Faciliter et simplifier l'accès aux services municipaux dans la proximité ; être à l'écoute ; conforter la tradition d'accueil et de convivialité de la ville, tels sont les objectifs du projet de ville.

Dans ce cadre et sous l'autorité du responsable du service Accueil aux usagers et gestion des assemblées, l'hôte(sse) d'accueil représente l'image de la collectivité et se doit de véhiculer une image positive et dynamique de la collectivité auprès des usagers

* Accueil du public :
- Accueillir le public avec amabilité
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous

* Renseignement du public :
- Identifier et gérer les demandes et leur degré d'urgence
- Apporter le renseignement de premier niveau
- Rechercher et mettre en relation des correspondants

* Orientation du public vers les services :
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Désigner, le cas échéant, le bon interlocuteur
- Etre en relation avec l'ensemble des directions de la mairie (état civil, culture, DGST, CCAS, etc.) dans le cadre de l'activité pour la Maison de Services et de Proximité

* Gestion administrative :
- Gérer les plannings des équipements (réservation de salles, réservation de véhicules)
- Assurer la gestion des courriers entrants et sortants (transmission, classement, archivage)
- Archiver les courriers reçus avec accusé de réception
- Assurer la reprographie des courriers pilotés et les répartir au sein des services concernés
- Effectuer l'affranchissement des courriers


Les agents d'accueil sont également amenés à apporter un appui à différents services municipaux. Ils ont notamment pour mission :

* Auprès de l'assistant administratif de la DAG :
- Gérer le logiciel ELISE à la fois pour la distribution des nouveaux courriers mais également pour le suivi des courriers pilotés concernant tous les services (modification, re-pilotage si erreur, clôture des courriers après vérification
- Gérer l'adresse électronique nousecrire@ville-arras.fr (messages pour réponse directe aux usagers ou messages à piloter dans ELISE pour un suivi par les services)
- Effectuer les réservations de salle (salles pour évènements familiaux et salles dans les maisons de services)
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du public.
- Gérer le planning des réservations (courriers, conventions, facturation)
- Gérer le planning des concierges
- Assurer le suivi des autorisations de demande de buvette temporaire pour les associations (courriers et arrêtés)

* Au sein du service état civil
-Assurer l'accueil téléphonique
-Renseigner le public sur les pièces nécessaires à l'obtention de la carte d'identité ou du passeport.
-Remettre des pièces d'identité
-Gérer le courrier, mise sous pli
-Prendre les rendez-vous du samedi matin
-Sortir les actes de naissance via le logiciel Logitude
-Apporter une réponse aux usagers dans les permanences état civil à la maison de services Marie-Thérèse LENOIR sur les cartes d'identité et passeports

* Au sein de la DRH
-Assurer l'accueil physique et téléphonique
-Répondre aux candidatures spontanées
-Gestion des stages (orientation des demandes vers les services, réception et traitement des conventions de stages)

* Au sein de l'espace famille
-Assurer l'accueil téléphonique
-Assurer l'accueil physique
-Procéder aux réservations des usagers via le logiciel concerto
-Procéder aux inscriptions scolaires via le logiciel concerto
-Accompagner les usagers dans le remplissage des dossiers
-Réceptionner les dossiers d'inscription, vérifier les pièces demandées
-Réceptionner les dossiers de dérogation
-Classer et ranger des dossiers

* Connaissance du fonctionnement des services de la collectivité
* Connaissance des circuits et des procédures administratives
* Connaissance des techniques et outils de communication
* Maîtrise des outils bureautiques
* Capacités d'organisation
* Connaissance du vocabulaire professionnel de la collectivité
* Excellente expression orale