Responsable mission départementale pour l'archivage
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Offre n° O059220900778931
Publiée le 23/12/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel du département - 51 rue gustave delory, Lille (Nord (59))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Culture >
Patrimoines
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Attaché de conservation du patrimoine
Attaché principal
Attaché principal de conservation du patrimoine
Attaché de conservation du patrimoine
Attaché principal
Attaché principal de conservation du patrimoine
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Direction générale adjointe (DGA) Partenaire et Ressources est composée d'un Secrétariat Général et de 7 Directions : la Direction de la modernisation et de l'évaluation, la Direction du contrôle de gestion, la Direction des finances et du conseil en gestion, la Direction des ressources humaines, la Direction des affaires juridiques et de l'achat public, la Direction des systèmes d'information et la Direction des moyens généraux.
Le Secrétariat Général coordonne et anime les démarches de pilotage et d'optimisation des ressources internes à la Direction Générale Adjointe (finances, ressources humaines, achats, pilotage de l'activité...), afin de favoriser et d'accompagner une mise en œuvre efficiente et optimisée des missions et des projets stratégiques de la DGA, au service du projet de la collectivité.
Il assure également, au travers de deux Missions à rayonnement départemental, la Mission Départementale pour le Développement de la Fonction Achat et la Mission Départementale pour l'Archivage, le développement et la mise en œuvre des orientations départementales en matière de stratégie achats et de management du document.
Sous l'autorité de la Secrétaire générale, vous animerez et développerez la Mission départementale pour l'archivage composée de 7 agents (responsable, 5 archivistes dont 2 e-archivistes et une chargée de mission administrative).
En tant que responsable de la MIDA, il vous appartiendra d'accompagner activement le changement au sein de la collectivité en incluant la politique de management du document dans le quotidien des services et dans tous les grands projets de la collectivité. En effet, le Département du Nord connaît une mutation profonde de ses pratiques professionnelles. Les processus de gestion font l'objet d'une dématérialisation progressive, et l'organisation du travail est en cours de révision, notamment dans le bâtiment qui accueillera à compter de 2023, l'ensemble des services centraux. Ces évolutions auront de profonds impacts sur la gestion documentaire, que la MIDA devra accompagner auprès des services départementaux. Pour cela, vous vous appuierez en particulier sur un réseau de référents " qualité du document " représentant l'ensemble des directions du Département.
Votre action s'organisera autour de 3 grands axes :
* Le développement et le renforcement de la culture " management du document ",
* La contribution à la modernisation de la collectivité au travers d'une participation active au programme transversal Management du document numérique,
* La poursuite de l'enrichissement du patrimoine informationnel et de l'image du Département.
Relations professionnelles :
Internes : l'ensemble des services départementaux, les Archives départementales, la Direction des systèmes d'information, la Direction des affaires juridiques et de l'achat public, le Délégué à la protection des données. Je classerais de la façon suivante : les directions avec lesquelles des collaborations étroites sont nécessaires et ensuite l'ensemble des services départementaux.
Externes : Partenaires du secteur d'activité, prestataires de service, éditeurs de logiciels...
Le Secrétariat Général coordonne et anime les démarches de pilotage et d'optimisation des ressources internes à la Direction Générale Adjointe (finances, ressources humaines, achats, pilotage de l'activité...), afin de favoriser et d'accompagner une mise en œuvre efficiente et optimisée des missions et des projets stratégiques de la DGA, au service du projet de la collectivité.
Il assure également, au travers de deux Missions à rayonnement départemental, la Mission Départementale pour le Développement de la Fonction Achat et la Mission Départementale pour l'Archivage, le développement et la mise en œuvre des orientations départementales en matière de stratégie achats et de management du document.
Sous l'autorité de la Secrétaire générale, vous animerez et développerez la Mission départementale pour l'archivage composée de 7 agents (responsable, 5 archivistes dont 2 e-archivistes et une chargée de mission administrative).
