Secrétaire de site
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O062220700699752
Publiée le 01/07/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
CONSEIL DEPARTEMENTAL DU PAS DE CALAIS
Direction des Ressources Humaines - Hôtel du Département - Rue Ferdinand Buisson
62018 ARRAS CEDEX 9
Direction des Ressources Humaines - Hôtel du Département - Rue Ferdinand Buisson
62018 ARRAS CEDEX 9
Lieu de travail
ST POL SUR TERNOISE
Poste à pourvoir le
01/10/2022
Date limite de candidature
31/07/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Le secrétariat au sein d'une Maison du Département Solidarité (MDS) constitue le 1er niveau de l'organisation et de la continuité de réponse à la population.
Missions / conditions d'exercice
Le secrétaire de site est placé au sein du service administratif de la MDS sous l'autorité du Responsable Territorial Solidarités (RTS). A ce titre, il est amené à travailler sur l'ensemble des missions du site.
Les fonctions d'accueil, d'orientation du public et de premier traitement des demandes constituent le cœur de ses missions.
Missions d'accueil, d'information et d'orientation :
Que ce soit dans le cadre de l'accueil physique ou téléphonique, le ou la secrétaire de site, en tant que membre d'un réseau d'acteurs de 1er accueil sur le territoire, est amené(e), en fonction de la demande de l'usager à :
- identifier et qualifier la demande ;
- fournir les informations générales et documents/formulaires, aider au remplissage et vérifier la complétude du dossier ;
- vérifier l'effectivité des droits et informer sur l'éligibilité aux prestations ;
- orienter vers le service compétent interne/externe, afin de lutter notamment contre l'errance institutionnelle ;
- prendre rendez-vous pour l'usager avec les services internes en fonction des agendas des professionnels
Pour une réponse plus efficace, il ou elle doit développer un travail coordonné avec l'ensemble des services du site et avec les partenaires.
Mission d'appui administratif et de pilotage :
₋ gérer et suivre le courrier (papier, électronique, ...) ;
- mettre à jour et classer les pièces des dossiers sociaux, gérer l'archivage ;
- concevoir, saisir des documents, et mettre en forme des écrits professionnels ;
₋ gérer les bases de données et de collecte de l'information en lien avec l'activité du site ;
₋ gérer et réguler les échanges d'information entre les différents services et entités du pôle solidarités ;
₋ assurer le secrétariat des commissions (préparer les dossiers, tenir les tableaux de bord de suivi, courriers de convocation, de notification, concevoir des supports d'animation, ...) et en rédiger les comptes rendus ;
- appuyer les services dans la réalisation de leur activité.
Par délégation du RTS :
Mission communication (en lien avec le responsable administration générale) :
- assurer le suivi des interpellations des élus et des partenaires et le relais des réponses apportées ;
- afficher et diffuser les informations institutionnelles et assurer la remontée des informations ;
- assurer la référence concernant les outils wikisol et Intranet [référent wikisol du site].
Mission ressources humaines (en lien avec le responsable administration générale) :
- réaliser les tâches liées à la gestion RH du quotidien ;
- assurer l'accueil des stagiaires ;
- accueillir les nouveaux arrivants (gestion des annuaires, gestion des habilitations et des droits d'accès (demandes d'accès aux ressources informatiques (DARI), ...).
Missions logistiques :
- réaliser les commandes et la réception des matériels et fournitures ;
- assurer la gestion des personnels d'entretien (sur délégation du RTS) ;
- assurer la gestion, en lien avec le pôle aménagement et développement territorial, des travaux d'entretiens, des déménagements, des assurances et des sinistres ;
- assurer en lien avec la direction des services numériques, l'installation et le renouvellement des outils informatiques et de téléphonie et assurer la remontée des problématiques et des demandes d'intervention ;
- faire le lien avec les services des communes d'implantation concernant les locaux mis à disposition et les demandes connexes ;
- gérer le planning d'occupation des salles et de réservation des véhicules de service ;
- assurer toute autre mission de gestion à la demande du RTS pour assurer le bon fonctionnement du site.
