Assitant·e de direction
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Offre n° O059220700735407
Publiée le 27/07/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
LILLE
Poste à pourvoir le
01/10/2022
Date limite de candidature
26/08/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
L'assistant(e) de direction apporte une aide permanente au Direct(eur) (rice) et Direct(eur) (trice) adjoint(e), en lien avec la responsable Ressources et Expertises de la Direction.
Conditions d'exercice :
L'activité s'exerce au sein de l'hôtel de ville. Elle nécessite de gérer simultanément les activités en cours et des sollicitations diverses (téléphone, visites, mail, demandes urgentes, etc)
Conditions d'exercice :
L'activité s'exerce au sein de l'hôtel de ville. Elle nécessite de gérer simultanément les activités en cours et des sollicitations diverses (téléphone, visites, mail, demandes urgentes, etc)
Missions / conditions d'exercice
- Gestion de l'agenda du ou de la Direct(eur)(rice) et de son adjoint(e)
- Accueil téléphonique et physique
- Organisation de réunions
- Analyse et ventilation du courrier arrivé papier, et dématérialisé (logiciel ELISE)
- Enregistrement, suivi et transmissions des parapheurs de la direction
- Soutien au responsable des ressources administratives et humaines de la Direction
- Soutien au secrétariat du service urbanisme opérationnel (relais en cas d'absence, aide à la préparation de dossiers pour réunions avec les élus).
- Mise en forme de courriers et suivis.
- Relance des réponses aux courriers dématérialisés (logiciel ELISE)
- Suivi des abonnements de la direction
- Gestion des fournitures (commandes)
- Accueil téléphonique et physique
- Organisation de réunions
- Analyse et ventilation du courrier arrivé papier, et dématérialisé (logiciel ELISE)
- Enregistrement, suivi et transmissions des parapheurs de la direction
- Soutien au responsable des ressources administratives et humaines de la Direction
- Soutien au secrétariat du service urbanisme opérationnel (relais en cas d'absence, aide à la préparation de dossiers pour réunions avec les élus).
- Mise en forme de courriers et suivis.
- Relance des réponses aux courriers dématérialisés (logiciel ELISE)
- Suivi des abonnements de la direction
- Gestion des fournitures (commandes)
Profils recherchés
Savoir-faire :
- maîtrise de l'outil informatique (word, excel)
- adaptation aux logiciels Airdélib, Elise,
- savoir s'organiser et gérer son temps
- savoir prendre des notes
- avoir une bonne orthographe
- savoir rechercher l'information
Connaissances :
- Services municipaux et leur fonctionnement (culture d'entreprise)
- Interlocuteurs cibles
- Les circuits et procédures administratives
Compétences comportementales :
- Réactivité
- anticipation
- Capacité d'adaptation aux différents interlocuteurs, aux changements générés par les projets de direction, aux nouvelles méthodes informatiques et autres
- Autonomie
- Confiance en soi
- Persévérance
- Résistance au stress
- Curiosité et intérêt liés aux activités de la direction et du pôle
- maîtrise de l'outil informatique (word, excel)
- adaptation aux logiciels Airdélib, Elise,
- savoir s'organiser et gérer son temps
- savoir prendre des notes
- avoir une bonne orthographe
- savoir rechercher l'information
Connaissances :
- Services municipaux et leur fonctionnement (culture d'entreprise)
- Interlocuteurs cibles
- Les circuits et procédures administratives
Compétences comportementales :
- Réactivité
- anticipation
- Capacité d'adaptation aux différents interlocuteurs, aux changements générés par les projets de direction, aux nouvelles méthodes informatiques et autres
- Autonomie
- Confiance en soi
- Persévérance
- Résistance au stress
- Curiosité et intérêt liés aux activités de la direction et du pôle
Contact
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.