Au sein de la Direction de l'Enfance, de la Famille et de la Parentalité (DEFP) et placé(e) sous l'autorité de la coordinatrice du service d'accompagnement à l'autonomie, service spécialisé dans l'accompagnement des 16-21 ans, le/la gestionnaire est notamment chargé(e) du suivi global du dossier administratif individuel, en complément du suivi social, des 16-21 ans accueillis au sein de l'Aide Sociale à l'Enfance (100 mesures environ). Membre à part entière de l'équipe, il/elle sera également en charge de la mise en place du développement administratif du projet d'accès à l'autonomie.

Le/la gestionnaire est aussi un soutien et une aide à la coordinatrice ainsi qu'à l'ensemble de l'équipe pour faciliter l'organisation globale du travail. Il/elle assure la continuité de service y compris auprès de l'unité des Mineurs Non Accompagnés (MNA).

* Accueillir physiquement et téléphoniquement un public fragile.
* Créer et suivre les dossiers de l'usager sous Solis et la GED, ainsi que l'établissement des pièces administratives nécessaires (arrêtés, couverture santé, attestations, dossiers médicaux, etc.). Suivi du renouvellement des couvertures santé et des demandes de carte vitale.
* Mettre en forme et diffuser les rapports et notes liés aux usagers. Transmettre des rapports, notes, comptes rendus, établis par les établissements aux éducateurs concernés. Faire parvenir des documents émanant du tribunal aux éducateurs concernés pour faciliter la communication au sein du service.
* Traiter les jugements (renouvellement de mesure) ainsi que l'établissement des documents en découlant (CSS, attestations, etc.).
* Contribuer à l'organisation des réunions de service et de synthèses de projets : organisation, invitations, archivage sous la GED et comptes rendus.
* Préparer, traiter et suivre les contrats jeunes majeurs : traitement des documents liés au contrat jeune majeur ainsi que la saisie sous Solis et dans la GED.
* Faire le lien entre les établissements, les assistants familiaux et l'équipe du service d'accès à l'autonomie par une circulation aisée des informations.
* Etablir des bons de commande pour la prise en charge des factures concernant les mineurs et jeunes majeurs accompagnés.
* Organiser et centraliser le versement de l'allocation jeune majeur.
* Gérer la régie de dépense du service en relais avec d'autres collègues.
* Être en appui à la coordinatrice et au reste de l'équipe ; gestion de l'agenda et de l'organisation des différents temps de travail en lien avec le projet d'accès à l'autonomie.
* Préparer et suivre le volet observatoire du service en articulation avec la chargée de mission de la DEFP : suivi statistique et qualitatif de l'activité mensuelle et annuelle.

Pour le traitement des différents documents, il faut se référer aux procédures en place au service.

MISSIONS SECONDAIRES
* Courriers divers : frappe et mise en forme.
* Mise en forme et archivage des comptes rendus de réunions d'équipes si nécessaire.
* Interventions du service maintenance : sollicitation via le formulaire en ligne et suivi des interventions.

SAVOIR FAIRE
* Bonnes capacités rédactionnelles (courriers, notes, etc.).
* Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
* Organiser son activité, celle du service et savoir prioriser.
* Accueillir tout type de public, y compris fragile, et gérer des interlocuteurs.
* Savoir appliquer les techniques de communication.

SAVOIR ÊTRE
* Excellent relationnel.
* Sens du travail collaboratif.
* Ouverture, discrétion et réactivité.
* Disponibilité et polyvalence.
* Sens de l'initiative.
* Capacité d'adaptation et de gestion simultanée de plusieurs activités et demandes.
* Esprit d'initiative, d'autonomie et sens relationnel.
* Être capable de se distancier des situations rencontrées en protection de l'enfance.