Mission de professionnalisation :
- à destination des étudiants en formation et plus généralement de transmission des savoirs au même titre que l'ensemble des agents.
Les fonctions d'accueil, d'orientation du public et de premier traitement des demandes constituent le cœur de ses missions.
Missions d'accueil, d'information et d'orientation :
Que ce soit dans le cadre de l'accueil physique ou téléphonique, le ou la secrétaire de site, en tant que membre d'un réseau d'acteurs de 1er accueil sur le territoire, est amené(e), en fonction de la demande de l'usager à :
- identifier et qualifier la demande ;
- fournir les informations générales et documents/formulaires, aider au remplissage et vérifier la complétude du dossier ;
- vérifier l'effectivité des droits et informer sur l'éligibilité aux prestations ;
- orienter vers le service compétent interne/externe, afin de lutter notamment contre l'errance institutionnelle ;
- prendre rendez-vous pour l'usager avec les services internes en fonction des agendas des professionnels
Pour une réponse plus efficace, il ou elle doit développer un travail coordonné avec l'ensemble des services du site et avec les partenaires.
Mission d'appui administratif et de pilotage :
₋ gérer et suivre le courrier (papier, électronique, ...) ;
- mettre à jour et classer les pièces des dossiers sociaux, gérer l'archivage ;
- concevoir, saisir des documents, et mettre en forme des écrits professionnels ;
₋ gérer les bases de données et de collecte de l'information en lien avec l'activité du site ;
₋ gérer et réguler les échanges d'information entre les différents services et entités du pôle solidarités ;
₋ assurer le secrétariat des commissions (préparer les dossiers, tenir les tableaux de bord de suivi, courriers de convocation, de notification, concevoir des supports d'animation, ...) et en rédiger les comptes rendus ;
- appuyer les services dans la réalisation de leur activité.
Par délégation du RTS :
Mission communication (en lien avec le responsable administration générale) :
- assurer le suivi des interpellations des élus et des partenaires et le relais des réponses apportées ;
- afficher et diffuser les informations institutionnelles et assurer la remontée des informations ;
- assurer la référence concernant les outils wikisol et Intranet [référent wikisol du site].
Mission ressources humaines (en lien avec le responsable administration générale) :
- réaliser les tâches liées à la gestion RH du quotidien ;
- assurer l'accueil des stagiaires ;
- accueillir les nouveaux arrivants (gestion des annuaires, gestion des habilitations et des droits d'accès (demandes d'accès aux ressources informatiques (DARI), ...).
Missions logistiques :
- réaliser les commandes et la réception des matériels et fournitures ;
- assurer la gestion des personnels d'entretien (sur délégation du RTS) ;
- assurer la gestion, en lien avec le pôle aménagement et développement territorial, des travaux d'entretiens, des déménagements, des assurances et des sinistres ;
- assurer en lien avec la direction des services numériques, l'installation et le renouvellement des outils informatiques et de téléphonie et assurer la remontée des problématiques et des demandes d'intervention ;
- faire le lien avec les services des communes d'implantation concernant les locaux mis à disposition et les demandes connexes ;
- gérer le planning d'occupation des salles et de réservation des véhicules de service ;
- assurer toute autre mission de gestion à la demande du RTS pour assurer le bon fonctionnement du site.
Mission de professionnalisation :
- à destination des étudiants en formation et plus généralement de transmission des savoirs au même titre que l'ensemble des agents.
Profils recherchés
Savoirs :
- de formation secrétaire médico-sociale ;
- connaissance des politiques départementales en matière sociale et de l'environnement institutionnel d'une maison du département solidarité ;
- connaissance des partenaires internes et externes d'une maison du département solidarité.
Savoir-faire :
- capacité d'analyse et de synthèse (pouvoir redéfinir une demande et la répercuter au professionnel concerné) ;
- maîtrise de l'accueil physique et téléphonique ;
- maîtrise des techniques rédactionnelles ;
- maîtrise de l'outil et des logiciels informatiques utiles à l'activité (word, excel, outlook, génésis, ...).
