Assistante de Direction (f/h)
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Offre n° O081230200955759
Publiée le 24/02/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
35 Lices Georges Pompidou, Albi (Tarn (81))
Poste à pourvoir le
03/04/2023
Date limite de candidature
14/03/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
L'agent est placé sous l'autorité de la Directrice des Ressources Humaines
MISSIONS
- Assistance à la Directrice des Ressources Humaines et aux cadres de la Direction dans l'exercice de leurs missions
- Interface entre la direction, les services du Département et l'extérieur en matière de transmission d'information
MISSIONS
- Assistance à la Directrice des Ressources Humaines et aux cadres de la Direction dans l'exercice de leurs missions
- Interface entre la direction, les services du Département et l'extérieur en matière de transmission d'information
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITES
- Contribuer à la coordination interservices de la Direction
- Assurer les suivis nécessaires et la transmission de l'information
- Apporter un appui technique à la Directrice en matière d'organisation, de gestion, de communication et d'information et assurer le suivi des dossiers confiés
- Organiser et planifier les rendez-vous et assurer la gestion des agendas de l'ensemble des cadres de la Direction des Ressources Humaines
- Assurer l'organisation de réunions de travail pour les cadres
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des agents et/ou des usagers
- Assurer le traitement du courrier en provenance de la DGA par services et procéder à son enregistrement dans HOPI
- Assurer la prise de notes et la rédaction de comptes rendus de réunions
- Assurer, de manière formalisée la transmission (biquotidienne) de tous les appels et de tous les messages téléphoniques à l'attention des cadres
- Assurer la frappe de courriers, notes, comptes rendus, rapports (dans GEDELIB) en binôme avec sa collègue et en l'absence de celle-ci
- Assurer le classement des dossiers
- Assurer, en binôme avec sa collègue et en l'absence de celle-ci, la gestion administrative et informatique du temps (HOROQUARTZ) des agents de la DRH
- Distribuer le courrier dans chaque service de la direction
- Assurer l'enregistrement des parapheurs au départ et au retour dans HOPI
- Participer en tant que de besoin, à l'organisation de recrutements
- Contribuer à la coordination interservices de la Direction
- Assurer les suivis nécessaires et la transmission de l'information
- Apporter un appui technique à la Directrice en matière d'organisation, de gestion, de communication et d'information et assurer le suivi des dossiers confiés
- Organiser et planifier les rendez-vous et assurer la gestion des agendas de l'ensemble des cadres de la Direction des Ressources Humaines
- Assurer l'organisation de réunions de travail pour les cadres
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des agents et/ou des usagers
- Assurer le traitement du courrier en provenance de la DGA par services et procéder à son enregistrement dans HOPI
- Assurer la prise de notes et la rédaction de comptes rendus de réunions
- Assurer, de manière formalisée la transmission (biquotidienne) de tous les appels et de tous les messages téléphoniques à l'attention des cadres
- Assurer la frappe de courriers, notes, comptes rendus, rapports (dans GEDELIB) en binôme avec sa collègue et en l'absence de celle-ci
- Assurer le classement des dossiers
- Assurer, en binôme avec sa collègue et en l'absence de celle-ci, la gestion administrative et informatique du temps (HOROQUARTZ) des agents de la DRH
- Distribuer le courrier dans chaque service de la direction
- Assurer l'enregistrement des parapheurs au départ et au retour dans HOPI
- Participer en tant que de besoin, à l'organisation de recrutements
Profils recherchés
CONNAISSANCES INDISPENSABLES
- Maîtrise des procédures administratives
- Connaissance de la fonction Ressources Humaines
- Maîtrise des outils informatiques
- Connaissance des logiciels Icare Collab, Gédélib, Horoquartz et Hopi
- Connaissance de la collectivité
COMPETENCES REQUISES
Etre capable de :
- Suivre les dossiers et les échéances
- Recevoir et orienter les demandes physiques, les messages téléphoniques et électroniques
- Organiser un agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
- Coordonner l'activité administrative des services
QUALITES SOUHAITEES
- Discrétion, rigueur et organisation
- Aptitudes relationnelles
- Disponibilité
- Adaptabilité
- Résidence administrative fixée à Albi
- Permanences obligatoires : 8h30 - 12h30 et 13h30 - 18h00 par roulement
- Maîtrise des procédures administratives
- Connaissance de la fonction Ressources Humaines
- Maîtrise des outils informatiques
- Connaissance des logiciels Icare Collab, Gédélib, Horoquartz et Hopi
- Connaissance de la collectivité
COMPETENCES REQUISES
Etre capable de :
- Suivre les dossiers et les échéances
- Recevoir et orienter les demandes physiques, les messages téléphoniques et électroniques
- Organiser un agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
- Coordonner l'activité administrative des services
QUALITES SOUHAITEES
- Discrétion, rigueur et organisation
- Aptitudes relationnelles
- Disponibilité
- Adaptabilité
- Résidence administrative fixée à Albi
- Permanences obligatoires : 8h30 - 12h30 et 13h30 - 18h00 par roulement
Contact et modalités de candidature
Contact
0563456587
Informations complémentaires
Les candidatures composées d'une LETTRE DE MOTIVATION et d'un CURRICULUM VITAE
devront être adressées à la Direction des Ressources Humaines
devront être adressées à la Direction des Ressources Humaines
Adresse de l'employeur
LE DEPARTEMENT DU TARN
>35 Lices Georges Pompidou
81000 ALBI
>35 Lices Georges Pompidou
81000 ALBI
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.