Assistant de direction (H/F)
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Offre n° O052211000432290
Publiée le 21/10/2021
Synthèse de l'offre
Employeur
Nos coordonnées de recrutement :
contact.recrutement@haute-marne.fr
ou
0325328888 (demander le service recrutement)
S'installer en Haute-Marne (bienvenue-hautemarne.fr):
Située dans la région Grand Est, la Haute-Marne se situe au croisement de l'A5 et de l'A31, à 1h de Dijon et de Troyes, à 2h10 de Paris et de Lyon.
Sur les routes, dans les collèges, dans les domaines du social, du médico-social, de la culture, de l'administration, de l'environnement...les secteurs d'activités sont nombreux à recruter au sein du Conseil départemental de la Haute-Marne.
Plus de 1 100 agents sont mobilisés sur l'ensemble du territoire, exerçant une centaine de métiers différents, pour répondre aux diverses compétences du Département en matière de :
x Santé - solidarités - culture : centre de médecine, accompagnement des populations (petite-enfance, protection de l'enfance, séniors, handicapés, insertion professionnelle...) ou encore les assistants familiaux
x Aménagement du territoire : entretien et développement des réseaux routiers, entretien du patrimoine ou encore de l' environnement.
x Ressources et moyens : la comptabilité, la gestion, le secrétariat et assistanat, l'informatique, la communication, mais aussi dans les collèges avec les cuisiniers, les agents d'entretien et les agents de maintenance ....
Le Conseil départemental recrute régulièrement : Candidater - Conseil départemental de la Haute-Marne
Pour tout savoir sur les missions et l'organisation du Département : www.haute-marne.fr
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ou
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S'installer en Haute-Marne (bienvenue-hautemarne.fr):
Située dans la région Grand Est, la Haute-Marne se situe au croisement de l'A5 et de l'A31, à 1h de Dijon et de Troyes, à 2h10 de Paris et de Lyon.
Sur les routes, dans les collèges, dans les domaines du social, du médico-social, de la culture, de l'administration, de l'environnement...les secteurs d'activités sont nombreux à recruter au sein du Conseil départemental de la Haute-Marne.
Plus de 1 100 agents sont mobilisés sur l'ensemble du territoire, exerçant une centaine de métiers différents, pour répondre aux diverses compétences du Département en matière de :
x Santé - solidarités - culture : centre de médecine, accompagnement des populations (petite-enfance, protection de l'enfance, séniors, handicapés, insertion professionnelle...) ou encore les assistants familiaux
x Aménagement du territoire : entretien et développement des réseaux routiers, entretien du patrimoine ou encore de l' environnement.
x Ressources et moyens : la comptabilité, la gestion, le secrétariat et assistanat, l'informatique, la communication, mais aussi dans les collèges avec les cuisiniers, les agents d'entretien et les agents de maintenance ....
Le Conseil départemental recrute régulièrement : Candidater - Conseil départemental de la Haute-Marne
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Site web de l'employeur
Lieu de travail
Chaumont
Poste à pourvoir le
01/12/2021
Date limite de candidature
21/11/2021
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Au sein de la direction des ressources humaines, sous l'autorité hiérarchique du/de la directeur/trice des ressources humaines, la ou l'assistant(e) de direction apporte une aide permanente au/à la directeur/trice en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers (fiche C1E/12 du CNFPT).
Missions / conditions d'exercice
- accueil téléphonique/physique et traitement des messages électroniques :
o orientation et conseil dans leurs démarches des interlocuteurs internes et externes qui formulent une demande (dont transmission de message aux services gestionnaires)
- suivi des projets et activités de la direction :
o Suivi du courrier " arrivée " de la direction (y compris messages électroniques), répartition (y compris copie pour information), distribution,
o Suivi des suites données au courrier " réservé ",
o Gestion et suivi du portail agent (accusé réception des informations, affectation des demandes, suivi des demandes, exploitation statistiques des demandes et bilan régulier de l'utilisation (agents et gestionnaires))
o Suivi des suites à donner évoquées en comité de direction générale (relevé de décisions concernant la direction établie par la directrice)
o Suivi des dossiers présentés en commission permanente et en conseil départemental : gestion et suivi du parapheur navette de la direction (dont respect des échéances par les rédacteurs, vérification de la complétude des dossiers (documents de travail), transmission des délibérations exécutoires pour suites à donner aux services instructeurs de la direction),
o Suivi de la complétude des dossiers et des suites à donner aux instances paritaires (CT, CHSCT, CAP) : tableau de synthèse de restitution à la suite des séances en attente des PV notifiés, suivi de la diffusion des procès-verbaux (notamment sur intranet),
o Suivi des suites à donner évoquées en réunion trimestrielle du dialogue social,
o Gestion de l'intendance de la direction (fournitures, mobilier,...)
