir la réalisation et assurer le suivi des dossiers à produire pour l'exécutif en respectant des échéances, la qualité rédactionnelle et l'accès rapide à l'information,
- Avoir un rôle d'interface en lien étroit avec l'assistante du DGS entre le Cabinet et les directions métiers : régulation et hiérarchisation des priorités,
- Préparer et organiser les réunions de comités de direction générale adjointe (convocation, préparation des dossiers, rédaction de comptes rendus et diffusion après validation),
- Exploiter les tableaux de suivi d'activité du service (courriers réservés, demandes signalées, plan d'action " projet "),
- Renseigner les espaces de classement partagés (cloud).

¤ Garantir la qualité du service du secrétariat de la direction générale :
- S'inscrire dans un binôme d'assistant(e) de direction au secrétariat de la direction générale afin de pouvoir garantir la continuité du service (remplacement pendant les absences, travail en polyvalence...), le partage d'information, l'uniformisation des pratiques et la cohésion d'équipe,
- S'inscrire dans le Projet de service de la direction générale et intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat.

¤ Compétences :
- Connaître l'environnement administratif et organisationnel du conseil départemental,
- Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique
- Connaître le cadre réglementaire et les procédures d'archivage des documents (formation possible si nécessaire)
- Capacité à organiser et à gérer des événements en totale autonomie
- Capacité à gérer, organiser les dossiers en hiérarchisant les priorités
- Savoir utiliser les fonctionnalités des outils bureautiques (word, excel)
- Savoir utiliser les fonctionnalités de outils de communication (internet, intranet, outlook..)
- Maîtriser les fonctionnalités de logiciels spécifiques liées au poste (Tempo, Letterbox, A.I.R.S. Délib, Paraf'Clic, ...) et outils de visio-conférence (Teams, GoToMeeting, ...) (formation possible si nécessaire)
- Savoir rédiger des documents administratifs élaborés (notes, courriers, rapports...)
- Savoir élaborer et mettre à jour des tableaux de bord et autres outils de suivi

¤ Profil :
- Avoir le sens du service public et du respect des obligations des fonctionnaires (discrétion, réserve, loyauté...)
- Sens de la confidentialité et de la discrétion
- Capacité d'autonomie et de rigueur dans l'organisation du travail
- Capacité d'initiative et de proactivité
- Savoir travailler en équipe
- Savoir gérer les urgences et le stress

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Spécificités liées au poste
Cycle de travail particulier:
o Durée hebdomadaire de référence : 39 h 00
o Horaires de travail : Amplitude horaire : 8H30-12H30 / 13H30-18H00 (planning organisé entre les deux assistantes)
o Disponibilité : passer d'une priorité à l'autre, adapter ponctuellement ses horaires aux urgences, s'adapter aux contraintes de permanence du secrétariat de direction générale, ...