RESPONSABLE DE L'UNITÉ DOSSIERS ADMINISTRATIFS INDIVIDUELS (H/F)

Offre n° O069-202206006675
Publiée le 01/07/2022

Synthèse de l'offre

Employeur
COMMUNE DE LYON
DRH - SERVICE RECRUTEMENT 1 PLACE DE LA COMEDIE
69205 LYON CEDEX 01
Département de travail
Rhône
Poste à pourvoir le
01/09/2022
Date limite de candidature
01/08/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi ?
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métier
Gestion des ressources humaines > Ressources humaines, statut et rémunération
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Responsable de la gestion administrative du personnel
Descriptif de l'emploi
RESPONSABLE DE L'UNITÉ DOSSIERS ADMINISTRATIFS INDIVIDUELS (H/F)
DIRECTION DE L'ADMINISTRATION DES PERSONNELS
Missions
Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants-es) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.

Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l'équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l'écoute de ses habitants-es.

Pour accompagner ces projets, la Ville de Lyon bénéficie d'un budget de 800 millions d'euros et de l'engagement d'une administration municipale présente au quotidien auprès des Lyonnaises et des Lyonnais.

La Délégation générale Ressources humaines et dialogue social accompagne la transformation de notre organisation en assurant un cadre de travail clair, équitable et partagé à 8 500 agents-es qui s'engagent quotidiennement au service des Lyonnais-es à travers 250 métiers.

Notre rôle ? Offrir les meilleures conditions de travail et des perspectives professionnelles à des femmes et des hommes qui font la richesse de notre service public.

La Direction de l'Administration des Personnels (DAP) a en charge la gestion administrative du personnel (300 M€ de budget, 7500 postes permanents, 11 000 paies mensuelles).

Elle compte 65 postes répartis au sein de 3 services :
- Conseil et Gestion administrative du Personnel
- Carrières-Retraites-Dossier Administratif Individuel (DAI)
- Rémunération

Le service Carrières-Retraites est composée de 2 pôles :
- Carrières
- Retraites- DAI

Missions : Placé-e sous l'autorité du responsable du pôle Retraites-DAI, vous encadrez les 5 agents-e de l'unité DAI dont vous coordonnez et supervisez l'activité.

Expert-e dans votre domaine, vous êtes garant-e de la bonne tenue du DAI de l'ensemble des agents-es de la collectivité et du CCAS (composition et classement), de sa création à son archivage, soit 20 000 dossiers actifs.

Vous êtes l'interlocuteur-trice privilégié-e des Services Ressources Humaines (SRH), pour :
- la constitution et le versement des actes administratifs aux dossiers individuels,
- les prêts de dossiers aux gestionnaires RH,
- la communication de leur dossier aux agents-es.


Enfin, vous participez à la conduite de projets du service et de la délégation.
Profils recherchés
Activités principales :

Encadrement d'équipe :
- encadrer, évaluer les agents-es de l'unité, et coordonner leurs activités,
- transmettre les consignes et veiller à leur application,
- repérer et réguler les dysfonctionnements éventuels, - contribuer au développement qualitatif du service rendu,
- assurer le tutorat d'un-e agent-e mis à disposition par une association d'insertion des personnes en situation de handicap.

Respect du cadre réglementaire du DAI :
- participer à la vérification du contenu juridique et de gestion des dossiers, notamment en cas d'entrée et/ou sortie,
- superviser la télétransmission des acte soumis au contrôle de légalité (soit 3 000 actes par an), d'une part en Préfecture du Rhône, et d'autre part au Bulletin Municipal Officiel (BMO),
- accompagner la mise en place du dossier individuel dématérialisé dans le cadre de Gestion Electronique des documents (GED).
- assurer le retour des arrêtés dans les directions après numérisation et intégration dans la GED,
- veiller au respect du plan de classement du dossier individuel,
- contrôler le classement des pièces administratives individuelles produites par les directions et services RH dans les DAI,
- coordonner et optimiser le stockage et le préarchivage des DAI avant transmission au référent archives de la délégation.

Etablissement et/ou mise à jour des procédures et process existants :
- recenser et formaliser les procédures de gestion du DAI au sein des services de la DGRHDS, dans le cadre du partage de la fonction RH, de la GED et de la simplification des procédures,
- s'assurer des mises à jour selon les évolutions réglementaires et de leur bonne application,
- mettre en place des outils de gestion et de suivi de l'activité,
- élaborer et tenir à jour des tableaux de bord et statistiques.


Activités spécifiques :

Participation à des projets RH :
- contribuer aux projets du service, aux projets RH transversaux de la direction et de la collectivité dont la dématérialisation des DAI et le renouvellement de l'appareil de stockage,
- participer à des réseaux d'échanges professionnels internes ou externes à la collectivité,
- communiquer avec les différents partenaires DGRHDS et directions opérationnelles.

Profil recherché :

CONNAISSANCES
- Statut de la Fonction publique
- Règles de classement et d'archivage
- Règles relatives à l'accès aux documents administratifs, et à la transmission des actes en Préfecture
- Conduite de projets

MAITRISE
- Cadre légal et règlementaire du DAI
- Pack Office et ASTRE RH
- Management de proximité et technique d'encadrement d'équipe

QUALITES
- Organisation et méthode
- Discrétion professionnelle et stricte confidentialité
- Qualités relationnelles
- Goût du travail en équipe



Conditions spécifiques d'exercice :

- Manipulation quotidienne de DAI pouvant être parfois importants en volume et en poids (plus de 4 kg)

Lieu de travail : Annexe de l'Hôtel de Ville - place Louis Pradel - 69001 Lyon

Horaires : 37h30 hebdomadaires + 15 jours RTT/an

Niveau d'étude : Niveau 4 - BACCALAUREAT

Niveau d'expérience : 2-5 ans

Niveau du poste : BG2

 
Temps de travail
Complet, 35h00 hebdomadaire

Contact

Informations complémentaires
Adresser votre lettre de candidature accompagnée d'un curriculum vitæ avant le 01/08/2022 via le lien URL

À l'adresse suivante :
COMMUNE DE LYON
DRH - SERVICE RECRUTEMENT
1 PLACE DE LA COMEDIE
69205 LYON CEDEX 01

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

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