Assistant(e) de direction auprès du Cabinet du Maire
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O069230100922517
Publiée le 25/01/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
PLACE DU GENERAL DE GAULLE, Genas (Rhône)
Poste à pourvoir le
27/02/2023
Date limite de candidature
24/02/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
2
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime de fin d'année + chèques déjeuner + CNAS + participation employeur à la prévoyance
Descriptif de l'emploi
Placé(e) sous la responsabilité de la directrice de cabinet, des grands projets et de la communication, vous assurez une fonction d'assistance administrative et financière au sein du secrétariat des élus, et auprès de la directrice de cabinet.
Au sein d'une équipe de 3 agents sur des fonctions identiques, vous assurez, sur les périodes d'ouverture du secrétariat des élus (8 h 30 à 18 h 00, par roulement) l'accueil téléphonique et physique, et apportez votre soutien sur l'organisation professionnelle des agendas et préparation de réunions, de gestion administrative, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers.
Au sein d'une équipe de 3 agents sur des fonctions identiques, vous assurez, sur les périodes d'ouverture du secrétariat des élus (8 h 30 à 18 h 00, par roulement) l'accueil téléphonique et physique, et apportez votre soutien sur l'organisation professionnelle des agendas et préparation de réunions, de gestion administrative, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers.
Missions / conditions d'exercice
Assistance à la Directrice de Cabinet, au maire et aux élus
* Assister le maire, les élus et la collaboratrice de cabinet dans l'organisation de leurs activités
* Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités de chacun
* Organiser leurs déplacements
* Assurer le suivi des activités du service
Gestion administrative du cabinet du maire
* Organiser et suivre le courrier des élus
* Réaliser et mettre en forme des documents administratifs
* Gérer le courrier du service
* Réaliser des travaux divers de secrétariat et de bureautique pour le service
* Rechercher et diffuser des informations
* Prendre des notes et mettre en forme tout type de documents
* Organiser le classement et l'archivage des dossiers
* Faire l'inventaire des fournitures
Organisation des réunions
* Etablir les ordres du jour en concertation avec la collaboratrice de cabinet
* Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
* Elaborer des lettres de commande et la revue de presse
Accueil du public
* Renseigner les administrés et les orienter vers l'interlocuteur compétent
* Assurer l'accueil physique et téléphonique
* Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et informatiques
* Assister le maire, les élus et la collaboratrice de cabinet dans l'organisation de leurs activités
* Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités de chacun
* Organiser leurs déplacements
* Assurer le suivi des activités du service
Gestion administrative du cabinet du maire
* Organiser et suivre le courrier des élus
* Réaliser et mettre en forme des documents administratifs
* Gérer le courrier du service
* Réaliser des travaux divers de secrétariat et de bureautique pour le service
* Rechercher et diffuser des informations
* Prendre des notes et mettre en forme tout type de documents
* Organiser le classement et l'archivage des dossiers
* Faire l'inventaire des fournitures
Organisation des réunions
* Etablir les ordres du jour en concertation avec la collaboratrice de cabinet
* Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
* Elaborer des lettres de commande et la revue de presse
Accueil du public
* Renseigner les administrés et les orienter vers l'interlocuteur compétent
* Assurer l'accueil physique et téléphonique
* Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et informatiques
Profils recherchés
PROFIL / COMPETENCES
- Maîtrise impérative des outils bureautiques Word (publipostage notamment) et d'outlook
- Aisance rédactionnelle
- Connaître le fonctionnement et les compétences d'une collectivité locale
- Techniques d'assistance administrative, de recherche documentaire et d'archivage
- Règles d'expression écrite et orale
- Connaissance des règles et techniques de gestion protocolaires
- Capacité à travailler en transversalité
- Capacité à travailler en équipe
- Gestion des priorités et polyvalence
- Permis B obligatoire.
SAVOIR ÊTRE ET SAVOIR-FAIRE
- Confidentialité
- Discrétion irréprochable
- Esprit d'initiative et de progrès
- Rigueur et respect des calendriers
- Autonomie
- Créativité
- Réactivité
- Maîtrise impérative des outils bureautiques Word (publipostage notamment) et d'outlook
- Aisance rédactionnelle
- Connaître le fonctionnement et les compétences d'une collectivité locale
- Techniques d'assistance administrative, de recherche documentaire et d'archivage
- Règles d'expression écrite et orale
- Connaissance des règles et techniques de gestion protocolaires
- Capacité à travailler en transversalité
- Capacité à travailler en équipe
- Gestion des priorités et polyvalence
- Permis B obligatoire.
SAVOIR ÊTRE ET SAVOIR-FAIRE
- Confidentialité
- Discrétion irréprochable
- Esprit d'initiative et de progrès
- Rigueur et respect des calendriers
- Autonomie
- Créativité
- Réactivité
Contact et modalités de candidature
Contact
0472471118
Informations complémentaires
CONDITIONS D'EMPLOI
Poste à temps complet (37,30h + RTT)
Horaires variables selon organisation de l'équipe sur la période d'ouverture du secrétariat de 8h30 à 18 h 00
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime de fin d'année + chèques déjeuner + CNAS
Poste ouvert en catégorie C (Adjoint administratif avec une expérience significative)
CANDIDATURES
Courrier à adresser par mail à : Monsieur le Maire.
recrutement-drh@ville-genas.fr
Téléphone : 04 72 47 11 54 - Direction des Ressources Humaines
Poste à temps complet (37,30h + RTT)
Horaires variables selon organisation de l'équipe sur la période d'ouverture du secrétariat de 8h30 à 18 h 00
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime de fin d'année + chèques déjeuner + CNAS
Poste ouvert en catégorie C (Adjoint administratif avec une expérience significative)
CANDIDATURES
Courrier à adresser par mail à : Monsieur le Maire.
recrutement-drh@ville-genas.fr
Téléphone : 04 72 47 11 54 - Direction des Ressources Humaines
Adresse de l'employeur
GENAS
>PLACE DU GENERAL DE GAULLE
69741 GENAS CEDEX
>PLACE DU GENERAL DE GAULLE
69741 GENAS CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.