En tant que responsable de la MIDA, il vous appartiendra d'accompagner activement le changement au sein de la collectivité en incluant la politique de management du document dans le quotidien des services et dans tous les grands projets de la collectivité. En effet, le Département du Nord connaît une mutation profonde de ses pratiques professionnelles. Les processus de gestion font l'objet d'une dématérialisation progressive, et l'organisation du travail est en cours de révision, notamment dans le bâtiment qui accueillera à compter de 2023, l'ensemble des services centraux. Ces évolutions auront de profonds impacts sur la gestion documentaire, que la MIDA devra accompagner auprès des services départementaux. Pour cela, vous vous appuierez en particulier sur un réseau de référents " qualité du document " représentant l'ensemble des directions du Département.
Votre action s'organisera autour de 3 grands axes :
* Le développement et le renforcement de la culture " management du document ",
* La contribution à la modernisation de la collectivité au travers d'une participation active au programme transversal Management du document numérique,
* La poursuite de l'enrichissement du patrimoine informationnel et de l'image du Département.
Relations professionnelles :
Internes : l'ensemble des services départementaux, les Archives départementales, la Direction des systèmes d'information, la Direction des affaires juridiques et de l'achat public, le Délégué à la protection des données. Je classerais de la façon suivante : les directions avec lesquelles des collaborations étroites sont nécessaires et ensuite l'ensemble des services départementaux.
Externes : Partenaires du secteur d'activité, prestataires de service, éditeurs de logiciels...
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITES/COMPETENCES TECHNIQUES
Savoir et savoir faire
Accompagner au changement les services départementaux
* Impulser et accompagner au changement
* Accompagner les changements induits par une nouvelle organisation
* Mobiliser les équipes autour d'un projet d'organisation
* Traduire les orientations politiques de la collectivité en projet d'organisation
* Capitaliser et valoriser des travaux sur l'évolution des pratiques
Développer et renforcer la culture " management du document "
* Maitriser les concepts des normes et documents de références relatifs au records management et à l'archivage de documents contemporain
* Développer et animer un réseau " référents qualité du document " des directions
* Concevoir et développer une stratégie de développement de la culture " management du document "
* Concevoir et mettre en œuvre un plan de communication (outils, manifestations, ...).
* Assurer une veille sur l'évolution du contexte de la gestion documentaire et l'archivage sous toutes ses formes ;
Contribuer à la modernisation de la collectivité
* Accompagner la modernisation, l'optimisation, et la dématérialisation des procédures administratives
* Principes et méthodes du records management électronique
* Connaître le droit des archives en particulier le cadre normatif et règlementaire applicable aux archives électroniques
* Maitriser les concepts des normes et documents de références relatifs à la dématérialisation, la numérisation, et l'archivage électronique
* Mettre en œuvre l'archivage électronique
* Connaître le contexte et les spécificités de la dématérialisation et de l'archivage électronique dans les collectivités territoriales
Enrichir le patrimoine informationnel et l'image du Département du Nord.
* Elaborer, enrichir un plan de collecte des archives historiques en particulier les documents stratégiques
* Constituer et animer un réseau d'échange
* Sensibiliser les services et diffuser des supports d'information
Assistance à la définition des orientions stratégiques d'une politique publique
* Traduire les orientations et les priorités politiques en plan d'action ou en projets
* Etablir des argumentaires stratégiques sur les conditions, les modalités, les contraintes particulières de mise en œuvre de la demande politique
* Exploiter les résultats d'une évaluation, en hiérarchiser les impacts
* Alerter les élus sur les contraintes et les risques liés à un projet ou une opération
* Formuler des avis et rédiger des rapports d'aide à la décision
* A partir de la demande et des projets politiques, établir des scenarii sur les différents stratégiques possibles
Définition et pilotage d'un projet de service
* Mobiliser son équipe autour d'un projet de service
* Animer et entraîner l'adhésion
* Conduire un projet de service
Encadrement de service
* Définir avec la ligne hiérarchique les modalités de mise en œuvre des orientations politiques et des projets
* Répartir et planifier les activités en fonction des contraintes de la direction