o Gestion de la remise des titres repas pour la direction
o Gestion de la distribution et de la mise sous pli des bulletins de paie et de la lettre interne (Cabinet du Président)
o Instruction du dossier des médailles et de la cérémonie de remise
- organisation et planification des réunions :
o Planification, préparation et organisation des réunions des chefs de service et chargé de projet de la direction (tenue/suivi du dossier dématérialisé de la réunion, réservation salle et organisation matérielle, convocation, rédaction de l'ordre du jour, préparation des documents de présentation (fiche de synthèse, diaporama,...), vérification de la complétude des dossiers, prise de note en réunion, rédaction et diffusion du compte-rendu,
o Planification, préparation et organisation des réunions trimestrielles du dialogue social (tenue/suivi du dossier dématérialisé de la réunion, recueil des points à inscrire à l'ordre du jour, rédaction de l'ordre du jour, préparation de diaporama, vérification de la complétude des dossiers, réservation salle et organisation matérielle, convocation (notamment information de la hiérarchie des agents), prise de note en réunion et diffusion du compte-rendu,
- réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
o préparation et diffusion des notes de service de la direction,
o préparation des dossiers de la direction présentés en Ire commission,
o Réunions thématiques de la direction générale : préparation des documents de présentation (fiche de synthèse, diaporama,...),
o En cas de besoin, secrétariat d'appui pour les services de la DRH
- organisation de la vie professionnelle du directeur :
o Tenue de l'agenda, prise de rendez-vous, rappel des informations importantes et transmission de messages,
o Organisation des déplacements,
o Suivi des plannings prévisionnels d'activités des services (planification instances paritaires, des groupes de travail, des projets de la direction,...)
o Planification et suivi des points hebdomadaires avec les chefs de service et chargé de projet, de la direction
o Planification et suivi des entretiens professionnels avec les chefs de service et chargé de projet, de la direction
o Suivi de la planification des congés des chefs de service de la direction (et des suppléances par les chefs de service adjoint)
- toute mission ponctuelle confiée par le directeur
- Suppléance de l'assistante de direction générale
o orientation et conseil dans leurs démarches des interlocuteurs internes et externes qui formulent une demande (dont transmission de message aux services gestionnaires)
- suivi des projets et activités de la direction :
o Suivi du courrier " arrivée " de la direction (y compris messages électroniques), répartition (y compris copie pour information), distribution,
o Suivi des suites données au courrier " réservé ",
o Gestion et suivi du portail agent (accusé réception des informations, affectation des demandes, suivi des demandes, exploitation statistiques des demandes et bilan régulier de l'utilisation (agents et gestionnaires))
o Suivi des suites à donner évoquées en comité de direction générale (relevé de décisions concernant la direction établie par la directrice)
o Suivi des dossiers présentés en commission permanente et en conseil départemental : gestion et suivi du parapheur navette de la direction (dont respect des échéances par les rédacteurs, vérification de la complétude des dossiers (documents de travail), transmission des délibérations exécutoires pour suites à donner aux services instructeurs de la direction),
o Suivi de la complétude des dossiers et des suites à donner aux instances paritaires (CT, CHSCT, CAP) : tableau de synthèse de restitution à la suite des séances en attente des PV notifiés, suivi de la diffusion des procès-verbaux (notamment sur intranet),
o Suivi des suites à donner évoquées en réunion trimestrielle du dialogue social,
o Gestion de l'intendance de la direction (fournitures, mobilier,...)
