Secrétaire et assistant.e du service culture et patrimoine
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O084210500296273
Publiée le 14/05/2021
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1171 av du mont ventoux CS 30085, Carpentras (Vaucluse)
Poste à pourvoir le
01/07/2021
Date limite de candidature
14/06/2021
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Cet agent assure le secrétariat et l'assistance du service culture&patrimoine, concoit et diffuse sa communication, en lien avec le service communication et assure le suivi des dossiers de subvention. Il prête ponctuellement assistance pour l'organisation d'animations culturelles. Il occupe par ailleurs le poste de régisseur principal pour la régie de recettes de ce service en lien avec l'OTI, le trésor public et les médiateurs du patrimoine.
Missions / conditions d'exercice
Secrétariat (0,3 ETP)
- assurer l'accueil physique et téléphonique, transmettre les messages
- recevoir, traiter et diffuser les informations en interne et externe sur tous types de supports (courriers, à l'arrivée et au départ, parapheurs, téléphone, mails...)
- rédiger des courriers et réaliser des travaux de bureautique (mise en forme de documents)
- veiller à la bonne organisation des réunions du groupe de travail Culture&Patrimoine et des comité de pilotage (planification, réservation de salles et de matériel, préparation et envoi des convocations, préparation des dossiers, relance des participants...)
- prendre des notes et rédiger les comptes rendus des réunions
- assurer la gestion des déplacements (réservation de voiture, d'hébergement ou de restauration, ordres de mission...)
- Assurer la déclaration mensuelle des heures supplémentaires des agents du service et des vacations des médiateurs du patrimoine à la direction des ressources humaines
- centraliser les demandes d'achats et, pour certains fournisseurs, assurer le lien avec le service de la commande publique et le service financier
- classer et archiver les documents du service
- assurer la gestion des agendas
- veiller à l'approvisionnement régulier en fournitures
Assistance à la communication (0,3 ETP)
- Rédiger, mettre en pages et diffuser la lettre d'information mensuelle du service
- Rédiger et envoyer les communiqués de presse
- Concevoir et diffuser les outils de communication papier, les annonces web et réseaux sociaux des animations et manifestations culturelles,
- être référent communication pour alimenter l'agenda du site internet de la CoVe, les sites Apidae et Ingenie de l'OTI, la plateforme Dauphin de demande de subvention des services de l'État ; la plateforme Openagenda du ministère de la culture.
- organiser la distribution des documents dans les 25 communes
Assistance au fonctionnement (0,4 ETP)
- Promouvoir, gérer et vendre les animations pour jeune public, familles, associations et publics spécifiques
- Promouvoir, gérer et vendre les conférences du patrimoine
- Assurer le montage des dossiers de demandes de subventions et leur suivi (bilans, attestations, cerfa, ...)
- Gérer les demandes d'autorisations, clefs, alarmes, réservation de bus, dans le cadre des animations organisées par le service
- Assurer la gestion de la régie de recettes des animations en lien avec l'OTI, le trésor public et les médiateurs du patrimoine en qualité de régisseur titulaire
- Tenir à jour les statistiques de fréquentation des animations
- Apporter un appui technique ponctuel pour l'organisation de certaines manifestations et évènements.
Conditions d'exercice
- " Les Dominicains " avenue Jean Jaurès - Carpentras
- Temps complet
- Disponibilité ponctuelle pour des réunions
- Disponibilité en cas de pic d'activité, de réunions, de missions à l'extérieur et en fonction de l'actualité culturelle
- assurer l'accueil physique et téléphonique, transmettre les messages
- recevoir, traiter et diffuser les informations en interne et externe sur tous types de supports (courriers, à l'arrivée et au départ, parapheurs, téléphone, mails...)
- rédiger des courriers et réaliser des travaux de bureautique (mise en forme de documents)
- veiller à la bonne organisation des réunions du groupe de travail Culture&Patrimoine et des comité de pilotage (planification, réservation de salles et de matériel, préparation et envoi des convocations, préparation des dossiers, relance des participants...)
- prendre des notes et rédiger les comptes rendus des réunions
- assurer la gestion des déplacements (réservation de voiture, d'hébergement ou de restauration, ordres de mission...)
- Assurer la déclaration mensuelle des heures supplémentaires des agents du service et des vacations des médiateurs du patrimoine à la direction des ressources humaines
- centraliser les demandes d'achats et, pour certains fournisseurs, assurer le lien avec le service de la commande publique et le service financier
- classer et archiver les documents du service
- assurer la gestion des agendas
- veiller à l'approvisionnement régulier en fournitures
Assistance à la communication (0,3 ETP)
- Rédiger, mettre en pages et diffuser la lettre d'information mensuelle du service
- Rédiger et envoyer les communiqués de presse
- Concevoir et diffuser les outils de communication papier, les annonces web et réseaux sociaux des animations et manifestations culturelles,
- être référent communication pour alimenter l'agenda du site internet de la CoVe, les sites Apidae et Ingenie de l'OTI, la plateforme Dauphin de demande de subvention des services de l'État ; la plateforme Openagenda du ministère de la culture.
