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Agent d'accueil
Offre n° O067220700735166
Publiée le 27/07/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Commune de 5 800 habitants, membre de l'Eurométropole de Strasbourg, dans la 2ème couronne sud, regroupant environ 75 agents, dont le Maire est également Vice-Président de l'Eurométropole.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
FEGERSHEIM
Poste à pourvoir le
01/10/2022
Date limite de candidature
17/09/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
La commune de Fegersheim recrute un agent d'accueil au sein de ses services à la population. Ses principales missions seront :
- Accueillir et renseigner le public (accueil physique et téléphonique)
- Etablir et délivrer les titres d'identité et les actes d'état civil
- Assurer la gestion du courrier et des affaires générales
- Participer à la gestion des élections, des affaires funéraires, et du recensement général de la population.
- Accueillir et renseigner le public (accueil physique et téléphonique)
- Etablir et délivrer les titres d'identité et les actes d'état civil
- Assurer la gestion du courrier et des affaires générales
- Participer à la gestion des élections, des affaires funéraires, et du recensement général de la population.
Missions / conditions d'exercice
1. Accueil
- Assurer l'accueil physique général de la commune et renseigner le public
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques du standard général de la mairie
- Délivrer les documents administratifs (passeport, carte d'identité, attestation...).
2. Titres d'identité et état-civil
- Renseigner les demandeurs de titres d'identité (cartes d'identité, passeports) et leur fixer des rendez-vous ; instruire les dossiers et délivrer les titres
- Constituer et gérer les dossiers liés à l'état civil : mariage, PACS, décès, reconnaissances, actes demandés par les usagers
- Gérer les dossiers de recensement militaire
3. Affaires générales
- Enregistrer le courrier arrivé, le numériser, le dispatcher dans les services concernés
- Assurer et tenir à jour l'affichage général de la mairie et les différents documents d'information à disposition du public
- Rédiger et/ou diffuser différents documents à la demande des services ou des élus
- Participer au suivi et à la gestion des archives communales
- Participer au recensement général de la population (tous les 5 ans)
4. Elections
- Réceptionner et traiter les demandes d'inscription sur la liste électorale, les radiations, et les demandes de modification
- Participer à la préparation et à l'organisation matérielle des scrutins
5. Cimetière
- Lors d'un décès : accueillir les familles, affecter une tombe et recueillir les informations à intégrer dans l'application de gestion des cimetières
- Suivre le renouvellement des concessions
- Mettre à jour le logiciel de suivi des cimetières
- Assurer l'accueil physique général de la commune et renseigner le public
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques du standard général de la mairie
- Délivrer les documents administratifs (passeport, carte d'identité, attestation...).
2. Titres d'identité et état-civil
- Renseigner les demandeurs de titres d'identité (cartes d'identité, passeports) et leur fixer des rendez-vous ; instruire les dossiers et délivrer les titres
- Constituer et gérer les dossiers liés à l'état civil : mariage, PACS, décès, reconnaissances, actes demandés par les usagers
- Gérer les dossiers de recensement militaire
3. Affaires générales
- Enregistrer le courrier arrivé, le numériser, le dispatcher dans les services concernés
- Assurer et tenir à jour l'affichage général de la mairie et les différents documents d'information à disposition du public
- Rédiger et/ou diffuser différents documents à la demande des services ou des élus
- Participer au suivi et à la gestion des archives communales
- Participer au recensement général de la population (tous les 5 ans)
4. Elections
- Réceptionner et traiter les demandes d'inscription sur la liste électorale, les radiations, et les demandes de modification
- Participer à la préparation et à l'organisation matérielle des scrutins
5. Cimetière
- Lors d'un décès : accueillir les familles, affecter une tombe et recueillir les informations à intégrer dans l'application de gestion des cimetières
- Suivre le renouvellement des concessions
- Mettre à jour le logiciel de suivi des cimetières
Profils recherchés
Expérience sur un poste similaire appréciée.
Savoirs - Connaissances : Techniques d'accueil, règles de communication - Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'internet - Techniques de communication téléphonique - outils bureautiques et logiciels métiers - Connaissance de l'organisation et de l'activité des services et du fonctionnement des collectivités territoriales.
Savoir-faire : Compétences : Accueillir le public avec amabilité - Prendre des messages - S'exprimer clairement et reformuler les demandes - Mettre en relation des correspondants - S'adapter aux différents publics - Gérer les situations de stress et réguler les tensions - Réagir avec pertinence aux situations d'urgence - Conserver neutralité et objectivité face aux situations - Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès.
Savoir être- Qualités : Qualités d'accueil et d'écoute - Sens de l'organisation, méthode et rigueur - Sens du travail en équipe - Sens du service public - Discrétion et secret professionnel - Disponibilité - Capacité à travailler dans l'urgence et à gérer les priorités - Qualités relationnelles, autonomie et initiative.
Savoirs - Connaissances : Techniques d'accueil, règles de communication - Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'internet - Techniques de communication téléphonique - outils bureautiques et logiciels métiers - Connaissance de l'organisation et de l'activité des services et du fonctionnement des collectivités territoriales.
Savoir-faire : Compétences : Accueillir le public avec amabilité - Prendre des messages - S'exprimer clairement et reformuler les demandes - Mettre en relation des correspondants - S'adapter aux différents publics - Gérer les situations de stress et réguler les tensions - Réagir avec pertinence aux situations d'urgence - Conserver neutralité et objectivité face aux situations - Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès.
Savoir être- Qualités : Qualités d'accueil et d'écoute - Sens de l'organisation, méthode et rigueur - Sens du travail en équipe - Sens du service public - Discrétion et secret professionnel - Disponibilité - Capacité à travailler dans l'urgence et à gérer les priorités - Qualités relationnelles, autonomie et initiative.
Contact
Informations complémentaires
Merci de transmettre un CV et une lettre de motivation à
mairie@fegersheim.fr
ou par voie postale :
Mairie de Fegersheim
50 rue de Lyon
67640 FEGERSHEIM
mairie@fegersheim.fr
ou par voie postale :
Mairie de Fegersheim
50 rue de Lyon
67640 FEGERSHEIM
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.