Assistant de direction Sarthe Autonomie Santé
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Offre n° O072221200881551
Publiée le 15/12/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Direction des ressources humaines - Espace Emeraude - 46, avenue François Mitterrand, Le Mans (Sarthe)
Poste à pourvoir le
01/02/2023
Date limite de candidature
15/01/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Il apporte une assistance permanente au directeur en termes de gestion, d'organisation (instances, réunions, congés, rdv, logistique), de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Il organise et coordonne les informations internes et externes parfois confidentielles liées au fonctionnement de la direction.
Il centralise et s'assure des délais de réponse aux sollicitations (par mails, courriers, courriers signalés...)
Il apporte un premier niveau de réponse auprès des partenaires et directions métier.
L'agent peut être amené à être facilitateur des outils collaboratifs (diffuser les usages et outils collaboratifs, accompagner les utilisateurs et remonter les besoins identifiés).
Il anime la communauté de métier des secrétaires de service de la direction.
Il est référent auprès des secrétaires de service des outils métiers et procédures et en garantit la mise à jour
Il assure le secrétariat du Conseil Départemental de la Citoyenneté et de l'Autonomie
Il peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (statistiques, dossiers transversaux ou évènements spécifiques (ex : manifestations, séminaires) en lien avec les autres directions du Département ou en lien avec les GIP DAC et MDPH.
Relations fonctionnelles :
En interne : Le secrétariat de direction générale adjointe des Solidarités, les secrétariats des directions de la DGA des Solidarités, les secrétariats et chefs de service de la Direction Sarthe autonomie - santé, les secrétariats des autres directions et services du Département.
En externe : Les institutions et les partenaires
Il organise et coordonne les informations internes et externes parfois confidentielles liées au fonctionnement de la direction.
Il centralise et s'assure des délais de réponse aux sollicitations (par mails, courriers, courriers signalés...)
Il apporte un premier niveau de réponse auprès des partenaires et directions métier.
L'agent peut être amené à être facilitateur des outils collaboratifs (diffuser les usages et outils collaboratifs, accompagner les utilisateurs et remonter les besoins identifiés).
Il anime la communauté de métier des secrétaires de service de la direction.
Il est référent auprès des secrétaires de service des outils métiers et procédures et en garantit la mise à jour
Il assure le secrétariat du Conseil Départemental de la Citoyenneté et de l'Autonomie
Il peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (statistiques, dossiers transversaux ou évènements spécifiques (ex : manifestations, séminaires) en lien avec les autres directions du Département ou en lien avec les GIP DAC et MDPH.
Relations fonctionnelles :
En interne : Le secrétariat de direction générale adjointe des Solidarités, les secrétariats des directions de la DGA des Solidarités, les secrétariats et chefs de service de la Direction Sarthe autonomie - santé, les secrétariats des autres directions et services du Département.
En externe : Les institutions et les partenaires
Missions / conditions d'exercice
Activités :
Accueil téléphonique
Gestion de fournitures de bureau
Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution)
Organisation et planification de réunions
Recherche d'informations
Rédaction de comptes-rendus
Traitement informatique des dossiers
Acheminement de documents, courriers, colis
Réception, traitement et diffusion d'informations
Gestion de plannings
Assistance aux utilisateurs
Constitution, actualisation et diffusion d'un fonds de documentation
Caractéristiques particulières :
Travail sur écran
Permanences
Accueil téléphonique
Gestion de fournitures de bureau
Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution)
Organisation et planification de réunions
Recherche d'informations
Rédaction de comptes-rendus
Traitement informatique des dossiers
Acheminement de documents, courriers, colis
Réception, traitement et diffusion d'informations
Gestion de plannings
Assistance aux utilisateurs
Constitution, actualisation et diffusion d'un fonds de documentation
Caractéristiques particulières :
Travail sur écran
Permanences
Profils recherchés
Savoirs:
Avoir un bon niveau de culture générale
Connaissance des différents outils et usages internet
Connaissance des différents services et des différentes missions du Département
Connaissance des institutions
Connaissance des règles de présentation des documents (typographie, mise en page)
Connaissance des règles internes de présentation de documents
Connaissance des techniques de prise de note rapide
Connaissance des circuits de transmission des documents
Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe
Connaissances des réseaux de partenaires sociaux et associatifs
Savoir-faire:
Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie
Analyser des informations professionnelles
Anticiper et évaluer les situations pour prendre des décisions
Concevoir des outils de planification (tableaux de bord, etc)
Ecouter et reformuler les demandes
Etablir un système de classement efficace
Filtrer les appels téléphoniques
Identifier les besoins relatifs à son champ d'activités
Identifier les demandes et les besoins des usagers
Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation
Mobiliser les techniques de communication orale et écrite
Orienter les appels téléphoniques
Réaliser un auto-contrôle de son travail
Rédiger des écrits professionnels
Respecter les règles de déontologie liées à son activité
Suivre une procédure
Utiliser le logiciel Access (base de données)
Savoir traiter des données chiffrées
Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook)
Savoir-être:
Faire preuve du sens de la communication et du contact
Faire preuve d'organisation
Faire preuve de réactivité face à une situation d'urgence
Faire preuve de rigueur et de méthode
Faire preuve d'autonomie
Faire preuve de curiosité intellectuelle
Faire preuve de discrétion
Faire preuve de loyauté
Faire preuve d'initiatives
Se montrer disponible
Faire preuve de souplesse et d'ouverture d'esprit
Diplômes et niveaux d'expérience requis :
Bac avec expérience de 1 à 3 ans dans le domaine visé.
Bac +2, débutant accepté.
Avoir un bon niveau de culture générale
Connaissance des différents outils et usages internet
Connaissance des différents services et des différentes missions du Département
Connaissance des institutions
Connaissance des règles de présentation des documents (typographie, mise en page)
Connaissance des règles internes de présentation de documents
Connaissance des techniques de prise de note rapide
Connaissance des circuits de transmission des documents
Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe
Connaissances des réseaux de partenaires sociaux et associatifs
Savoir-faire:
Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie
Analyser des informations professionnelles
Anticiper et évaluer les situations pour prendre des décisions
Concevoir des outils de planification (tableaux de bord, etc)
Ecouter et reformuler les demandes
Etablir un système de classement efficace
Filtrer les appels téléphoniques
Identifier les besoins relatifs à son champ d'activités
Identifier les demandes et les besoins des usagers
Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation
Mobiliser les techniques de communication orale et écrite
Orienter les appels téléphoniques
Réaliser un auto-contrôle de son travail
Rédiger des écrits professionnels
Respecter les règles de déontologie liées à son activité
Suivre une procédure
Utiliser le logiciel Access (base de données)
Savoir traiter des données chiffrées
Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook)
Savoir-être:
Faire preuve du sens de la communication et du contact
Faire preuve d'organisation
Faire preuve de réactivité face à une situation d'urgence
Faire preuve de rigueur et de méthode
Faire preuve d'autonomie
Faire preuve de curiosité intellectuelle
Faire preuve de discrétion
Faire preuve de loyauté
Faire preuve d'initiatives
Se montrer disponible
Faire preuve de souplesse et d'ouverture d'esprit
Diplômes et niveaux d'expérience requis :
Bac avec expérience de 1 à 3 ans dans le domaine visé.
Bac +2, débutant accepté.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Merci d'envoyer vos candidatures (CV + LM) sur le site internet du département de la Sarthe :
https://www.sarthe.fr/recrutement
https://www.sarthe.fr/recrutement
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.