AGENT D'ACCUEIL GENERAL A L'HOTEL DE VILLE
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Offre n° O072210900400358
Publiée le 14/09/2021
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Mairie - Esplanade Nelson Mandela, Allonnes (Sarthe)
Poste à pourvoir le
01/12/2021
Date limite de candidature
05/11/2021
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Allonnes, ville sportive et solidaire, est engagée dans un second programme de renouvellement urbain (ANRU 2). A 10' du Mans, classée en quartier prioritaire, cette ville à la campagne souffre d'un déficit d'image en dépit de ses nombreux atouts et du dynamisme de la municipalité. En parallèle des grands chantiers de l'ANRU, Allonnes entreprend une démarche " marketing territorial " visant à qualifier le territoire dans sa dimension économique et urbaine. Avec 11 300 habitants, Allonnes est la 2ème ville de la communauté d'agglomération Le Mans Métropole.
RECHERCHE
Un(e) chargé(e) d'accueil général à l'hôtel de Ville
Filière et cadre d'emploi : Administrative - Cadre d'emploi des adjoints administratifs - Temps complet
Rattaché(e) au Service Qualités Relations Citoyenne (QRC) l'agent(e) assurera l'accueil physique et téléphonique des administrés, la gestion des réservations de salles municipales et le secrétariat du service
RECHERCHE
Un(e) chargé(e) d'accueil général à l'hôtel de Ville
Filière et cadre d'emploi : Administrative - Cadre d'emploi des adjoints administratifs - Temps complet
Rattaché(e) au Service Qualités Relations Citoyenne (QRC) l'agent(e) assurera l'accueil physique et téléphonique des administrés, la gestion des réservations de salles municipales et le secrétariat du service
Missions / conditions d'exercice
Missions principales :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés :
- Accueille le public sur place ou par téléphone avec amabilité
- Renseigne le public sur place ou par téléphone
- Reçoit, filtre et oriente les appels
- Identifie et gère la demande et son degré d'urgence
-
- Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services
̵ Renseigne sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaitre l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services)
-Assure un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité
̵ Régule l'entrée des visiteurs et groupes
̵ Oriente vers les personnes et services compétents
̵ Donne les renseignements de premiers niveaux (remise de documents, de liste de documents à fournir, plaquettes d'informations etc...)
-Contribue à la mise à jour des informations mises à disposition des publics
- Participer à la mission de la cellule de proximité
̵ Enregistre les demandes des habitants via la fiche de liaison
̵ Suit des demandes sur le logiciel GLPI
̵ En cas de besoin contacte les services compétents de la ville et de Le Mans Métropole
̵ Réalise des tâches de secrétariat et administratives diverses pour le service QRC-Tranquillité publique : convocation au visite de quartier, aux rencontres habitants, courrier d'information, arrêtés municipaux... et travaux de comptabilité simples
- Encadrement et tutorat des stagiaires " Accueil "
-Veille à la cohérence du planning proposé aux stagiaires
-Assure le tutorat des stagiaires
- Transmet de façon pédagogique les éléments de compréhension sur le fonctionnement de l'accueil général et plus généralement de l'organisation administrative de la collectivité
- Gestion des locations de salles municipales
-Assure la planification de l'utilisation et la réservation de l'ensemble des salles municipales
-Rédige les contrats correspondants (annuels ou ponctuels)
-Remet les clefs aux utilisateurs
-Gestion des cautions -
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés :
- Accueille le public sur place ou par téléphone avec amabilité
- Renseigne le public sur place ou par téléphone
- Reçoit, filtre et oriente les appels
- Identifie et gère la demande et son degré d'urgence
-
- Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services
̵ Renseigne sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaitre l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services)
-Assure un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité
̵ Régule l'entrée des visiteurs et groupes
̵ Oriente vers les personnes et services compétents
̵ Donne les renseignements de premiers niveaux (remise de documents, de liste de documents à fournir, plaquettes d'informations etc...)
