Assistant du Directeur Général des Services et Directeur Général adjoint Pôle Ressources h-f

Offre n° O091221100845972
Publiée le 17/01/2023

Synthèse de l'offre

Employeur
Communauté d'agglomération Paris Saclay
Parc Orsay Université 21 rue Jean Rostand
91898 ORSAY CEDEX
A 20 km de Paris, la Communauté d’agglomération Paris-Saclay exerce des compétences variées : développement économique, aménagement, transports, espaces publics, numérique, équipements culturels et sportifs, transition écologique etc.

La communauté d’agglomération regroupe 27 communes et compte 320 000 habitants. Elle bénéficie d’atouts uniques en Ile-de-France notamment par l’importance quantitative et qualitative de ses spécificités : enseignement supérieur de haut niveau, sièges et centres de recherches de grands groupes nationaux et internationaux. Elle accueille 15% de la recherche française, plus de 25000 entreprises et 180 000 emplois salariés. Elle constitue un territoire divers où se mêlent pôles urbains et villages authentiques, vie culturelle active et initiatives solidaires, espaces naturels protégés et patrimoine sauvegardé.

Engagée dans une démarche ambitieuse de Responsabilité Sociale de son Organisation, l’agglomération Paris-Saclay porte un Plan Climat Air Energie Territorial de 126 actions et développe des politiques RH qui reflètent ses valeurs de service public autour du handicap, de l’apprentissage, de l’égalité femme-homme, de la conduite de projet et de la conduite de changement.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
ORSAY
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
18/03/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi ?
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de détachement
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métier
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Assistant ou assistante de direction
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Complet, 1607h / an
Descriptif de l'emploi
Dans le cadre d'une relation de travail reposant sur la confiance, vous assistez le Directeur Général des Services et le Directeur général adjoint Ressources afin d'optimiser la gestion de leurs activités. Efficace et discret(e), vous organisez et coordonnez les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
Missions et conditions d'exercice
Vous contribuez, à travers vos fonctions, à la cohésion de l'équipe de direction générale, à la fluidité de la circulation de l'information et du fonctionnement avec votre environnement professionnel.

Vous avez notamment pour missions :
- L'organisation des agendas du Directeur Général des Services et du DGA Ressources : tenue des agendas et prise des rendez-vous ;
- La réalisation et la mise en forme de travaux de bureautique : prise de notes et mise en forme de tout type de courriers, saisie de documents de formes et contenus divers, organisation du classement et de l'archivage des dossiers, suivi des activités de la direction générale, intégration des priorités dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat ;
- L'accueil téléphonique et physique du secrétariat : renseignement des interlocuteurs et relai si nécessaire vers l'interlocuteur compétent, réception, filtre et transmission des messages téléphoniques et des courriels ;
- L'organisation et la planification des réunions : rédaction des ordres du jour, respect des délais de transmission de documents avant les réunions, prise des notes lors des réunions et rédaction des comptes rendus ;
- Le travail en binôme avec la collègue qui assiste les autres DGA : reprise des lignes téléphoniques, suivi du courrier, gestion des affaires courantes ;
- La gestion quotidienne du secrétariat : notamment commandes de matériels et fournitures, suivi des stocks, réapprovisionnement ;
- En fonction des priorités, rappel des informations importantes et transmission des messages, organisation de ses déplacements.
Profils recherchés
- Bon niveau d'orthographe, de syntaxe et de grammaire, qualité rédactionnelle et aptitude à la prise de note
- Connaissance des techniques de secrétariat, des logiciels bureautiques et informatiques
- Réel sens de l'organisation et de la gestion du temps de travail
- Grand respect de la confidentialité
- Grand sens de l'écoute, tact et diplomatie
- Adaptabilité, réactivité et disponibilité
- Goût de l'initiative et des responsabilités
- Connaissance des institutions territoriales, des différents actes administratifs et si possible du fonctionnement de l'intercommunalité

Conditions d'exercice :
- Cycle de travail en vigueur au sein de la collectivité
- Pics d'activité à prévoir selon les impératifs du service
- Temps complet 39 h hebdomadaires (25 jours de congés annuels/ 23 jours de RTT) ;
- Rémunération statutaire + régime indemnitaire / CNAS / restaurant inter entreprise / participation employeur mutuelle / prévoyance / tickets restaurant / titres de transport - forfait mobilité durable

Relations fonctionnelles :
- Relations régulières avec les directions
- Contacts avec les élus communautaires, les communes du territoire et les partenaires institutionnels extérieurs

Tous les postes de la Communauté d'agglomération Paris-Saclay sont ouverts à compétence égale aux personnes bénéficiant d'une reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH)

Contact

Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à adresser à
M. Grégoire de LASTEYRIE, Président de la Communauté d’agglomération Paris-Saclay
A l’attention de la Direction des Ressources Humaines
Parc Orsay Université – 21 rue Jean Rostand 91898 ORSAY Cedex

Tél. : 01.69.35.66.59 - Courriel : recrutement@paris-saclay.com

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

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