Prenant en compte la dimension territoriale dans l'action du service, sous l'autorité du Responsable de la Maison des Solidarités la secrétaire médico-sociale d'unité territoriale contribue à l'accueil et à l'orientation des usagers ainsi qu'à la bonne organisation et réalisation des tâches administratives au sein de la Maison des Solidarités et de l'Unité Territoriale.

1 - Accueillir, informer et orienter les publics
- Au sein de la Maison des Solidarités : informer, renseigner, orienter pour répondre aux demandes et aider à l'expression de celles-ci
- Assurer un premier accueil physique et téléphonique des publics qu'ils soient usagers ou autres acteurs : écouter, identifier et évaluer les demandes et leur caractère d'urgence avec discernement
- Elaborer la prise des messages et assurer leur suivi auprès des travailleurs médico-sociaux
- Accompagner les publics dans les démarches administratives et/ou l'intervention du travailleur médico-social approprié
- Contribuer à l'organisation des bonnes conditions d'accueil du public : gestion des affichages et des supports d'information mis à disposition dans les espaces d'attente et de réception notamment

2 - Organiser et réaliser les tâches administratives et logistiques engendrées par l'activité de la Maison des Solidarités et de l'Unité Territoriale
- Gérer l'organisation de l'UT et assurer le secrétariat des travailleurs médico-sociaux (plannings, rendez-vous et permanences médico-sociales, en utilisant l'agenda partagé Groupwise) conformément aux chartes de fonctionnement des unités territoriales
- Etre garant de la gestion des données : création, mise à jour et suivi des procédures d'intervention médico-sociales, des dossiers FSL, FSE, Allocations mensuelles, Secours cabinet (IODAS), enregistrement et suivi des enquêtes sociales (applicatif SPIDI), traitement de la répartition des dossiers APA (IODAS) et actions associées
- Assurer la gestion logistique de la PMI de la MDS (IODAS, HORUS)
- Gérer les dossiers des assistant(e)s maternel(le)s et familiaux (instruction, classement, archivage) et préparer et/ou participer à l'organisation et l'animation de réunions d'information, notamment celles en vue de l'agrément des assistante(es) maternel(le)s et les bilans de santé en écoles
- Effectuer le suivi des demandes d'évaluation de l'UT (IP): relecture, mise en forme, rappel des échéances, transmission
- Rédiger et/ou réaliser des courriers, des comptes rendus de réunions (de répartition des dossiers, de 'concertation' et de 'coordination' notamment)
- Organiser des réunions de travail internes au fonctionnement de l'Unité Territoriale, les préparer (nouvelles situations à répartir notamment), gérer les suites de réunions et mettre à jour les procédures d'intervention médico-sociales (IODAS)
- Réceptionner, trier, ventiler le courrier interne et externe auprès de chaque professionnel de la Maison des Solidarités et expédier le courrier interne et externe auprès des usagers, partenaires et Institutions
- Assurer la logistique de la Maison des Solidarités: gestion des véhicules, matériels et salles, prévision et suivi des fournitures, suivi des travaux et interventions techniques et informatiques éventuels à effectuer au sein des sites en lien avec la RMDS et la DTS (RAG et secrétaire de direction)
- Contribuer au classement et à l'archivage des dossiers de l'UT dans le respect des règles institutionnelles en lien avec la gestion informatique des interventions médico-sociales
- Diffuser l'information concernant le territoire, les projets et actions en cours au sein de l'Unité Territoriale, de la MDS, et être un relais d'information auprès des partenaires locaux
- Accueillir et informer les nouvelles collègues et contractuelles, assurer la formation des secrétaires en remplacement
- Effectuer des tâches de secrétariat de la Responsable de la MDS: gestion des appels et des messages, participation à l'organisation de réunions, mise en forme de courriers et notes à la demande de la RMDS

EXPERIENCES ET COMPETENCES
1 - CONNAISSANCES PROFESSIONNELLES
-Techniques d'entretien d'aide à la personne et d'écoute active
-Techniques de la communication orale
-Techniques de secrétariat
-Logiciel de gestion de l'action sociale

2 - COMPETENCES TECHNIQUES
-Gérer l'agressivité ou l'impatience des publics
-Orienter l'usager vers les services et interlocuteurs compétents
-Hiérarchiser la gestion quotidienne de son activité
-Respecter la confidentialité
-Gérer les situations de stress
-Avoir des capacités rédactionnelles
-Conduire un entretien et analyser la nature de la demande

EXPERIENCES ET COMPETENCES
1 - CONNAISSANCES PROFESSIONNELLES
-Techniques d'entretien d'aide à la personne et d'écoute active
-Techniques de la communication orale
-Techniques de secrétariat
-Logiciel de gestion de l'action sociale

2 - COMPETENCES TECHNIQUES
-Gérer l'agressivité ou l'impatience des publics
-Orienter l'usager vers les services et interlocuteurs compétents
-Hiérarchiser la gestion quotidienne de son activité
-Respecter la confidentialité
-Gérer les situations de stress
-Avoir des capacités rédactionnelles
-Conduire un entretien et analyser la nature de la demande

3 - APTITUDES PROFESSIONNELLES
-Esprit d'initiative
-Réactivité
-Rigueur
-Aptitude au travail en équipe
-Organisation et gestion des priorités
-Adaptabilité
-Aptitude à l'écoute
-Sens relationnel

LIEU D'EXERCICE DES FONCTIONS
Billom ou Riom

MOTIF DE VACANCE D'EMPLOI
Détachement / Fin de contrat

CONDITIONS PARTICULIERES
-prime mensuelle: 370 euros brut
-prime annuelle: 1920 euros brut
-NBI: 10 points
-Deux postes sont à pourvoir, merci de bien vouloir préciser dans votre lettre de motivation la ou les Maisons des Solidarités souhaitées (Billom et Riom)