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Assistant ou Assistante du Directeur Général des Services
Offre n° O077220800765103
Publiée le 29/08/2022
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
B.P. 12 297 rue Rousseau Vaudran, Dammarie-les-Lys (Seine-et-Marne)
Poste à pourvoir le
01/10/2022
Date limite de candidature
01/10/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Dans le cadre d'une vacance de poste, la Communauté D'agglomération Melun Val de Seine recherche un(e) assistant(e) de direction.
Placé sous l'autorité de la responsable du service administration générale, l'assistant(e) du Directeur général des services, exerce ses missions au sein de la Direction générale des services
Placé sous l'autorité de la responsable du service administration générale, l'assistant(e) du Directeur général des services, exerce ses missions au sein de la Direction générale des services
Missions / conditions d'exercice
Assistance générale
- Assurer aide et assistance permanente au Directeur général des services en termes d'organisation dans la planification et le suivi des réunions et rendez-vous, et dans la coordination des dossiers avec les autres Directeurs.
- Créer et assurer le suivi du planning des astreintes décisionnelles et des congés des membres du Codir.
Administration générale
- Assurer le suivi du budget du service en collaboration avec le Responsable.
- Assurer la mise à jour des fichiers élus et les listes de diffusion.
- Coordonner la mise en place de la salle pour les Conseils Communautaires en collaboration avec les appariteurs et la personne en charge de l'assemblée, assurer en amont la préparation et la gestion des votes le soir des conseils via l'application.
- Assurer la coordination des activités et la gestion du planning des appariteurs.
- Assurer l'appui administratif pour la gestion des véhicules le cas échéant.
- Venir en appui pour la partie administrative (rédaction de courriers, envoi, suivi) le cas échéant.
RELATIONS FONCTIONNELLES
* Supérieur hiérarchique direct : Responsable du service Administration Générale
* Relations internes : DGS, tous les services de la CAMVS
* Relations extérieures : les élus communautaires, les différentes administrations partenaires
SUJETIONS PARTICULIERES LIEES A LA FONCTION
* Présence au Conseil communautaire en soirée
* Disponibilité en cas de nécessité de service
- Assurer aide et assistance permanente au Directeur général des services en termes d'organisation dans la planification et le suivi des réunions et rendez-vous, et dans la coordination des dossiers avec les autres Directeurs.
- Créer et assurer le suivi du planning des astreintes décisionnelles et des congés des membres du Codir.
Administration générale
- Assurer le suivi du budget du service en collaboration avec le Responsable.
- Assurer la mise à jour des fichiers élus et les listes de diffusion.
- Coordonner la mise en place de la salle pour les Conseils Communautaires en collaboration avec les appariteurs et la personne en charge de l'assemblée, assurer en amont la préparation et la gestion des votes le soir des conseils via l'application.
- Assurer la coordination des activités et la gestion du planning des appariteurs.
- Assurer l'appui administratif pour la gestion des véhicules le cas échéant.
- Venir en appui pour la partie administrative (rédaction de courriers, envoi, suivi) le cas échéant.
RELATIONS FONCTIONNELLES
* Supérieur hiérarchique direct : Responsable du service Administration Générale
* Relations internes : DGS, tous les services de la CAMVS
* Relations extérieures : les élus communautaires, les différentes administrations partenaires
SUJETIONS PARTICULIERES LIEES A LA FONCTION
* Présence au Conseil communautaire en soirée
* Disponibilité en cas de nécessité de service
Profils recherchés
QUALIFICATIONS REQUISES POUR LE POSTE
* Un diplôme de niveau bac en secrétariat ou assistanat de direction avec une expérience réussie de 2 ans sur un poste similaire ou un diplôme de niveau bac + 2 en secrétariat ou assistanat de direction avec une expérience réussie d'un an sur un poste similaire
* Maitrise de la suite Microsoft office 365 (word, excel)
* Maitrise des outils informatiques
* Grande appétence pour les logiciels bureautiques et métiers
Savoirs
* Fonctionnement des services de la collectivité
* Avoir une bonne qualité rédactionnelle et maitriser les règles de l'expression écrite et orale de qualité
* Maitriser les techniques de secrétariat dont les principes rédactionnels d'un compte-rendu et d'une note de synthèse
* Savoir construire les tableaux de bord et outils de planification et de suivi
* Maitriser les techniques d'écoute
* Manipuler facilement des documents administratifs (délibérations, conventions...) et comptables (facturations)
* Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
* Autonomie dans l'organisation du travail
* Savoir gérer les priorités.
Savoir faire
* Connaître le fonctionnement des collectivités territoriales
* Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre
* Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
* Établir une relation de confiance avec ses interlocuteurs
* Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
* Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
* Organiser le classement et l'archivage des dossiers
* Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
* Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
* Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
* Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
* Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre
* Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
* Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Savoir être
* Avoir une bonne aisance relationnelle
* Avoir le sens du travail en équipe.
* Faire preuve de discrétion et le sens de la confidentialité
* Faire preuve de disponibilité
* Avoir de la rigueur et de la réactivité
* Avoir l'esprit d'initiative et d'anticipation
* Un diplôme de niveau bac en secrétariat ou assistanat de direction avec une expérience réussie de 2 ans sur un poste similaire ou un diplôme de niveau bac + 2 en secrétariat ou assistanat de direction avec une expérience réussie d'un an sur un poste similaire
* Maitrise de la suite Microsoft office 365 (word, excel)
* Maitrise des outils informatiques
* Grande appétence pour les logiciels bureautiques et métiers
Savoirs
* Fonctionnement des services de la collectivité
* Avoir une bonne qualité rédactionnelle et maitriser les règles de l'expression écrite et orale de qualité
* Maitriser les techniques de secrétariat dont les principes rédactionnels d'un compte-rendu et d'une note de synthèse
* Savoir construire les tableaux de bord et outils de planification et de suivi
* Maitriser les techniques d'écoute
* Manipuler facilement des documents administratifs (délibérations, conventions...) et comptables (facturations)
* Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
* Autonomie dans l'organisation du travail
* Savoir gérer les priorités.
Savoir faire
* Connaître le fonctionnement des collectivités territoriales
* Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre
* Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
* Établir une relation de confiance avec ses interlocuteurs
* Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
* Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
* Organiser le classement et l'archivage des dossiers
* Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
* Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
* Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
* Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
* Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre
* Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
* Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Savoir être
* Avoir une bonne aisance relationnelle
* Avoir le sens du travail en équipe.
* Faire preuve de discrétion et le sens de la confidentialité
* Faire preuve de disponibilité
* Avoir de la rigueur et de la réactivité
* Avoir l'esprit d'initiative et d'anticipation
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à l'attention du Président de la Communauté d'Agglomération Melun Val de Seine par mail à l'adresse suivante : candidatures@camvs.com
M. Louis Vogel
297 rue Rousseau Vaudran - CS 30187
77190 Dammarie-lès-Lys
M. Louis Vogel
297 rue Rousseau Vaudran - CS 30187
77190 Dammarie-lès-Lys
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.