Missions - activités
Assistance de direction et administration générale
* Assurer l'accueil téléphonique et physique de la direction
* Organiser l'agenda du directeur, planifier les réunions et rendez-vous
* Préparer les réunions : constituer les dossiers pour le directeurs, adresser les invitations, réserver les salles et le matériel, assurer le secrétariat
* Gérer le courrier arrivée et départ et en assurer le suivi dont les courriers signalés
* Organiser le suivi des circuits des signatures et visas
* Rédiger les correspondances standards (courriers, mailings, compte-rendus, traitement des pétitions...) et veiller à la mise en forme des productions administratives de la direction
* Assurer le classement des dossiers papiers et numériques
* Tenir à jour les emplois du temps des agents et gérer les absences (congés, maladie, formations)
* Garantir la diffusion des communications et informations internes au sein de la direction
* Gérer l'approvisionnement en fournitures de bureaux
* Actualiser les fichiers, annuaire interne et bases de données de la direction
* Assurer la veille documentaire sur les domaines d'activités de la direction


Activités administratives

Gestion administrative des démarches de participation citoyenne : conseil consultatif albigeois, réunions de concertation et de quartier, budget participatif...
Au sein de l'équipe participation citoyenne, assister la responsable de service dans :
* L'organisation administrative et logistique des réunions en présentiel avec les Albigeois (rédaction et diffusion des invitations, réservation salles et matériels, saisie et diffusion des compte-rendus)
* La rédaction et la diffusion des documents de travail et de communication
* La mise en ligne des informations, leur suivi et leur actualisation sur les supports numériques (site internet, appli " Albi dans ma poche ", réseaux sociaux)
* La gestion des candidatures au conseil consultatif et l'actualisation des fichiers
* La mise en œuvre des actions de communication/promotion en participant à leur préparation et en s'impliquant dans leur organisation sur le terrain (caravane du budget participatif, animation de stands...)
* La production des tableaux de bord/bilan d'activités

Gestion administrative et comptable de la politique de la ville
Assister la cheffe de projet dans :
* L'organisation/secrétariat des réunions partenariales : commissions thématiques du contrat de ville, comité de pilotage (gestion des agendas, mise en forme et diffusion des invitations, documents, rapports, procès-verbaux, réservation des salles)
* Le traitement du courrier et la mise en forme des correspondances.
* La préparation et l'instruction des programmations annuelles du contrat de ville
◦ montage et diffusion de la note de cadrage de l'appel à projet
◦ réception, pré-analyse, classement des dossiers de demande de subvention (plateforme DAUPHIN)
◦ mise à jour des informations administratives des opérateurs dans les outils de suivi
◦ élaboration des tableaux de synthèse des programmations (opérateurs, actions, montants...)
◦ préparation des délibérations et conventions d'attribution des subventions
* L'organisation des relations avec les opérateurs du contrat de ville et les conseils citoyens
* La gestion de la régie d'avances et de recettes des conseils citoyens en tant que régisseur suppléant (tenue comptable, suivi des procédures avec les services et téléservices du trésor public et postaux)
* L'élaboration des bilans comptables des opérations de chaque conseil citoyen en fin d'exercice
* La production des tableaux de bord/bilan d'activités de la politique de la ville
* L'actualisation des fichiers partenaires et opérateurs
* L'information du réseau

Secrétariat des groupes de travail du Conseil Local de Sécurité et de Prévention de la Délinquance
Assister la cheffe de projet dans :
* La mise en forme et la diffusion des productions écrites (documents, rapports, procès-verbaux)
* L'organisation des réunions de travail partenariales (réservation des salles, diffusion des invitations)
* L'actualisation des fichiers partenaires