Missions principales du poste :

Collaborateur(trice) direct(e) de la Directrice adjointe à l'Autonomie, déléguée à la MDPH, le/la chef de service " Accueil-Instruction Archivage et numérisation " est responsable de l'encadrement et de l'animation des équipes d'accueil, instruction et archivage.
Il/elle assure le management de son service, en fédérant une équipe composée de 16 agents dans une approche transversale.

En collaboration permanente avec le/la chef de service " évaluation ", et sous la responsabilité de la Direction de la MDPH, il/elle veille à la gestion administrative des demandes des usagers.

Il/elle encadre les agents du service et accompagne les équipes dans les missions qui leur incombent, définit les priorités avec notamment pour objectifs :
* le déploiement d'un accueil axé sur l'accompagnement des usagers dans leurs démarches
* la montée en compétence des agents instructeurs vers les missions de pré-évaluation en articulation étroite avec le service évaluation de la MDPH
* de dématérialisation et de numérisation des dossiers usagers qui s'inscrira dans le projet général de déploiement de l'outil départemental GED (gestion électronique des documents)

Missions transversales du poste :
* Gestion des ressources humaines : Planifier et organiser l'activité et ajuster les moyens en lien avec son équipe selon les priorités définies en Direction. À ce titre, il/elle accompagne individuellement les agents dans leur travail quotidien (participation au recrutement des agents de son service, prise de fonction, congés, absences, remplacements, difficultés particulières, etc.). Il/elle est force de propositions quant à l'organisation et propose éventuellement les sanctions disciplinaires.
* Garantit l'information et la communication auprès des agents du service, organise les missions du service et anime les réunions de service, évalue l'atteinte des objectifs fixés
* Élabore des outils de pilotage et de suivi de l'activité, établit des guides et fiches de procédures, des référentiels de pratique en lien avec l'équipe. À ce titre, il/elle contribue à la mise à jour du référentiel métier qualité de service (RMQS)
* Évalue la qualité du service à travers la mise en place d'indicateurs de qualité (ex : délai d'instruction, homogénéité des pratiques) et, en lien avec la Direction, il/elle définit et fait évoluer les missions des collaborateurs, les objectifs à atteindre.
* Accompagne le travail de dialogue partenarial au sein des différentes instances de gouvernance et de travail (COMEX, CDAPH, CNSA...), salons, évènements
* Contribue au déploiement de la GED au sein de la MDPH
* Peut être amené(e) à rencontrer les usagers en prise de relai des agents, sur des situations sensibles
* En tant que membre de la direction de la MDPH, il/elle contribue à l'élaboration budgétaire de la MDPH, participe à la rédaction du rapport d'activité et contribue à l'évolution des objectifs de la MDPH en lien avec l'évolution des besoins et de la réglementation


Dans le cadre de la gestion de l'accueil
* Réalise le suivi de toutes les tâches de l'accueil et évalue la qualité du service ;
* S'assure le bon déroulement de l'accueil physique et téléphonique ;
* Organise la permanence de la réponse en s'appuyant sur le suivi du planning des absences ;

Dans le cadre de la gestion du pôle instruction 
* Réalise le suivi de l'ensemble des missions d'instruction de la MDPH en articulation avec le/la chef de service Évaluation, à partir de la transmission du dossier par l'accueil, jusqu'à préparation de sa présentation en amont de la CDAPH, puis la communication de la décision aux usagers  et à la mobilisation du fonds de compensation du handicap (FDC)
* S'assure de la mise en œuvre des procédures administratives dans le traitement des dossiers ;
* Veille au déploiement du SI MDPH, à l'adaptation des pratiques professionnelles qui en résultent, et à l'accompagnement des équipes, en coordination avec le/la chef de service Évaluation par la structuration d'une méthodologie et des outils adaptés
* S'assure de la conformité des pratiques professionnelles au cadre juridique sur son champ de compétences ; en lien avec le service gérontotologie-handicap, il veille à la mise à jour du cadre juridique applicable aux missions d'instruction (métier et RGPD notamment)
* Accompagne les agents dans la rédaction de réponses aux usagers
* Veille à l'articulation des missions d'instruction avec le service évaluation ;
* Veille à la bonne articulation des missions d'instruction avec les Sites d'actions médico-sociale ainsi qu'avec l'ensemble des services de la Direction de l'autonomie ;

* Dans le cadre de la gestion du pôle archivage et numérisation
* Veille à la mise en œuvre du projet de numérisation des dossiers
* Accompagne, en lien avec le/la chef de service Évaluation, l'évolution des pratiques professionnelles dans le cadre d'une gestion dématérialisée des dossiers
* Veille à la conformité des pratiques professionnelles au cadre juridique sur son champ de compétences ; en lien avec les services des archives et la DSIN, il veille à la mise à jour du cadre juridique applicable aux missions d'archivage

Dans le cadre de la Direction de l'autonomie
* Membre de l'équipe de cadres de la Direction de l'autonomie, il/elle participe aux réunions de la DA, et contribue à l'élaboration et l'animation des temps collégiaux de la Direction (plénière de l'autonomie)
* Il/elle met en œuvre les orientations stratégiques élaborées dans le cadre du schéma de l'autonomie 2021-2025 : il/elle contribue par ses propositions à l'élaboration des défis du schéma de l'autonomie, veille à la réalisation des défis dans son domaine d'intervention, au suivi du tableau de bord de l'autonomie, des indicateurs de réalisation des défis

En lien avec la collectivité départementale :
Peut être amené à travailler en transversalité avec l'ensemble des directions du Conseil départemental, par exemple via la formalisation des procédures avec les chefs des sites d'action médico-sociale ;

Missions annexes :
- Tuteur (stagiaire, emploi avenir)

Connaissances /Qualités requises :

- Niveau requis (niveau d'études souhaité) : BAC +3
- Formations et qualifications nécessaires : Permis B
(permis, habilitations, autorisations de conduite nécessaires)

Connaissances  :
- Bonne connaissance de l'environnement et le fonctionnement des collectivités et notamment de l'institution départementale et de la MDPH.
- Disposer d'une bonne connaissance des enjeux , des évolutions, et du cadre réglementaire de la politique du handicap
- Connaître le réseau des acteurs institutionnels, partenaires publics et privés intervenant dans ce domaine
- Connaître les enjeux de la MDPH et le cadre budgétaire
- Connaître la méthodologie de gestion de projet, des principes du travail collaboratif et des méthodes d'accompagnement au changement
- Connaître les méthodes de participation et de concertation



Qualités requises :
- capacité à encadrer une équipe
- capacité à fixer des objectifs, à les suivre et à évaluer leur réalisation
- capacité à structurer un argumentaire pour faciliter la prise de décision
- capacité d'expression orale et écrite, et capacité de synthèses, à structurer un argumentaire pour faciliter la prise de décision
- capacité à identifier, mobiliser et développer des partenariats
- capacité à dégager des priorités, à arbitrer, à organiser son travail et à traiter les affaires courantes
- capacité à décliner la stratégie en mission, plan d'action, défis, objectifs
- Capacité à déléguer et accompagner
- Faculté à encadrer une équipe et à animer un groupe
- Goût pour le travail en transversalité et en équipe
- Esprit d'initiative et d'innovation
- Aptitude au management dans une approche bienveillante et exigeante
- Capacité de prise et de portage de décisions
- Aisance relationnelle
- Capacité à rechercher des solutions constructives, adaptées et pragmatiques