Au sein d'une équipe, vous assurez les tâches de secrétariat des responsables et de l'ensemble de l'équipe, l'instruction et la gestion administrative des dossiers des enfants admis au service de protection de l'enfance selon la procédure en vigueur et êtes chargé de l'accueil physique et téléphonique des usagers et partenaires.

Secrétariat des responsables et de l'équipe :

- assure la gestion des dossiers suivis par le responsable et son adjoint;
- assure l'accueil téléphonique : filtre les appels, prend les messages, informe et oriente en fonction de la demande;
- organise et tient à jour l'agenda du responsable et de son adjoint;
- organise les réunions demandées en assure la logistique (invitations, réservation de salle, préparation des documents...);
- rédige des courriers et des projets de notes;
- contrôle la forme des courriers et documents mis à la signature du responsable et de son adjoint et en assure l'expédition si nécessaire;
- assure la liaison avec les autres secrétariats du service et la direction;
- met en place des tableaux statistiques pour l'équipe;
- organise la documentation de l'unité de travail et en assure la mise à jour;
- assure le suivi des commandes et contribue à la gestion logistique (locaux - matériel).

Suivi des dossiers des enfants confiés :

- assure l'accueil physique et téléphonique des usagers et des partenaires;
- assure les tâches de rédaction, traitement de texte, ouverture, mise à jour et exploitation des fichiers manuels et informatiques (base "Usagers", IODAS);
- saisit les mesures judiciaires d'action éducative en milieu ouvert;
- est garant du suivi du dossier administratif (frappe des rapports, notes ...) et du respect des échéances;
- est garant de l'instruction des demandes liées à la CPAM et des besoins de mise à jour (CMU, ...);
- élabore des statistiques et saisit les données;
- collabore avec tous les partenaires internes et externes, coordonne et transmet les informations, prend les rendez-vous (Juge des enfants, parents, services de police, structures d'accueil, assistants familiaux ...);
- prépare différentes réunions, y participe et rédige des comptes-rendus.

Financement des prestations :

- assure en autonomie la récolte et le renseignement des éléments permettant d'établir à l'échéance communiquée par le SDAF, la paie des assistants familiaux;
- assure en autonomie la récolte et le renseignement des éléments permettant d'établir le versement des prix de journées des structures d'accueil;
- assure en autonomie la récolte et le renseignement des éléments permettant d'établir le paiement des prises en charges spécifiques des enfants confiés (prise en charge thérapeutique...).