Dans le pôle " Développement et Valorisation des Potentiels ", la Direction de la Formation et de l'Emploi (DFoE) met en œuvre la politique régionale de formation professionnelle. Les principales missions autour de la qualification et l'emploi sont destinées à favoriser l'insertion dans l'emploi durable, la compétitivité et l'attractivité des territoires par une formation professionnelle initiale et continue adaptée aux besoins des publics, des entreprises et des territoires.
La DFoE est composée de quatre services :
- Le service Formation Professionnelle
- Le service Formations Sanitaires et Sociales
- Le service Grands Projets et Animation Territoriale
- Le service Politiques Contractuelles.

Missions du poste :
- Assister le directeur en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
- Effectuer des tâches des autres services de la Direction et d'autres directions (DOP et DAF) car point central où tout converge et pour être garant de la cohérence des circuits d'informations des courriers et notes et des rapports.
- Participer au bon fonctionnement du pôle DVP en lien avec l'assistante de la DGA pour la gestion de la boite fonctionnelle du pôle et pour assurer son remplacement en cas d'absence.
- Assurer le secrétariat de la commission de la formation professionnelle (suivi des rapports, organisation des RDV préparatoires, rédaction des comptes rendus)
- Venir en appui à l'assistante de la Vice-présidente pour organiser des RDV.

- Organiser les activités professionnelles du directeur : agenda, déplacements, etc
- Assurer leur suivi dans le processus décisionnel
- Gérer les relations et les réunions en prenant en charge leur organisation matérielle/logistique
- Constituer des dossiers, assister aux réunions (notamment les réunions de direction et les commissions thématiques) et rédiger des comptes rendus ou relevés de décisions
- Suivre les projets et activités de la direction
- Classer et archiver les documents administratifs
- Renseigner des tableaux de suivi des activités de la direction
- Assurer l'accueil physique et téléphonique : renseigner, prendre des messages, orienter et filtrer
- Préparer, mettre en forme et diffuser des notes, des comptes rendus, des dossiers, etc.
- Transmettre les informations et communiquer sur les réalisations
- Enregistrer, trier et répartir les courriers entrants/sortants, suivre les réponses apportées
- Diffuser en interne/externe les documents administratifs
- Gérer et actualiser une base d'information
- Repérer les dysfonctionnements et les faire remonter à sa hiérarchie
- Gérer les relations avec les élus, le Cabinet et les assistants de groupe pour répondre aux demandes et transmettre les informations.

Relations hiérarchiques/fonctionnelles :
Le titulaire du poste sera placé sous l'autorité de la Directrice pour la Formation pour l'Emploi au sein du Pôle Développement et Valorisation des Potentiels.

Conditions particulières du poste (Horaires, déplacements, astreintes...) :
Poste basé à Strasbourg. Des déplacements occasionnels sur le Grand Est peuvent être demandés.

Savoir :
- Connaissances du cadre juridique et réglementaire du domaine concerné
- Connaissances techniques liées à son domaine d'intervention
- Méthodes et usages de la collectivité : charte, procédure, formulaire, organigramme
- Procédures administratives
- Techniques de secrétariat

Savoir-faire :
- Aptitudes relationnelles
- Organisation méthodique du travail et gestion du temps
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
Capacités d'adaptation
- Capacités rédactionnelles

Savoir-être :
- Rigueur
- Capacité à travailler en équipe
- Fiabilité
- Discrétion
- Attitudes de service