Savoir-être :
- capacités relationnelles ;
- capacités d'écoute et de communication ;
- adaptabilité, réactivité ;
- disponibilité ;
- aptitude au travail en équipe ;
- rigueur, méthode et organisation ;
- force de propositions.
- de formation secrétaire médico-sociale ;
- connaissance des politiques départementales en matière sociale et de l'environnement institutionnel d'une maison du département solidarité ;
- connaissance des partenaires internes et externes d'une maison du département solidarité.
Savoir-faire :
- capacité d'analyse et de synthèse (pouvoir redéfinir une demande et la répercuter au professionnel concerné) ;
- maîtrise de l'accueil physique et téléphonique ;
- maîtrise des techniques rédactionnelles ;
- maîtrise de l'outil et des logiciels informatiques utiles à l'activité (word, excel, outlook, génésis, ...).
Savoir-être :
- capacités relationnelles ;
- capacités d'écoute et de communication ;
- adaptabilité, réactivité ;
- disponibilité ;
- aptitude au travail en équipe ;
- rigueur, méthode et organisation ;
- force de propositions.
Contact
Informations complémentaires
Résidence administrative : le poste est basé à Saint-Pol-sur-Ternoise.
Rattachement hiérarchique : rattaché au RTS.
Déplacements occasionnels sur le territoire de la MDS mais aussi sur l'ensemble du département avec son véhicule personnel ou un véhicule de pool (permis B exigé et véhicule obligatoire).
Temps de travail : temps complet souhaité.
Télétravail : en fonction des nécessités de service.
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert, à compétences égales, à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires (loi du 26/01/84 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et décret régissant le cadre d'emplois correspondant). Les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par la voie contractuelle.
Les lettres de candidature doivent être adressées à :
Monsieur le Président du Conseil départemental du Pas-de-Calais
Direction des ressources humaines, direction adjointe gestion de proximité
Service ressources humaines du pôle solidarités
Postulez directement et uniquement par mail à l'adresse suivante recrutement.solidarites@pasdecalais.fr sous la référence LN/SECRETAIRE SITE ST POL (en fichier nominatif PDF ou Word)
En ce qui concerne la nature du poste, les contacts peuvent être pris auprès de :
Madame Cathy Cadet, responsable territoriale solidarités du site de Saint-Pol-sur-Ternoise au 03 21 03 91 20 ou par mail : cadet.cathy@pasdecalais.fr
Pour tout autre renseignement :
Madame Loetitia Nowak, chargée de recrutement/mobilité au 03 21 21 56 82 ou par mail :
nowak.loetitia@padecalais.fr
Rattachement hiérarchique : rattaché au RTS.
Déplacements occasionnels sur le territoire de la MDS mais aussi sur l'ensemble du département avec son véhicule personnel ou un véhicule de pool (permis B exigé et véhicule obligatoire).
Temps de travail : temps complet souhaité.
Télétravail : en fonction des nécessités de service.
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert, à compétences égales, à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires (loi du 26/01/84 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et décret régissant le cadre d'emplois correspondant). Les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par la voie contractuelle.
Les lettres de candidature doivent être adressées à :
Monsieur le Président du Conseil départemental du Pas-de-Calais
Direction des ressources humaines, direction adjointe gestion de proximité
Service ressources humaines du pôle solidarités
Postulez directement et uniquement par mail à l'adresse suivante recrutement.solidarites@pasdecalais.fr sous la référence LN/SECRETAIRE SITE ST POL (en fichier nominatif PDF ou Word)
En ce qui concerne la nature du poste, les contacts peuvent être pris auprès de :
Madame Cathy Cadet, responsable territoriale solidarités du site de Saint-Pol-sur-Ternoise au 03 21 03 91 20 ou par mail : cadet.cathy@pasdecalais.fr
Pour tout autre renseignement :
Madame Loetitia Nowak, chargée de recrutement/mobilité au 03 21 21 56 82 ou par mail :
nowak.loetitia@padecalais.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.