* Piloter, suivre et contrôler les activités des agents
* Apporter une aide technique et méthodologique aux agents
* Evaluer les contributions individuelles et collectives
* Animer les réunions de service
* Favoriser la participation et l'expression des agents
* Organiser la diffusion de l'information au sein du/des services
* Savoir décider et objectiver les décisions
* Développer des outils de suivis d'activité (indicateurs, tableau de bord)
Conduite de projet
* Identifier les finalités, objectifs, enjeux et les contraintes d'un projet
* Définir les modalités de pilotage du projet
* Planifier les étapes du projet et la mobilisation des ressources (humaines, techniques, financières)
* Communiquer sur les enjeux et les finalités d'un projet
* Conduire l'évaluation du projet
Elaboration et suivi du budget
* Planifier les besoins budgétaires et élaborer un budget prévisionnel
* Suivre et contrôler l'exécution du budget
Pilotage et optimisation des ressources humaines
* Analyser les besoins d'évolution en compétences
* Définir les besoins de recrutement et participer aux procédures de recrutement
* Participer à l'élaboration du plan de formation
Evaluation des projets et politiques publiques
* Identifier et analyser les évolutions de l'environnement (politique, juridique, social, économique, technologique) sur une politique publique
Savoir et savoir faire
Accompagner au changement les services départementaux
* Impulser et accompagner au changement
* Accompagner les changements induits par une nouvelle organisation
* Mobiliser les équipes autour d'un projet d'organisation
* Traduire les orientations politiques de la collectivité en projet d'organisation
* Capitaliser et valoriser des travaux sur l'évolution des pratiques
Développer et renforcer la culture " management du document "
* Maitriser les concepts des normes et documents de références relatifs au records management et à l'archivage de documents contemporain
* Développer et animer un réseau " référents qualité du document " des directions
* Concevoir et développer une stratégie de développement de la culture " management du document "
* Concevoir et mettre en œuvre un plan de communication (outils, manifestations, ...).
* Assurer une veille sur l'évolution du contexte de la gestion documentaire et l'archivage sous toutes ses formes ;
Contribuer à la modernisation de la collectivité
* Accompagner la modernisation, l'optimisation, et la dématérialisation des procédures administratives
* Principes et méthodes du records management électronique
* Connaître le droit des archives en particulier le cadre normatif et règlementaire applicable aux archives électroniques
* Maitriser les concepts des normes et documents de références relatifs à la dématérialisation, la numérisation, et l'archivage électronique
* Mettre en œuvre l'archivage électronique
* Connaître le contexte et les spécificités de la dématérialisation et de l'archivage électronique dans les collectivités territoriales
Enrichir le patrimoine informationnel et l'image du Département du Nord.
* Elaborer, enrichir un plan de collecte des archives historiques en particulier les documents stratégiques
* Constituer et animer un réseau d'échange
* Sensibiliser les services et diffuser des supports d'information
Assistance à la définition des orientions stratégiques d'une politique publique
* Traduire les orientations et les priorités politiques en plan d'action ou en projets
* Etablir des argumentaires stratégiques sur les conditions, les modalités, les contraintes particulières de mise en œuvre de la demande politique
* Exploiter les résultats d'une évaluation, en hiérarchiser les impacts
* Alerter les élus sur les contraintes et les risques liés à un projet ou une opération
* Formuler des avis et rédiger des rapports d'aide à la décision
* A partir de la demande et des projets politiques, établir des scenarii sur les différents stratégiques possibles
Définition et pilotage d'un projet de service
* Mobiliser son équipe autour d'un projet de service
* Animer et entraîner l'adhésion
* Conduire un projet de service
Encadrement de service
* Définir avec la ligne hiérarchique les modalités de mise en œuvre des orientations politiques et des projets
* Répartir et planifier les activités en fonction des contraintes de la direction
* Piloter, suivre et contrôler les activités des agents
* Apporter une aide technique et méthodologique aux agents
* Evaluer les contributions individuelles et collectives
* Animer les réunions de service
* Favoriser la participation et l'expression des agents
* Organiser la diffusion de l'information au sein du/des services
* Savoir décider et objectiver les décisions
* Développer des outils de suivis d'activité (indicateurs, tableau de bord)