-Contribue à la mise à jour des informations mises à disposition des publics
- Participer à la mission de la cellule de proximité
̵ Enregistre les demandes des habitants via la fiche de liaison
̵ Suit des demandes sur le logiciel GLPI
̵ En cas de besoin contacte les services compétents de la ville et de Le Mans Métropole
̵ Réalise des tâches de secrétariat et administratives diverses pour le service QRC-Tranquillité publique : convocation au visite de quartier, aux rencontres habitants, courrier d'information, arrêtés municipaux... et travaux de comptabilité simples
- Encadrement et tutorat des stagiaires " Accueil "
-Veille à la cohérence du planning proposé aux stagiaires
-Assure le tutorat des stagiaires
- Transmet de façon pédagogique les éléments de compréhension sur le fonctionnement de l'accueil général et plus généralement de l'organisation administrative de la collectivité
- Gestion des locations de salles municipales
-Assure la planification de l'utilisation et la réservation de l'ensemble des salles municipales
-Rédige les contrats correspondants (annuels ou ponctuels)
-Remet les clefs aux utilisateurs
-Gestion des cautions -
Profils recherchés
Aptitudes et connaissances requises :
* Connaissance de l'environnement institutionnel de la collectivité
* Maitrise des techniques de communication
* Capacité à être en situation d'écoute active de la demande
* Faire preuve de diplomatie, d'amabilité, de patience de courtoisie
* Aptitude à gérer de situations de tension
* Connaissance des outils bureautiques classiques et des techniques de secrétariat
* Aptitude à prioriser
* Savoir faire preuve d'autonomie et de réactivité
* Respect de la confidentialité
* Sens du service public (Laïcité et citoyenneté)
Contraintes liées au poste :
* Planning de travail lié aux horaires d'ouverture de l'hôtel de Ville
* Tenue et présentation correctes exigées
* Grande disponibilité pendant les heures de travail
* Polyvalence des missions (accueil physique, accueil téléphonique, secrétariat..)
* Connaissance de l'environnement institutionnel de la collectivité
* Maitrise des techniques de communication
* Capacité à être en situation d'écoute active de la demande
* Faire preuve de diplomatie, d'amabilité, de patience de courtoisie
* Aptitude à gérer de situations de tension
* Connaissance des outils bureautiques classiques et des techniques de secrétariat
* Aptitude à prioriser
* Savoir faire preuve d'autonomie et de réactivité
* Respect de la confidentialité
* Sens du service public (Laïcité et citoyenneté)
Contraintes liées au poste :
* Planning de travail lié aux horaires d'ouverture de l'hôtel de Ville
* Tenue et présentation correctes exigées
* Grande disponibilité pendant les heures de travail
* Polyvalence des missions (accueil physique, accueil téléphonique, secrétariat..)
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Pour tous renseignements complémentaires vous pouvez contacter :
Madame Céline PELLEMOINE Responsable QRC 02 43 83 42 54 ou Mme Christine LECOINTRE Directrice des Ressources Humaines au 02 43 83 42 30
Adresser candidature (lettre + CV) avant le 5 novembre 2021 En cas de candidature par voie de mutation joindre votre dernier arrêté de situation.
A Monsieur le Maire
Direction des Ressources Humaines
Esplanade Nelson Mandela
72700 Allonnes
Ou par mail : christine.lecointre@ville-allonnes.fr
Madame Céline PELLEMOINE Responsable QRC 02 43 83 42 54 ou Mme Christine LECOINTRE Directrice des Ressources Humaines au 02 43 83 42 30
Adresser candidature (lettre + CV) avant le 5 novembre 2021 En cas de candidature par voie de mutation joindre votre dernier arrêté de situation.
A Monsieur le Maire
Direction des Ressources Humaines
Esplanade Nelson Mandela
72700 Allonnes
Ou par mail : christine.lecointre@ville-allonnes.fr
Adresse de l'employeur
MAIRIE ALLONNES
>Mairie - Esplanade Nelson Mandela
72700 ALLONNES
>Mairie - Esplanade Nelson Mandela
72700 ALLONNES
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.