Chef du service Relations aux usagers - citoyenneté

Offre n° O062210900399460
Publiée le 19/11/2021

Synthèse de l'offre

Employeur
MAIRIE DE LIEVIN
CENTRE ADMINISTRATIF LES GRANDS BUREAUX - 45 rue Edouard Vaillant - BP 49
62801 LIEVIN CEDEX
Département de travail
Pas-de-Calais
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
30/12/2021
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Nombre de postes
1
Ouvert aux contractuels
Oui, sans exclure les candidatures de fonctionnaires (Art. 3-2 loi 84-53) ?

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métier
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Attaché principal
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Responsable du service population
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité du Directeur(rice) de pôle, le chef du service assure la coordination, le pilotage et le suivi des deux entités en charge de la relation aux usagers et de la citoyenneté (état civil / cimetières / accueil - reprographie - courrier).

Il est garant des opérations électorales, des actes d'état civil et de l'accueil du public. Il/elle sera en particulier chargé.e de la modernisation des dispositifs d'accueil et de réponses aux demandes des usagers
Missions
Mission 1 : Assurer l'encadrement et garantir le bon fonctionnement du service

Assurer le fonctionnement, le suivi budgétaire et administratif du service
Assurer le management de l'équipe
Gérer les priorités du service
Veiller à la transversalité des informations
Mettre en place les procédures de gestion du personnel et veiller à leur application dans le respect des obligations légales
Concevoir des indicateurs et des outils de suivi adaptés et pertinents

Mission 2 : Assurer le pilotage opérationnel des actions conduites par le service
Veiller à la qualité des actions conduites par les agents
Assurer une veille juridique dans les domaines de compétences du service
Veiller à l'actualisation de la documentation de référence pour le service (procédures), les usagers (fiche usagers), règlement du cimetière, ...
Diffuser les informations nécessaires au bon fonctionnement du service en interne et avec les autres services
Définir les documents de référence et s'assurer de leur actualisation, de leur diffusion et de leur appropriation par les agents
Définir les outils de pilotage du pôle, suivre la mise à jour des tableaux de bord et leur diffusion
Faciliter le développement des télé-procédures relatives aux domaines d'activité du pôle (dématérialisation des actes d'état-civil, démarches administratives en ligne, ...)
Veiller à la préparation et au bon déroulement des scrutins électoraux
Conduire les auditions de mariages et éventuellement des PACS avec l'élu
Traiter les dossiers complexes avec les référents de chaque unité de travail




Mission 3 : Effectuer le pilotage transverse des actions conduites par le pôle
Accompagner le pôle dans une démarche qualité (satisfaction des usagers, réduction des délais d'attente, qualité du traitement des demandes...)
Contribuer à l'amélioration des circuits collaboratifs avec les pôles internes
Participer à l'amélioration des relations avec les partenaires institutionnels tels que la préfecture, les tribunaux, l'INSEE, l'OFII...
Profils recherchés
Être diplômé d'un cursus orienté en Droit ou gestion administrative (minimum Bac +3)
Expérience sur un poste similaire apprécié

Compétences requises

Connaitre, suivre et piloter les enjeux, évolution et cadre réglementaire, des politiques publiques et du cadre institutionnel.
Connaitre, suivre et piloter la simplification administrative
Maitriser l'organisation et le suivi des élections
Connaitre les techniques de dynamique de groupe, d'écoute et les appliquer
Maîtriser la législation funéraire

Compétences opérationnelles

Coordonner et organiser les activités de l'équipe
Harmoniser les méthodes de travail au sein de l'équipe et apporter une aide technique aux agents
Elaborer et suivre des tableaux de bord
Effectuer le suivi administratif et financier du service,
Conseiller les élus et les alerter sur les risques économiques et juridiques
Superviser la faisabilité technique, économique, juridique des projets
Contrôler et sécuriser l'ensemble des procédures administratives
Assurer le management du service et garantir son bon fonctionnement
Faire preuve d'adaptabilité aux différentes situations et demandes
Savoir transmettre des informations et rapporter les problèmes au Directeur du Pôle

Savoir être

Implication dans le travail
Qualité du travail
Assiduité
Disponibilité
Rigueur / Organisation
Relations avec la hiérarchie
Discrétion
Temps de travail
Complet, 35h00 hebdomadaire

Contact

Téléphone collectivité
03 21 44 89 89
Informations complémentaires
Adhésion au CNAS
Primes semestrielles d'assiduité
Régime indemnitaire
Amicale du personnel communal
Participation employeur à la prévoyance maintien de salaire

Travailleurs handicapés

Nous vous rappelons que conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Nous vous rappelons toutefois, qu'à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

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