o Gestion de la remise des titres repas pour la direction
o Gestion de la distribution et de la mise sous pli des bulletins de paie et de la lettre interne (Cabinet du Président)
o Instruction du dossier des médailles et de la cérémonie de remise
- organisation et planification des réunions :
o Planification, préparation et organisation des réunions des chefs de service et chargé de projet de la direction (tenue/suivi du dossier dématérialisé de la réunion, réservation salle et organisation matérielle, convocation, rédaction de l'ordre du jour, préparation des documents de présentation (fiche de synthèse, diaporama,...), vérification de la complétude des dossiers, prise de note en réunion, rédaction et diffusion du compte-rendu,
o Planification, préparation et organisation des réunions trimestrielles du dialogue social (tenue/suivi du dossier dématérialisé de la réunion, recueil des points à inscrire à l'ordre du jour, rédaction de l'ordre du jour, préparation de diaporama, vérification de la complétude des dossiers, réservation salle et organisation matérielle, convocation (notamment information de la hiérarchie des agents), prise de note en réunion et diffusion du compte-rendu,
- réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
o préparation et diffusion des notes de service de la direction,
o préparation des dossiers de la direction présentés en Ire commission,
o Réunions thématiques de la direction générale : préparation des documents de présentation (fiche de synthèse, diaporama,...),
o En cas de besoin, secrétariat d'appui pour les services de la DRH
- organisation de la vie professionnelle du directeur :
o Tenue de l'agenda, prise de rendez-vous, rappel des informations importantes et transmission de messages,
o Organisation des déplacements,
o Suivi des plannings prévisionnels d'activités des services (planification instances paritaires, des groupes de travail, des projets de la direction,...)
o Planification et suivi des points hebdomadaires avec les chefs de service et chargé de projet, de la direction
o Planification et suivi des entretiens professionnels avec les chefs de service et chargé de projet, de la direction
o Suivi de la planification des congés des chefs de service de la direction (et des suppléances par les chefs de service adjoint)
- toute mission ponctuelle confiée par le directeur
- Suppléance de l'assistante de direction générale
Profils recherchés
Compétences et connaissances requises :
- connaissance des missions, de l'organisation et du fonctionnement de la collectivité et de la direction en particulier,
- connaissance des droits et devoirs des usagers et des agents de la fonction publique,
- maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Airs délib, Xparaph, internet, intranet,...)
Qualités requises :
- qualités relationnelles
- qualités rédactionnelles
- rigueur, méthode, sens de l'organisation, autonomie, sens des initiatives et des responsabilités
- aptitude à communiquer et à travailler en équipe et en transversalité
- devoir de réserve et sens du service public
- discrétion professionnelle
Informations complémentaires :
Les plus : Tickets restaurants, association amicale.
Organisation de travail : Travail sur 5 jours en moyenne, 39h00, avec amplitude variable en fonction des obligations du service public. Horaires fixes : 09h00-11h30 14h15-16h45 et le vendredi 16h00. 17 jours RTT et 25 jours de congés annuels.
- connaissance des missions, de l'organisation et du fonctionnement de la collectivité et de la direction en particulier,
- connaissance des droits et devoirs des usagers et des agents de la fonction publique,
- maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Airs délib, Xparaph, internet, intranet,...)
Qualités requises :
- qualités relationnelles
- qualités rédactionnelles
- rigueur, méthode, sens de l'organisation, autonomie, sens des initiatives et des responsabilités
- aptitude à communiquer et à travailler en équipe et en transversalité
- devoir de réserve et sens du service public
- discrétion professionnelle
Informations complémentaires :
Les plus : Tickets restaurants, association amicale.
Organisation de travail : Travail sur 5 jours en moyenne, 39h00, avec amplitude variable en fonction des obligations du service public. Horaires fixes : 09h00-11h30 14h15-16h45 et le vendredi 16h00. 17 jours RTT et 25 jours de congés annuels.
Contact
Lien de candidature
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation + curriculum vitae) à :
contact.recrutement@haute-marne.fr
À Monsieur le Président - Conseil Départemental de la Haute-Marne - 1, rue du Commandant Hugueny - 52000 Chaumont
contact.recrutement@haute-marne.fr
À Monsieur le Président - Conseil Départemental de la Haute-Marne - 1, rue du Commandant Hugueny - 52000 Chaumont
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.