Retour Vaguemestre / Gestionnaire courrier
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Offre n° O074221000802654
Publiée le 04/10/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hotel du departement, Annecy (Haute-Savoie)
Poste à pourvoir le
01/12/2022
Date limite de candidature
04/11/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à un détachement (> 6 mois) ou à une intégration directe
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint technique
Adjoint technique principal de 2ème classe
Adjoint technique principal de 1ère classe
Adjoint technique principal de 2ème classe
Adjoint technique principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Collectivité de 3 000 agents exerçant plus de 180 métiers, le Département de la Haute-Savoie est l'un des plus gros employeurs de son territoire. Il déploie ses politiques et actions au bénéfice des 800 000 Haut-Savoyards en s'appuyant sur un budget d'environ un milliard d'euros.
Travailler pour le Département de la Haute-Savoie, c'est rejoindre une équipe qui s'investit au quotidien pour les solidarités humaines et territoriales dont il est le garant. Action sociale, collèges, voirie départementale, sport, culture, environnement... participez à l'évolution et à la construction de l'avenir d'un des départements les plus attractifs de France !
Finalité du poste / Contexte :
Gérer les correspondances, livraisons internes et assurer les fonctions protocolaire
Préparer la distribution et l'expédition du courrier et des colis de l'institution.
Travailler pour le Département de la Haute-Savoie, c'est rejoindre une équipe qui s'investit au quotidien pour les solidarités humaines et territoriales dont il est le garant. Action sociale, collèges, voirie départementale, sport, culture, environnement... participez à l'évolution et à la construction de l'avenir d'un des départements les plus attractifs de France !
Finalité du poste / Contexte :
Gérer les correspondances, livraisons internes et assurer les fonctions protocolaire
Préparer la distribution et l'expédition du courrier et des colis de l'institution.
Missions / conditions d'exercice
Au quotidien, vous :
- participez aux opérations de gestion des plis de l'Unité Gestion du Courrier,
- assurez la livraison hebdomadaire ou la demande du papier pour photocopieur, des fournitures d'imprimerie, des commandes réalisées par l'imprimerie et du café pour les Directions, Pôles et Services centraux situés à Annecy.
- effectuez des courses diverses (plis urgents, parapheurs...) à la demande de la DGS, du Cabinet, des DGA ou des Directeurs.
- participez à la mise en place du processus de numérisation du courrier
- gérez le courrier " Arrivée " et ( Réception, tri et ventilation) et préparez le courrier " réservé du Président"
- Triez, affranchissez et préparez le courrier " Départ " y compris recommandés, colis et envoi, en nombre (+ de 1000 plis)
- Facturez les services d'affranchissement aux partenaires extérieurs
- Contrôlez la facturation des marchés de routage distribution
- gérez la numérisation et les mandatements des factures du service à l'aide du logiciel financier (e-SEDIT) et suivez les dépenses d'affranchissement (32 machines).
- participez aux réflexions de modernisation des processus et d'optimisation des dépenses d'affranchissement
- gérez l'archivage du service.
Et à tour de rôle avec les vaguemestres de l'équipe, vous :
- gérez les circuits de distribution du courrier (tournées) auprès des Directions et des Services Centraux du Conseil départemental basés sur Annecy ainsi que la circulation des parapheurs entre les différentes directions,
- triez et livrez l'ensemble de la presse à la Direction Générale des Services et à l'Hôtel du Département.
- assurez les fonctions d'huissier lors des séances publiques de l'Assemblée départementale.
- participez aux opérations de gestion des plis de l'Unité Gestion du Courrier,
- assurez la livraison hebdomadaire ou la demande du papier pour photocopieur, des fournitures d'imprimerie, des commandes réalisées par l'imprimerie et du café pour les Directions, Pôles et Services centraux situés à Annecy.
- effectuez des courses diverses (plis urgents, parapheurs...) à la demande de la DGS, du Cabinet, des DGA ou des Directeurs.
- participez à la mise en place du processus de numérisation du courrier
- gérez le courrier " Arrivée " et ( Réception, tri et ventilation) et préparez le courrier " réservé du Président"
- Triez, affranchissez et préparez le courrier " Départ " y compris recommandés, colis et envoi, en nombre (+ de 1000 plis)
- Facturez les services d'affranchissement aux partenaires extérieurs
- Contrôlez la facturation des marchés de routage distribution
- gérez la numérisation et les mandatements des factures du service à l'aide du logiciel financier (e-SEDIT) et suivez les dépenses d'affranchissement (32 machines).
- participez aux réflexions de modernisation des processus et d'optimisation des dépenses d'affranchissement
- gérez l'archivage du service.
Et à tour de rôle avec les vaguemestres de l'équipe, vous :
- gérez les circuits de distribution du courrier (tournées) auprès des Directions et des Services Centraux du Conseil départemental basés sur Annecy ainsi que la circulation des parapheurs entre les différentes directions,
- triez et livrez l'ensemble de la presse à la Direction Générale des Services et à l'Hôtel du Département.
- assurez les fonctions d'huissier lors des séances publiques de l'Assemblée départementale.
Profils recherchés
Pour réussir sur ce poste vous disposez nécessairement de ces savoir-faire justifiés par une expérience :
Bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'institution
Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel), connaissances du logiciel Adobe Acrobat Professional apprécié
Logiciel E-SEDIT
Permis B impératif,
Apte au port de charges,
Vos savoir-être sont le / la :
Discrétion et devoir de réserve
Sens du travail en équipe
Méthode, rigueur
Qualités relationnelles
Aptitudes organisationnelles et polyvalence
Ce poste nécessite des conditions d'exercice particulières dont vous devez tenir compte :
Contraintes horaires selon un planning établi pour l'équipe des vaguemestres (à tour de rôle) :
le matin à partir de 6h45 pour la livraison de la presse ;
lors des séances publiques.
Si vous vous reconnaissez dans ce poste, le Département attend votre candidature avant le 4 novembre 2022 !
Bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'institution
Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel), connaissances du logiciel Adobe Acrobat Professional apprécié
Logiciel E-SEDIT
Permis B impératif,
Apte au port de charges,
Vos savoir-être sont le / la :
Discrétion et devoir de réserve
Sens du travail en équipe
Méthode, rigueur
Qualités relationnelles
Aptitudes organisationnelles et polyvalence
Ce poste nécessite des conditions d'exercice particulières dont vous devez tenir compte :
Contraintes horaires selon un planning établi pour l'équipe des vaguemestres (à tour de rôle) :
le matin à partir de 6h45 pour la livraison de la presse ;
lors des séances publiques.
Si vous vous reconnaissez dans ce poste, le Département attend votre candidature avant le 4 novembre 2022 !
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.