ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F)

Offre n° O069-202202005001
Publiée le 02/02/2022

Synthèse de l'offre

Employeur
COMMUNE DE GENAY
RUE DE LA MAIRIE B.P. 71
69726 GENAY CEDEX
Département de travail
Rhône
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
02/03/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi ?
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Emploi fonctionnel
Oui
Libellé de l'emploi fonctionnel
Famille de métier
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Assistant ou assistante de gestion administrative
Ouvert aux contractuels
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Descriptif de l'emploi
ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F)
PÔLE DES SERVICES TECHNIQUES
Missions
Assiste le responsable des services techniques dans la gestion et le suivi administratif des dossiers des services techniques

Accueil physique et téléphonique du public
- Recevoir et orienter les demandes, les hiérarchiser selon leur caractère de priorité
- Assurer les relations avec les entreprises : les informer et les orienter
- Rechercher les informations
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques

Traitement des dossiers et saisie de documents
- rédiger tous types de courriers, assurer la prise de notes et rédiger des comptes rendus,
- suivre et mettre en forme des dossiers administratifs, enregistrer, classer et archiver les documents,
- Enregistrer ou saisir des données informatiques
- gérer le courrier (réception, tri, dispatching),
- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires
-Tâches diverses de gestion : réservation de salles, affichages et impressions, commande de fourniture, gestion de clefs...
Missions de comptabilité et marchés publics
-Préparation budgétaire annuelle avec les différentes unités des S.T. et exécution du budget
- Demande de devis
- Établissement des bons de commande
- Suivi des lignes de crédits et différents états
- Préparer et suivre les dossiers d'appel d'offres
- Renseigner et exploiter des tableaux de bord de suivi d'opérations
- Achat de matériel et de prestations : Assurer le suivi administratif des contrats et conventions - Alerte pour le renouvellement des contrats et consultations de prestataires pour les contrats annuels
- Assurance/sinistres : suivi des sinistres en lien avec le service finances marchés publics
- Gestion et commande des EPI
- Suivi des dépenses d'entretien des véhicules municipaux.
- Gestion des dépenses de carburants
- Relations-négociations avec les fournisseurs et garages pour les réparations de véhicules
- Gestion des dossiers administratifs des véhicules : factures, contrôles techniques, cartes grises, assurances, ...)

Planification et suivi
Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
Gestion des demandes d'intervention
Assurer l'actualisation des tableaux de bord et indicateurs de l'activité du service
Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, etc.)
Profils recherchés
Compétences requises

Diplôme en lien avec la gestion administrative ou l'assistanat de direction ou expérience significative dans le domaine
Techniques de secrétariat (prise de note, rédaction et mise en forme de courrier, compte-rendu..)
Maitrise des outils de bureautique, internet
Connaissance de l'environnement territorial
Notions de comptabilité publique et marchés publics très appréciées

Qualités requises

Sens de l'organisation, rigueur, disponibilité
Dynamisme, réactivité, autonomie
Sens du service public, aisance relationnelle

Conditions de travail

Poste à temps complet mais possibilité de travail à temps partiel
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + CNAS + ticket restaurant
Temps de travail
Complet, 35h00 hebdomadaire

Contact

Lien de candidature
Informations complémentaires
Adresser votre lettre de candidature accompagnée d'un curriculum vitæ avant le 2 mars 2022

À l'attention de Madame le Maire à l'adresse suivante :
COMMUNE DE GENAY
RUE DE LA MAIRIE
B.P. 71
69726 GENAY CEDEX

Pour tout renseignement, s'adresser à Madame Nadège BOCHENEK, Responsable Ressources Humaines, au 04 72 08 78 62 ou par mail à : resp.rh@villedegenay.com

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

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