Assistante de Direction (h/f)
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Offre n° O081230100904866
Publiée le 09/01/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
35 Lices Georges Pompidou, Albi (Tarn (81))
Poste à pourvoir le
13/02/2023
Date limite de candidature
20/01/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
L'agent est placé sous l'autorité de la Directrice et/ou Directeur de la direction concernée
MISSIONS
· Assistance à la directrice dans la conduite de ses missions
· Interface entre la direction générale adjointe et ses directions, les services de la Direction de l'Insertion et de l'Emploi (DIE), les élus et les partenaires externes en matière de transmission d'information
· Soutien technique et/ou administratif de l'ensemble des secrétariats de la DIE
MISSIONS
· Assistance à la directrice dans la conduite de ses missions
· Interface entre la direction générale adjointe et ses directions, les services de la Direction de l'Insertion et de l'Emploi (DIE), les élus et les partenaires externes en matière de transmission d'information
· Soutien technique et/ou administratif de l'ensemble des secrétariats de la DIE
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITES
· Apporter un appui technique à la DIE en matière d'organisation, de gestion, de communication et d'information
· Assurer la gestion du et des temps de la Directrice ou du Directeur et de la direction
· Veiller à la coordination des secrétariats de la direction et à la transmission de l'information
· Accueillir et orienter (physiquement ou par téléphone) les usagers et les agents de la Direction
· Participer aux réunions internes de la DIE
· Assurer le suivi administratif de dossiers de la Direction
· Enregistrer les courriers " arrivés " et " départs "
· Favoriser au sein de la DIE, la mise en place de procédures s'inscrivant dans une démarche de développement durable
· Assurer le classement et l'archivage de documents
· Rédiger des notes, synthèses, compte rendus, courriers
· Réaliser des travaux de bureautique
· Assurer la continuité des missions d'assistance administrative au sein de l'équipe de direction de la Direction générale adjointe de la solidarité (DGAS) en cas d'absence d'assistante de direction
· Apporter un appui technique à la DIE en matière d'organisation, de gestion, de communication et d'information
· Assurer la gestion du et des temps de la Directrice ou du Directeur et de la direction
· Veiller à la coordination des secrétariats de la direction et à la transmission de l'information
· Accueillir et orienter (physiquement ou par téléphone) les usagers et les agents de la Direction
· Participer aux réunions internes de la DIE
· Assurer le suivi administratif de dossiers de la Direction
· Enregistrer les courriers " arrivés " et " départs "
· Favoriser au sein de la DIE, la mise en place de procédures s'inscrivant dans une démarche de développement durable
· Assurer le classement et l'archivage de documents
· Rédiger des notes, synthèses, compte rendus, courriers
· Réaliser des travaux de bureautique
· Assurer la continuité des missions d'assistance administrative au sein de l'équipe de direction de la Direction générale adjointe de la solidarité (DGAS) en cas d'absence d'assistante de direction
Profils recherchés
CONNAISSANCES INDISPENSABLES
· Connaissance du fonctionnement de la Direction
· Connaissance des circuits et procédures administratives applicables à la collectivité
· Connaissance des techniques et outils de communication, de bureautique, de secrétariat
· Connaissances des règles de l'expression écrite
· Notions d'organisation et de gestion du temps
COMPETENCES REQUISES
Etre capable de :
· Organiser un agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du Directeur et/ou des chefs de service
· Etablir une relation de confiance avec les cadres
· Relayer l'information auprès des intervenants et partenaires externes
· Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne de ses activités
· Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
· Recevoir et orienter les demandes physiques, les messages téléphoniques et électroniques
· Maîtrise des outils informatiques et du logiciel GEDELIB
QUALITES SOUHAITABLES
· Discrétion, rigueur et organisation
· Aptitudes relationnelles
· Adaptabilité
· Disponibilité
· Autonomie
· Connaissance du fonctionnement de la Direction
· Connaissance des circuits et procédures administratives applicables à la collectivité
· Connaissance des techniques et outils de communication, de bureautique, de secrétariat
· Connaissances des règles de l'expression écrite
· Notions d'organisation et de gestion du temps
COMPETENCES REQUISES
Etre capable de :
· Organiser un agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du Directeur et/ou des chefs de service
· Etablir une relation de confiance avec les cadres
· Relayer l'information auprès des intervenants et partenaires externes
· Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne de ses activités
· Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
· Recevoir et orienter les demandes physiques, les messages téléphoniques et électroniques
· Maîtrise des outils informatiques et du logiciel GEDELIB
QUALITES SOUHAITABLES
· Discrétion, rigueur et organisation
· Aptitudes relationnelles
· Adaptabilité
· Disponibilité
· Autonomie
Contact et modalités de candidature
Contact
0563456496
Informations complémentaires
· Horaires et astreintes : permanences jusqu'à 12H30 et 18H00 par roulement
· Résidence administrative fixée à Albi
· Résidence administrative fixée à Albi
Adresse de l'employeur
LE DEPARTEMENT DU TARN
>35 Lices Georges Pompidou
81000 ALBI
>35 Lices Georges Pompidou
81000 ALBI
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.