Conduite de projet
* Identifier les finalités, objectifs, enjeux et les contraintes d'un projet
* Définir les modalités de pilotage du projet
* Planifier les étapes du projet et la mobilisation des ressources (humaines, techniques, financières)
* Communiquer sur les enjeux et les finalités d'un projet
* Conduire l'évaluation du projet
Elaboration et suivi du budget
* Planifier les besoins budgétaires et élaborer un budget prévisionnel
* Suivre et contrôler l'exécution du budget
Pilotage et optimisation des ressources humaines
* Analyser les besoins d'évolution en compétences
* Définir les besoins de recrutement et participer aux procédures de recrutement
* Participer à l'élaboration du plan de formation
Evaluation des projets et politiques publiques
* Identifier et analyser les évolutions de l'environnement (politique, juridique, social, économique, technologique) sur une politique publique
Profils recherchés
Savoirs
* Organisation et organigramme de la collectivité
* Acteurs institutionnels
* Environnement économique et social de la collectivité
* Principe de la gouvernance territoriale
* Code général des collectivités territoriales
* Droit public et administratif
* Principes de gestion et d'arbitrage budgétaire
* Méthodes et techniques d'analyse prospective
* Ingénierie de projet
* Management par projets et par objectifs
* Techniques de conduite et d'animation de réunions
* Techniques de pilotage et d'animation des équipes
* Principe et mode d'animation du management
* Méthodes et outils de la gestion des activités et de l'organisation du travail
* Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
* Outil de gestion et suivi de l'activité
* Techniques de diagnostic
* Techniques de négociation
* Techniques de communication écrite et orale
* Méthodes d'accompagnement du changement
* Réglementation en vigueur en matière d'hygiène, sécurité et conditions du travail
* Bonne aisance rédactionnelle
* Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point)
Savoir - être
* Savoir faire preuve de réactivité
* Savoir travailler en transversalité
* Savoir travailler dans l'urgence
* Etre force de proposition
* Faire preuve d'innovation
* Faire preuve d'initiative
* Faire preuve de réserve et de discrétion
* Faire preuve d'adaptabilité
* Faire preuve d'esprit d'équipe, de capacité à coopérer
* Avoir de bonnes capacités d'écoute
* Faire preuve de diplomatie
* Avoir de bonnes aptitudes pédagogiques
* Faire preuve d'esprit d'analyse et de synthèse
* Savoir gérer son temps et organiser ses priorités
* Etre rigoureux
* Disposer d'une bonne aisance relationnelle
* Organisation et organigramme de la collectivité
* Acteurs institutionnels
* Environnement économique et social de la collectivité
* Principe de la gouvernance territoriale
* Code général des collectivités territoriales
* Droit public et administratif
* Principes de gestion et d'arbitrage budgétaire
* Méthodes et techniques d'analyse prospective
* Ingénierie de projet
* Management par projets et par objectifs
* Techniques de conduite et d'animation de réunions
* Techniques de pilotage et d'animation des équipes
* Principe et mode d'animation du management
* Méthodes et outils de la gestion des activités et de l'organisation du travail
* Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
* Outil de gestion et suivi de l'activité
* Techniques de diagnostic
* Techniques de négociation
* Techniques de communication écrite et orale
* Méthodes d'accompagnement du changement
* Réglementation en vigueur en matière d'hygiène, sécurité et conditions du travail
* Bonne aisance rédactionnelle
* Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point)
Savoir - être
* Savoir faire preuve de réactivité
* Savoir travailler en transversalité
* Savoir travailler dans l'urgence
* Etre force de proposition
* Faire preuve d'innovation
* Faire preuve d'initiative
* Faire preuve de réserve et de discrétion
* Faire preuve d'adaptabilité
* Faire preuve d'esprit d'équipe, de capacité à coopérer
* Avoir de bonnes capacités d'écoute
* Faire preuve de diplomatie
* Avoir de bonnes aptitudes pédagogiques
* Faire preuve d'esprit d'analyse et de synthèse
* Savoir gérer son temps et organiser ses priorités
* Etre rigoureux
* Disposer d'une bonne aisance relationnelle
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Merci de postuler via les liens suivants :
https://recrutement-lenord.gestmax.fr/apply/4932/7
https://recrutement-lenord.gestmax.fr/4932/7/responsable-de-la-mission-departementale-pour-l-archivage-f-h
https://recrutement-lenord.gestmax.fr/apply/4932/7
https://recrutement-lenord.gestmax.fr/4932/7/responsable-de-la-mission-departementale-pour-l-archivage-f-h
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.