Assistant-e de direction
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Offre n° O059220800754005
Publiée le 16/08/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Capitale européenne de la culture en 2004 et Capitale mondiale du design en 2020 avec la Métropole Européenne de Lille, nous sommes reconnus pour notre dynamisme culturel, festif et populaire. Nous nous engageons aussi dans les grands enjeux de notre société, à commencer par le développement durable, comme en témoigne notre place de finaliste au Prix de la Capitale verte européenne 2021. Accompagnés des acteurs locaux, nous agissons pour une ville plus apaisée, solidaire et inclusive et transformons le territoire tout en favorisant la transition écologique par le développement de la nature en ville, la rénovation énergétique des bâtiments ou encore la promotion des mobilités douces. Nous contribuons à un « mieux vivre ensemble », imaginé pour et avec les citoyens.
Vous partagez nos valeurs ? Vous souhaitez donner du sens à votre carrière en ayant un impact direct et local au service des autres ?
Rejoignez-nous !
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Site web de l'employeur
Lieu de travail
Place Augustin Laurent, Lille (Nord)
Poste à pourvoir le
01/11/2022
Date limite de candidature
15/09/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Les missions de la DEAE sont organisées autour de 6 thématiques : Développement Economique, Commerce, Emploi, Insertion, Economie Sociale et Solidaire, Université.
La direction comprend 10 collaborateurs.
Acteur indispensable de la DEAE, l'assistant-e est le-la collaborateur-trice direct-e des chargés de mission et est chargé(e) de les accompagner et de les assister dans l'organisation de la DEAE.
Il intervient sur l'ensemble des missions liées au travail de la DEAE.
La direction comprend 10 collaborateurs.
Acteur indispensable de la DEAE, l'assistant-e est le-la collaborateur-trice direct-e des chargés de mission et est chargé(e) de les accompagner et de les assister dans l'organisation de la DEAE.
Il intervient sur l'ensemble des missions liées au travail de la DEAE.
Missions / conditions d'exercice
Vous assurerez l'ensemble des missions d'assistanat et liées au secrétariat
§ Recevoir (physiquement ou téléphoniquement), orienter, filtrer les appels téléphoniques :
être en capacité de hiérarchiser les demandes selon leur caractère d'urgence ou de priorité
être en capacité de donner des renseignements de 1er niveau ;
§ Assurer le traitement et le suivi des courriers sur le logiciel Elise ;
§ Rédiger et/ ou saisir des courriers, notes ;
§ Organiser la gestion du temps et l'agenda des membres de l'équipe (prise de rendez-vous, gestion de planning, organisation et planification des réunions)
§ Préparer les dossiers, ordres du jour nécessaires aux réunions ; semainier
§ Suivre les commandes de fournitures de bureau
§ Participer à l'organisation d'événements (journée événementielle)
§ Suivre les commandes de fournitures de bureau
§ Archiver les documents produits et/ou réceptionnés
§ Recevoir (physiquement ou téléphoniquement), orienter, filtrer les appels téléphoniques :
être en capacité de hiérarchiser les demandes selon leur caractère d'urgence ou de priorité
être en capacité de donner des renseignements de 1er niveau ;
§ Assurer le traitement et le suivi des courriers sur le logiciel Elise ;
§ Rédiger et/ ou saisir des courriers, notes ;
§ Organiser la gestion du temps et l'agenda des membres de l'équipe (prise de rendez-vous, gestion de planning, organisation et planification des réunions)
§ Préparer les dossiers, ordres du jour nécessaires aux réunions ; semainier
§ Suivre les commandes de fournitures de bureau
§ Participer à l'organisation d'événements (journée événementielle)
§ Suivre les commandes de fournitures de bureau
§ Archiver les documents produits et/ou réceptionnés
Profils recherchés
Compétences métier
Savoir faire
§ Maîtrise de l'outil (Word, Excel, Powerpoint) et des logiciels spécifiques (Elise, Sarbacane, Teams) ;
§ Qualités rédactionnelles
§ Capacité d'organisation et de priorisation
§ Adaptabilité face à des nouvelles missions ;
§ Assurer un accueil de qualité (physique et/ou téléphonique)
Compétences comportementales
§ Rigueur
§ Autonomie
§ Souci d'efficacité et de résultat
§ Discrétion et diplomatie ;
Savoir faire
§ Maîtrise de l'outil (Word, Excel, Powerpoint) et des logiciels spécifiques (Elise, Sarbacane, Teams) ;
§ Qualités rédactionnelles
§ Capacité d'organisation et de priorisation
§ Adaptabilité face à des nouvelles missions ;
§ Assurer un accueil de qualité (physique et/ou téléphonique)
Compétences comportementales
§ Rigueur
§ Autonomie
§ Souci d'efficacité et de résultat
§ Discrétion et diplomatie ;
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.