Assistant de direction - h/f
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O078240201345294
Publiée le 06/02/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Située à 10 minutes de la Gare de Versailles-Chantier, Membre de la Communauté d'Agglomération Versailles Grand Parc (270 000 habitants), la Ville de Buc (6000 habitants) est une ville dynamique riche de son tissu économique (avec près de 6000 emplois) et des nombreux équipements et services publics qu'elle propose.
Lieu de travail
BUC CEDEX
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
06/04/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Rattaché(e) au Directeur du pôle travaux et cadre de vie, l'assistant(e) de direction travaille en étroite collaboration avec lui et son équipe afin d'apporter un appui administratif quotidien et assure la coordination administrative du département technique.
Missions / conditions d'exercice
* Assister la direction sur le plan administratif dans le suivi de leurs dossiers et leur plan de charge par une aide permanente et proactive, avec relance le cas échéant de partenaires internes ou externes.
* Assurer l'accueil téléphonique et physique des administrés et partenaires.
* Enregistrer, dispatcher et classer le courrier.
* Rédiger et mettre en forme tout type de documents : courriers, notes, décisions, délibérations, compte-rendu et archiver les documents et dossiers.
* Enregistrer, suivre et répondre aux courriers, ou aux mails...
* Assurer le circuit de parapheurs.
* Préparer, suivre et diffuser les convocations et plannings des Commissions Communales de Sécurité Incendie en lien avec le SDIS (Service Départemental d'Incendie et de Secours).
* Assurer le suivi administratif des DT/DICT.
* Elaborer, rédiger et diffuser les arrêtés de travaux, de réglementation de la circulation, de voirie, d'évènementiels, autres.
* Gestion des demandes d'intervention auprès des Services Techniques : analyse de la demande, enregistrement et transmission.
* Préparation de bons de commande.
* Suivre les commandes de fournitures administratives de la direction.
* Tenir à jour le tableau de suivi du parc auto conjointement avec le Responsable du CTM.
* Gestion des dossiers d'assurances " dommages aux bien " et " flotte automobile " .
* Gestion des emprunts de clés.
* Assurer l'accueil téléphonique et physique des administrés et partenaires.
* Enregistrer, dispatcher et classer le courrier.
* Rédiger et mettre en forme tout type de documents : courriers, notes, décisions, délibérations, compte-rendu et archiver les documents et dossiers.
* Enregistrer, suivre et répondre aux courriers, ou aux mails...
* Assurer le circuit de parapheurs.
* Préparer, suivre et diffuser les convocations et plannings des Commissions Communales de Sécurité Incendie en lien avec le SDIS (Service Départemental d'Incendie et de Secours).
* Assurer le suivi administratif des DT/DICT.
* Elaborer, rédiger et diffuser les arrêtés de travaux, de réglementation de la circulation, de voirie, d'évènementiels, autres.
* Gestion des demandes d'intervention auprès des Services Techniques : analyse de la demande, enregistrement et transmission.
* Préparation de bons de commande.
* Suivre les commandes de fournitures administratives de la direction.
* Tenir à jour le tableau de suivi du parc auto conjointement avec le Responsable du CTM.
* Gestion des dossiers d'assurances " dommages aux bien " et " flotte automobile " .
* Gestion des emprunts de clés.
Profils recherchés
* Organisation d'une collectivité.
* Sens du service public et de l'accueil du public.
* Respect de la confidentialité.
* Aptitudes rédactionnelles.
* Utilisation de l'outil informatique (Word, Excel, Outlook, exploiter efficacement internet...).
* Capacité à s'adapter rapidement (selon le temps, la demande du service et des élus).
* Travail en équipe et en autonomie.
* Discrétion, disponibilité, polyvalence.
* Sens de l'organisation, rigueur et méthode.
* Sens de l'initiative, force de proposition.
* Sens du service public et de l'accueil du public.
* Respect de la confidentialité.
* Aptitudes rédactionnelles.
* Utilisation de l'outil informatique (Word, Excel, Outlook, exploiter efficacement internet...).
* Capacité à s'adapter rapidement (selon le temps, la demande du service et des élus).
* Travail en équipe et en autonomie.
* Discrétion, disponibilité, polyvalence.
* Sens de l'organisation, rigueur et méthode.
* Sens de l'initiative, force de proposition.
Contact
Contact
0139207100
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
3 rue des Frères Robin
CS 90236
78530 BUC CEDEX
En l'absence de réponse à votre candidature dans un délai de 2 mois, veuillez considérer que celle-ci n'aura pas été retenue.
Monsieur le Maire
3 rue des Frères Robin
CS 90236
78530 BUC CEDEX
En l'absence de réponse à votre candidature dans un délai de 2 mois, veuillez considérer que celle-ci n'aura pas été retenue.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.