Au sein de la direction générale, l'assistant de direction est placé sous l'autorité du directeur général des services
Il est chargé d'apporter son soutien en matière de gestion, de communication, d'information et suivi de dossiers.
Il recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la direction générale.
Il organise et garantit la bonne marche administrative des instances, des conseils et des commissions.
Il est le garant du traitement et du classement des informations et des données qui transitent par la direction générale.

Gestion des assemblées : accompagner les instances, les conseils et les commissions
- Préparation des séances du Conseil municipal et assemblées : réalisation des convocations, vérification préalable des projets de délibérations auprès de chaque service émetteur et mise en forme des délibérations, rédaction du procès-verbal et des comptes rendus de séance, transmission des actes aux services chargés du contrôle de légalité. Vérification les décharges syndicales nécessaires aux représentants du personnel, ...
- Accompagner les instances ou commissions dans la préparation des ordres du jour et la réalisation de leurs différents dossiers à présenter, envoyer les convocations
- Garantir la tenue des délais d'envoi et de réception en direction des membres du conseil, des commissions et autres instances,
- Planifier, identifier les besoins et vérifier la bonne tenue des dossiers en lien avec une éventuelle présentation,
- Mise en place d'un pré-contrôle de légalité avant transmission par voie dématérialisée.
Gestion des agendas des élus et du maire
- Prise en charge des RDV des élus et du maire,
- Suivi administratif des agendas de représentation communale,
Gestion des courriers entrants au secrétariat général
- Contrôle du courrier entrant et sortant, suivi des réponses d'attente et réponse finales,
- Contrôle de la charte courrier,
- Alerte en direction du DGS et ou des chefs de service impactés,
Gestion des assurances et missions spécifiques
- Gestion des bases de données : délibérations, conventions et contrats engageant la ville, arrêtés municipaux, base de contact du maire et du DGS
Fonction support
- Assurer l'interface administrative entre Madame le Maire, le DGS, les directeurs de service et les élus.
- Gérer l'accueil téléphonique : réceptionner les appels, donner les primo renseignements, prendre des messages, orienter les appels vers les différents services
Activités occasionnelles -
- Suivi des commerçants non sédentaires pour le Marché hebdomadaire
- Gestion des Licence de taxis -
- Suivi des occupations du domaine publique et des locations touristique
- Vente au déballage : enregistrer et vérifier la conformité de la réglementation
- Organiser les réceptions en lien avec le responsable logistique et service communication

Savoir Faire
- Maîtrise des outils de bureautique
- Maîtrise de l'expression orale et écrite
- Maîtrise des techniques d'accueil du public
- Maîtrise de la prise de notes
- Capacité d'adaptation et à gérer les situations de stress
- Aptitude au travail transversal (polycompétence)
Savoirs
- Organisation administrative de la commune
- Statut de la Fonction Publique Territoriale / Droits et obligations du fonctionnaire
- Connaissances du droit administratif en lien avec le contrôle de légalité
- Connaissance de l'environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale
- Maîtrise des logiciels de bureautique
- Connaissance des règles juridiques d'élaboration des actes administratifs (délibération, arrêté...)
Savoirs être
- Qualités relationnelles notamment sens de l'écoute
- Serviabilité
- Rigueur et sens de l'organisation
- Disponibilité et réactivité
- Autonomie
- Sens du service public

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
Le secrétariat de direction comprend déjà un agent.
Il peut exister des pics d'activité en fonction des événements et des activités de la direction générale (particulièrement pendant les périodes de préparation du conseil municipal ou réunions publiques)