- organiser la distribution des documents dans les 25 communes
Assistance au fonctionnement (0,4 ETP)
- Promouvoir, gérer et vendre les animations pour jeune public, familles, associations et publics spécifiques
- Promouvoir, gérer et vendre les conférences du patrimoine
- Assurer le montage des dossiers de demandes de subventions et leur suivi (bilans, attestations, cerfa, ...)
- Gérer les demandes d'autorisations, clefs, alarmes, réservation de bus, dans le cadre des animations organisées par le service
- Assurer la gestion de la régie de recettes des animations en lien avec l'OTI, le trésor public et les médiateurs du patrimoine en qualité de régisseur titulaire
- Tenir à jour les statistiques de fréquentation des animations
- Apporter un appui technique ponctuel pour l'organisation de certaines manifestations et évènements.
Conditions d'exercice
- " Les Dominicains " avenue Jean Jaurès - Carpentras
- Temps complet
- Disponibilité ponctuelle pour des réunions
- Disponibilité en cas de pic d'activité, de réunions, de missions à l'extérieur et en fonction de l'actualité culturelle
Profils recherchés
Niveau bac
Fonctionnement de la collectivité et des services
Instances, processus et circuits de décision de la collectivité
Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes, etc.)
Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
Techniques d'accueil physique et téléphonique
Règles de l'expression orale et écrite de qualité
Connaissance des caractéristiques des publics
Procédures de transmission des demandes
Techniques et outils de communication
S'adapter aux différents publics et situations
Procédures administratives
Outils de planification
Règles de base de l'achat public et notion d'exécution d'un marché public
Connaître le guide des achats de la CoVe
Notions de finances publiques et d'exécution d'un budget
Règles de fonctionnement des régies de recettes
Connaître les organismes extérieurs en relation avec la collectivité
Recherche et diffusion d'informations
Techniques de capitalisation et de classement de documents
Procédures d'archivage et techniques de classement
Savoir rendre compte
Travailler en équipe
Techniques de gestion de planning
Logiciels bureautiques, de mise en page, réseaux sociaux
Logiciels métiers (SEDIT, MAARCH)
Droits et obligations des fonctionnaires (probité, discrétion, réserve...)
Consignes de prévention des risques professionnels
Consignes de préservation de l'environnement
Qualités requises :
- sens des relations humaines
- sens de l'organisation
- rigueur
- aisance en expressions écrite et orale
- initiative, autonomie
- écoute active et pédagogie
- discrétion et réserve professionnelles
Fonctionnement de la collectivité et des services
Instances, processus et circuits de décision de la collectivité
Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes, etc.)
Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
Techniques d'accueil physique et téléphonique
Règles de l'expression orale et écrite de qualité
Connaissance des caractéristiques des publics
Procédures de transmission des demandes
Techniques et outils de communication
S'adapter aux différents publics et situations
Procédures administratives
Outils de planification
Règles de base de l'achat public et notion d'exécution d'un marché public
Connaître le guide des achats de la CoVe
Notions de finances publiques et d'exécution d'un budget
Règles de fonctionnement des régies de recettes
Connaître les organismes extérieurs en relation avec la collectivité
Recherche et diffusion d'informations
Techniques de capitalisation et de classement de documents
Procédures d'archivage et techniques de classement
Savoir rendre compte
Travailler en équipe
Techniques de gestion de planning
Logiciels bureautiques, de mise en page, réseaux sociaux
Logiciels métiers (SEDIT, MAARCH)
Droits et obligations des fonctionnaires (probité, discrétion, réserve...)
Consignes de prévention des risques professionnels
Consignes de préservation de l'environnement
Qualités requises :
- sens des relations humaines
- sens de l'organisation
- rigueur
- aisance en expressions écrite et orale
- initiative, autonomie
- écoute active et pédagogie
- discrétion et réserve professionnelles
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Les candidatures complètes (lettre de motivation et CV) sont à adresser avant le 14 juin 2021 à :
Madame la Présidente
Communauté d'agglomération Ventoux Comtat Venaissin Direction des Ressources humaines
1171 avenue du Mont-Ventoux CS30085 84203 Carpentras Cedex
Ou par mail à : recrutement@lacove.fr
Madame la Présidente
Communauté d'agglomération Ventoux Comtat Venaissin Direction des Ressources humaines
1171 avenue du Mont-Ventoux CS30085 84203 Carpentras Cedex
Ou par mail à : recrutement@lacove.fr
Adresse de l'employeur
COMMUN AGGLO VENTOUX COMTAT VENAISSIN
>1171 av du mont ventoux CS 30085
84200 Carpentras Cedex
>1171 av du mont ventoux CS 30085
84200 Carpentras Cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.