Assistant-e de direction

Offre n° O059220800754005
Publiée le 16/08/2022

Synthèse de l'offre

Employeur
MAIRIE DE LILLE
Place Augustin Laurent
59800 LILLE
Site web de l'employeur
Département de travail
Nord
Secteur du lieu de travail
Lille
Poste à pourvoir le
01/11/2022
Date limite de candidature
15/09/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi ?
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité supérieure à 6 mois
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métier
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Assistant ou assistante de direction
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Descriptif de l'emploi
Les missions de la DEAE sont organisées autour de 6 thématiques : Développement Economique, Commerce, Emploi, Insertion, Economie Sociale et Solidaire, Université.

La direction comprend 10 collaborateurs.

Acteur indispensable de la DEAE, l'assistant-e est le-la collaborateur-trice direct-e des chargés de mission et est chargé(e) de les accompagner et de les assister dans l'organisation de la DEAE.

Il intervient sur l'ensemble des missions liées au travail de la DEAE.
Missions
Vous assurerez l'ensemble des missions d'assistanat et liées au secrétariat

§ Recevoir (physiquement ou téléphoniquement), orienter, filtrer les appels téléphoniques :

être en capacité de hiérarchiser les demandes selon leur caractère d'urgence ou de priorité
être en capacité de donner des renseignements de 1er niveau ;
§ Assurer le traitement et le suivi des courriers sur le logiciel Elise ;

§ Rédiger et/ ou saisir des courriers, notes ;

§ Organiser la gestion du temps et l'agenda des membres de l'équipe (prise de rendez-vous, gestion de planning, organisation et planification des réunions)

§ Préparer les dossiers, ordres du jour nécessaires aux réunions ; semainier

§ Suivre les commandes de fournitures de bureau

§ Participer à l'organisation d'événements (journée événementielle)

§ Suivre les commandes de fournitures de bureau

§ Archiver les documents produits et/ou réceptionnés
Profils recherchés
Compétences métier
Savoir faire



§ Maîtrise de l'outil (Word, Excel, Powerpoint) et des logiciels spécifiques (Elise, Sarbacane, Teams) ;

§ Qualités rédactionnelles

§ Capacité d'organisation et de priorisation

§ Adaptabilité face à des nouvelles missions ;

§ Assurer un accueil de qualité (physique et/ou téléphonique)

Compétences comportementales
§ Rigueur

§ Autonomie

§ Souci d'efficacité et de résultat

§ Discrétion et diplomatie ;
Temps de travail
Complet, 35h00 hebdomadaire

Contact

Téléphone collectivité
03 20 49 55 56
Informations complémentaires
MAIRIE DE LILLE
Place Augustin Laurent
59800 LILLE

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

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